Zaliczki w księgach rachunkowych.pdf

www.sgk.gofin.pl

Strona 1

ZeszytyMetodyczneRachunkowości

nr 5 z dnia 2010-03-01 nr kolejny 269

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzw Wlkp., www.sgk.gofin.pl

Zaliczki w księgach rachunkowych

1. Czym jest zaliczka w świetle przepisów prawa?

Zgodnie z definicją zawartą w "Słowniku języka polskiego" (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2005 r.) zaliczka jest częścią

należności wpłacaną lub wypłacaną z góry na poczet tej należności.

Zaliczka charakteryzuje się tym, że:

w momencie wykonania umowy zostaje wliczona w cenę usługi lub rzeczy,

w przypadku gdy umowa zostaje rozwiązana za zgodą obu stron - strony umowy zwracają sobie wzajemne

świadczenia oraz zaliczkę,

w przypadku gdy umowa zostaje rozwiązana z winy dającego zaliczkę - zaliczka pozostaje u drugiej strony

umowy, pod warunkiem, że umowa zawarta między stronami przewiduje takie skutki,

gdy umowę rozwiąże strona biorąca zaliczkę, jest ona zawsze zobowiązana do zwrotu pobranej zaliczki.

W przepisach ustawy o rachunkowości i w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji zaliczki. Z przepisów

bilansowych oraz podatkowych wynika, że otrzymane od kontrahentów zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów

i usług nie powodują powstania przychodu w momencie ich otrzymania. Należy podkreślić, że zaliczka nie ma

charakteru ostatecznego, lecz dopiero w momencie, gdy dochodzi do realizacji usługi lub dostawy zostaje zaliczona na

poczet ceny całej usługi lub dostawy.

Przy omawianiu zasad ewidencji księgowej zaliczek należy również uwzględnić przepisy ustawy o VAT.

Uregulowania prawne dotyczące zaliczek na poczet dostaw i usług

Ustawa

o rachunkowości

Ustawy o podatku

dochodowym

Przepisy dotyczące podatku od towarów

i usług

Równowartość

otrzymanych lub

należnych od

kontrahentów środków

z tytułu świadczeń, których

wykonanie nastąpi

w następnych okresach

sprawozdawczych zalicza

się do rozliczeń

międzyokresowych

przychodów (art. 41 ust. 1

pkt 1 ustawy

o rachunkowości).

Do przychodów nie

zalicza się pobranych

wpłat lub zarachowanych

należności na poczet

dostaw towarów i usług,

które zostaną wykonane

w następnych okresach

sprawozdawczych (art.

12 ust. 4 pkt 1 updop

oraz art. 14 ust. 3 pkt 1

updof).

Jeżeli przed wydaniem towaru lub

wykonaniem usługi otrzymano część

należności, w szczególności: przedpłatę,

zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy

powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części

(art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Podstawą

opodatkowania jest kwota otrzymanych

zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat

pomniejszona o przypadającą od nich kwotę

podatku (art. 29 ust. 2 ustawy o VAT).

Powstanie obowiązku podatkowego wiąże się

również koniecznością wystawienia faktury

VAT w ciągu 7 dni od dnia otrzymania części

lub całości należności (§ 10 ust. 1

rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28

listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku

niektórym podatnikom, wystawiania faktur,

sposobu ich przechowywania oraz listy

towarów i usług, do których nie mają

zastosowania zwolnienia od podatku od

http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html

2010-12-08 08:50:41

www.sgk.gofin.pl

Strona 2

towarów i usług - Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze

zm.).

Podsumowując:

dla celów bilansowych oraz podatku dochodowego otrzymana zaliczka nie stanowi przychodu, a wpłacona dostawcy nie

jest kosztem,

dla celów bilansowych otrzymane zaliczki ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów,

dla celów VAT kwota otrzymanych zaliczek stanowi podstawę opodatkowania i na otrzymaną od kontrahenta zaliczkę

należy wystawić fakturę VAT.

