1. Cel i zakres:
Celem procedury jest zapewnienie:
· Nadzoru nad dokumentami (wewnętrznymi i zewnętrznymi) związanymi z wymaganiami systemu HACCP i funkcjonowaniem firmy,
· Nadzoru nad dokonywaniem zmian w dokumentach wewnętrznych i zewnętrznych
· Nadzoru nad danymi w formie elektronicznej,
· Zabezpieczenia dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych przed utratą, zmianami lub niepowołanym użyciem,
· Dostępność dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych w odpowiednich miejscach firmy,
· Utrzymywanie zapisów w celu udokumentowania działań w systemie HACCP.
Procedura obowiązuje wszystkie osoby pracujące w firmie.
2. Dokumenty związane:
· Załącznik Z.4.3.3. – Wzory znaków do identyfikacji dokumentów,
· Procedura P.4.8.2. – Komunikacja z zespołem HACCP,
· Procedura P.4.8.3. – Weryfikacja systemu HACCP,
· Załącznik Z.4.5.4. – Arkusz kontroli CCP,
· Księga GMP I.4.2.3.,
· Zeszyt kontroli bieżącej,
· Załącznik Z.4.8.3. – Wzór formularza auditu,
· Załącznik Z.4.8.3/1. – Wzór formularza przeglądu,
· Zeszyt zapisów mycia i dezynfekcji (dotyczy chłodni i urządzeń pomocniczych),
· Załącznik Z.4.3 – Rozdzielnik.
3. Definicje:
Definicje zgodne z definicjami zawartymi w Księdze HACCP.
4. Odpowiedzialność:
Przewodniczący zespołu HACCP – odpowiedzialna za utrzymanie dokumentacji, zatwierdzanie księgi HACCP, instrukcji GMP procedur i instrukcji systemowych, prowadzenie zapisów systemowych.
Zastępca przewodniczącej zespołu HACCP – pisemne opracowanie procedur i instrukcji systemowych, dokumentowanie szkoleń.
Wszyscy pracownicy firmy – odpowiedzialni za przestrzeganie niniejszej procedury.
5. Postępowanie:
5.1. Identyfikacja
Nadzorem objęte będą następujące dokumenty:
1. Księga HACCP
2. Instrukcja GMP
3. Procedury
4. Instrukcje
5. Załączniki do Księgi HACCP, procedur i instrukcji
6. Normy zewnętrzne
7. Przepisy prawa związane dotyczące produkcji i działalności firmy
8. Specyfikacja produktu
9. Raporty i oświadczenia firm współpracujących
10. Umowy z klientami, organizacjami oraz inne dokumenty mające związek z systemem HACCP
5.2. Numeracja dokumentacji
5.2.1. Numeracja Księgi HACCP
Każda strona Księgi HACCP zawiera:
- kolejny numer strony,
- wydanie,
- numer egzemplarza.
5.2.2. Procedury
Każda strona procedury zawiera następujące oznaczenia:
- kolejny numer strony
- wydanie
- numer egzemplarza
- oznaczenie: P.X.X.
P – procedura
X.X. – numer powiązania z punktem księgi HACCP
- nazwisko osoby, która dokument sporządziła
- nazwisko osoby zatwierdzającej
- datę zatwierdzenia dokumentu
5.2.3. Instrukcje
Każda strona instrukcji zawiera następujące oznaczenia:
- oznaczenie:
I. P.X.X.
I – instrukcja
- datę zatwierdzenia dokumentu.
Księga GMP (Instrukcja Dobrej Praktyki Produkcyjnej) ma oznaczenie I.GMP. Instrukcje lub procedury odnoszące się do zakładowej księgi GMP mają oznakowanie I.GMP.XX (instrukcje), P.GMP.XX (procedury) gdzie XX – numer powiązania z punktem zakładowej księgi GMP.
5.2.4. Załączniki do księgi HACCP, księgi GMP, procedur i instrukcji
Każda strona załącznika zawiera następujące oznaczenia:
Z.X.X.X./ X
Z - załącznik
X.X.X. – oznaczenie procedury, instrukcji, punktu księgi HACCP którego dotyczy załącznik
/ X – kolejny numer załącznika odnoszącego się do danego punktu normy
Załączniki odnoszące się do księgi GMP oznakowane są Z.GMP.X.X.X/X.
Załączniki (rejestry) w formie zeszytów mają oznakowanie tylko na pierwszej stronie.
5.2.5. Normy
Nie stosuje się określonej numeracji do norm zewnętrznych, jednakże przechowuje się je w zbiorze norm dołączonym do Księgi HACCP.
5.2.6. Przepisy prawa związane dotyczące działalności firmy
Nie stosuje się określonej numeracji do przepisów prawa, jednakże przechowuje się je w zbiorze aktów prawnych dołączonym do Księgi HACCP.
5.2.7. Specyfikacje produktów
Wszystkie produkty opisane są w specyfikacji Z.4.4.2.
5.2.8. Raporty i oświadczenia firm współpracujących, umowy z klientami oraz inne dokumenty mające związek z systemem HACCP
Nie stosuje się oznakowania tych dokumentów. Dokumenty te bezpośrednio nadzorowane są przez przewodniczącą zespołu HACCP.
5.3. Układ dokumentów
Dokumentacja systemu zarządzania HACCP składa się z księgi HACCP, księgi GMP, procedur, instrukcji, załączników.
5.4. Nadzorowanie dokumentacji systemu HACCP
Każdą kopię dokumentu nadzorowanego (za wyjątkiem formularzy), w zależności od jej rodzaju, przewodnicząca zespołu. HACCP oznacza w nagłówku każdej strony w polu „Egzemplarz nr .........” odręcznym wpisem w kolorze czerwonym (nie dotyczy to formularzy):
X, gdzie X jest nr egzemplarza dla pracownika, lub
INF, co oznacza egzemplarz informacyjny, np. dla klienta.
Oznaczenie X lub INF określa status nadzoru danego dokumentu. Egzemplarze robocze są aktualizowane przy każdej zmianie. Kopie informacyjne nie są aktualizowane.
Bezpośredni nadzór nad dokumentacją związaną z systemem HACCP sprawuje przewodniczący zespołu HACCP (właścicielka firmy).
5.5. Oznaczenie zmian w dokumentacji systemu HACCP
Każda zmiana w Księdze HACCP, procedurach, instrukcjach i załącznikach dokonywana jest pogrubioną kursywą.
iziabelka2