2. Jak ujmuje się zaliczkę na poczet dostaw i usług w księgach rachunkowych?

2.1. Zaliczka otrzymana od kontrahenta na poczet wykonania przyszłej usługi lub dostawy

Wpływ na rachunek bankowy zaliczki otrzymanej na poczet dostaw towarów i usług, których wykonanie nastąpi

w następnych okresach rozliczeniowych, księguje się na podstawie otrzymanego wyciągu bankowego. Następnym

krokiem jest wystawienie faktury na otrzymaną zaliczkę, do którego obligują jednostkę przepisy o VAT.

Ewidencja księgowa otrzymanej zaliczki i wystawionej w związku z tym faktury może przebiegać następująco:

Treść operacji

Konto

1. WB - otrzymanie zaliczki

13-0 "Rachunek

bieżący"

20 "Rozrachunki z odbiorcami"

2. Faktura VAT dokumentująca

otrzymaną zaliczkę:

wartość netto otrzymanej zaliczki

84 "Rozliczenia międzyokresowe

przychodów"

VAT należny

22-2 "Rozrachunki z urzędem

skarbowym z tytułu VAT należnego"

wartość brutto faktury (w wysokości

otrzymanej zaliczki na rachunek

bankowy)

20 "Rozrachunki

z odbiorcami"

Przykład

Zaliczka otrzymana na poczet wykonania przyszłej usługi

I. Założenia:

1. Firma "ABC" spółka z o.o. otrzymała zaliczkę od firmy "Alfa" na wykonanie strony internetowej w wysokości

30% wartości całej usługi. Zgodnie z umową całkowita wartość usługi wynosi: 3.660 zł (w tym 22% VAT:

660 zł).

2. Po otrzymaniu zaliczki firma "ABC" wystawiła fakturę VAT na wartość otrzymanej zaliczki w wysokości:

1.098 zł (brutto).

http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html

2010-12-08 08:50:41

www.sgk.gofin.pl

Strona 3

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

1. WB - otrzymana zaliczka od firmy "Alfa"

1.098 zł 13-0

2. Faktura VAT dokumentująca otrzymaną zaliczkę:

a) wartość netto faktury

900 zł

b) VAT należny

198 zł

22-2

c) wartość brutto faktury

1.098 zł

III. Księgowania:

Uwaga: Z chwilą wykonania usługi, przyjętą wcześniej zaliczkę należy zakwalifikować do przychodów

i przeksięgować kwotę ujętą na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" na konto przychodów ze

sprzedaży. W przedstawionym przykładzie jest to konto 70-0 "Sprzedaż produktów", na którym ujmuje się

oprócz sprzedaży produktów, także sprzedaż usług.

2.2. Zaliczka wpłacona dostawcy na poczet przyszłych usług lub dostaw

W przypadku dokonania przez jednostkę wpłaty zaliczki na rachunek dostawcy na poczet przyszłych świadczeń lub

dostaw należy w pierwszej kolejności zaksięgować zapłatę zaliczki udokumentowaną wyciągiem bankowym. Po

otrzymaniu faktury potwierdzającej dokonanie wpłaty zaliczki, ujmuje się ją na koncie 30 "Rozliczenie zakupu".

Ewidencja zapłaty zaliczki i otrzymanej faktury odbywa się zapisami:

Konto

Treść operacji

1. WB - wpłata zaliczki na rachunek dostawcy

21 "Rozrachunki

z dostawcami"

13-0 "Rachunek

bieżący"

2. Faktura VAT dokumentująca wpłaconą

zaliczkę:

wartość netto otrzymanej zaliczki

30 "Rozliczenie zakupu"

VAT naliczony

22-1 "VAT naliczony i jego

rozliczenie"

wartość brutto faktury (w wysokości wpłaconej

zaliczki na rachunek dostawcy)

21 "Rozrachunki

z dostawcami"

Należy zwrócić uwagę na fakt, że jednostka dokonująca wpłaty zaliczki nie zawsze otrzyma fakturę dokumentującą jej

wpłatę w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym miała miejsce jej zapłata. Jeśli nie otrzyma faktury do końca

okresu sprawozdawczego, to zaliczka na dzień sporządzenia bilansu pozostaje na koncie 21 "Rozrachunki

z dostawcami" (tak jak w operacji księgowej nr 1. WB - wpłata zaliczki na rachunek dostawcy). W praktyce często się

http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html

2010-12-08 08:50:41

www.sgk.gofin.pl

Strona 4

też zdarza, że dostawcy zagraniczni nie wystawiają faktur na wpłacone przez polskich kontrahentów zaliczki, ale

wysyłają jedną fakturę razem z dostawą towarów lub po wykonaniu usługi. Wtedy również wpłacona zaliczka pozostaje

na koncie rozrachunków z dostawcami, aż do chwili wykonania usługi lub otrzymania dostawy wraz z fakturą.

Przykład

Zaliczka wpłacona na poczet wykonania usługi

I. Założenia:

Na podstawie założeń z poprzedniego przykładu, przy czym księgowania dotyczą usługobiorcy, tj. firmy "Alfa".

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

1. WB - wpłata zaliczki dla firmy "ABC"

1.098 zł

13-0

2. Faktura VAT dokumentująca wpłaconą zaliczkę:

a) wartość netto faktury

900 zł

b) VAT naliczony

198 zł 22-1

c) wartość brutto faktury

1.098 zł

III. Księgowania:

3. Czy wpłatę zaliczki na środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne księguje się w ten sam

sposób?

Wpłacone zaliczki na środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne ujmuje się na kontach księgowych w podobny

sposób jak zaliczki na poczet dostaw i usług, z tym że, jako konto rozrachunkowe używane jest konto 24 "Pozostałe

rozrachunki".

Przykład

Ewidencja księgowa wpłaconej zaliczki na zakup środka trwałego

I. Założenia:

1. Firma handlowa "BETA" postanowiła kupić dodatkowy wózek widłowy do magazynu. Podpisano zamówienie

i wpłacono zaliczkę na dostawę wózka widłowego w wysokości 40% jego wartości. Całkowita wartość wózka

wynosiła: 70.000 zł brutto. Zatem wysokość wpłaconej zaliczki stanowiła kwotę: 28.000 zł brutto.

2. Do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za bieżący okres sprawozdawczy firma "BETA" nie otrzymała

faktury dokumentującej wpłaconą zaliczkę.

http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html

2010-12-08 08:50:41

www.sgk.gofin.pl

Strona 5

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

1. WB - wpłata zaliczki na wózek widłowy

28.000 zł

13-0

III. Księgowania:

Sama ewidencja wpłaconych zaliczek ze względu na cel zapłaty (tytułem zapłaty za rzeczowe aktywa trwałe czy aktywa

obrotowe) różni się jedynie kontem rozrachunków. Jednak istotną różnicę, o której należy pamiętać, stanowi prezentacja zaliczek

w bilansie. W innych pozycjach bilansu ujmuje się zaliczki na środki trwałe, środki trwałe w budowie i wartości niematerialne

i prawne, a w innych te, wpłacone na poczet przyszłych dostaw i usług.

4. Gdzie w bilansie wykazuje się wpłacone i otrzymane zaliczki?

Otrzymane od odbiorców zaliczki ujęte na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów", które po wykonaniu

usługi lub dostarczeniu towarów staną się przychodami ze sprzedaży, jednostka ujmuje w bilansie po stronie pasywów

w pozycji B.III.2 lit. e) "Zaliczki otrzymane na dostawy".

Wpłacone dostawcom zaliczki, ze względu na ich przeznaczenie jednostka ujmuje w aktywach bilansu w pozycji:

1) B.I.5. "Zaliczki na dostawy" - zaliczki wpłacone na rzecz przyszłych dostaw i usług,

2) A.II.3. "Zaliczki na środki trwałe w budowie" - zaliczki wpłacone na rzecz środków trwałych i środków trwałych

w budowie,

3) A.I.4. "Zaliczki na wartości niematerialne i prawne" - zaliczki wpłacone na rzecz wartości niematerialnych i prawnych.

http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html

2010-12-08 08:50:41

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: