Skrypt szkolenia JGP.doc

(888 KB) Pobierz

Polska Fundacja Ośrodków Wspomagania

Rozwoju Gospodarczego "OIC Poland"

Krzysztof Dominko

Podstawowe narzędzia informatyczne i ich wykorzystywanie w procesie tworzenia dokumentacji medycznej, zestawień zrealizowanych świadczeń zdrowotnych i sprawozdań statystycznych oraz w procesie komunikacji i przesyłu danych.

(skrypt do kursu)

Lublin, październik 2009

Wstęp

Celem niniejszego skryptu jest zestawienie najistotniejszych wiadomości przekazanych na szkoleniu. Zamierzeniem autora jest w przystępny sposób przekazać fakty wymagające jego zdaniem zanotowania i ma być ewentualną pomocą przy wdrażaniu poznanej wiedzy w pracy. W szczególności najbardziej proste i z doświadczenia autora znane zagadnienia są omówione w sposób bardzo szkicowy lub wręcz pominięte.

Wszelkie zastrzeżone nazwy produktów zostały użyte jedynie w celach informacyjnych jako nazwy własne produktów dostępnych na rynku

Moduł 1. Wykorzystanie narzędzi informatycznych w sprawozdawczości medycznej i według systemu JGP.

Używanie narzędzi informatycznych wymaga znajomości podstawowej wiedzy dotyczącej sposobu korzystania z komputera. Komputery są urządzeniami powszechnie znanymi i istnieje spora wiedza potoczna dotycząca tych urządzeń i oprogramowania. Jednak czasami nieco odbiega ona od realiów. Powodować to może czasem mylne zachowania lub niekoniecznie optymalne decyzje. W kolejnych punktach tego modułu omówię najważniejsze sprawy związane z korzystaniem ze sprzętu z naciskiem na te elementy, których nie do końca prawidłowe rozumienie najczęściej powodują dyskomfort w pracy z komputerem.

Sprzęt

W potocznej wiedzy najistotniejszym elementem komputera jest procesor. Według wielu odpowiada on za jakość i szybkość pracy. Jest to podejście nieco spłycone. Komputer wymaga współgrania ze sobą wszystkich elementów. Wydajna praca wymaga wystarczającej ilości zasobów. Dlatego też należy pamiętać, że innymi istotnymi parametrami technicznymi są:

pamięć – w uproszczeniu im więcej tym lepiej. Za mała pamięć może powodować potężne przestoje podczas pracy z tzw. plikiem wymiany. Także parametry techniczne pamięci ( szybkość z jaką potrafi pracować) są bardzo istotne.
Pamięć wewnętrzna (cache) procesora. Za mała pamięć może powodować brak możliwości osiągnięcia maksymalnej prędkości procesora.
Płyta główna – w uproszczeniu ma ona takie samo znaczenie dla pracy komputera jak jakość dróg i organizacja ruchu dla prędkości poruszania się samochodem (choćby szybkim) po mieście.

Oprogramowanie

Istnieje tendencja do podążania za nowinkami w dziedzinie oprogramowania. Jednak przed wymianą programu na nowszą wersję należy zadać sobie pytanie – dlaczego chcę zrobić tzw. upgrade. Często jest on niezbędny – powstają nowe formaty przekazywania danych, nowa wersja programu ma funkcje niezbędne do realizacji podstawowych celów, nowa wersja jest bezpieczniejsza. Jednak – i to zauważalnie często – wymiana oprogramowania na nowsze powoduje tylko poniesienie kosztów, większe zajęcie dysku twardego, w skrajnych wypadkach nawet zwolnienie pracy – na przykład poprzez konieczność przystosowania się do nowego układu menu. Ogólnie oprogramowanie można podzielić na klika grup. Wśród nich interesować nas będą dwie:

programy narzędziowe (system operacyjny czyli program zarządzający pracą komputera – najbardziej znanym jest system Windows, programy diagnostyczne i naprawcze – najbardziej znaną tego typu programu kategorią są chyba programy antywirusowe)
programy do pracy biurowej (jak Excel, Word, ale i Płatnik, programy używane w magazynach, przy urządzeniach leczniczych itd.)

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Należy pamiętać o zabezpieczeniu komputerów przed niepowołanym dostępem. Obowiązkiem każdego użytkownika komputera jest zainteresowanie czy posiada on aktualizowany program antywirusowy (nawet gdy nie ma dostępu do internetu). Na poziomie bardziej zaawansowanym należy także pomyśleć o ochronie przed włamaniami z sieci (program z klasy firewall).

Nie wolno zapominać o bezpieczeństwie przechowywanych danych – należy umieć wykonać jak i wykorzystać gotowe kopie bezpieczeństwa. Archiwizację można przeprowadzić na DVD, CD, pendrivach, edyskach. Dla zmniejszenia zajętości i uproszczenia zarządzania można wykorzystać programy kompresujące.

Podstawy pracy w systemie.

Wszystkie informacje zapisane na komputerze znajdują się w plikach. Pliki posiadają swoje pełne nazwy składające się z nazwy i rozszerzenia (niekiedy nazywanego typem). Po typie pliku komputer wie jakim programem go otworzyć i w jaki sposób wyświetlać. Możemy sterować tym, czy chcemy mieć wyświetlone rozszerzenie pliku czy jedynie opisowe jego oznaczenie. Porównajmy zrzuty ekranów:

Ilustracja 1: Pliki wyświetlane z rozszerzeniem

Ilustracja 2: Pliki wyświetlane bez rozszerzenia

Mamy tu do czynienie z tym samym zestawem dwóch plików o nazwach „ala ma kota”. Jeden z nich ma rozszerzenie HTM a drugi HTML. Oba te rozszerzenia (typy) oznaczają strony oglądane w przeglądarce. Niestety w drugim przypadku nie jesteśmy w stanie określić czy pierwszy z plików to HTM czy HTML. Tego typu sytuacja bardzo często prowadzi do skopiowania czy użycia bądź wysłania np. do jednostki nadrzędnej błędnego sprawozdania. Domyślnie w systemie WINDOWS właśnie taki sposób wyświetlania występuje. By go zmienić należy wybrać odpowiednią opcję w menu „narzędzia” - co ilustrują następne grafiki.

Ilustracja 3:Otwieramy menu OPCJE FOLDERÓW

Ilustracja 4: Wybieramy zakładkę WIDOK (wskazana strzałką u góry okienka). Proszę zwrócić uwagę na oznaczony strzałką i przekreślonym kółkiem kwadracik z domyślnym ustawieniem ukrywania rozszerzeń.

Teraz potrafimy już spowodować, że typy plików nie będą dla nas tajemnicą.

Kolejne istotne czynności to zmiana nazwy pliku, jego skasowanie i skopiowanie. Najłatwiej zrobić to metodą CIĄGNIJ I UPUŚĆ. Proszę zwrócić uwagę na to, by przy kopiowaniu nie spowodować utworzenia skrótu [1] zamiast skopiowania pliku! To często zauważany błąd. Jednym ze sposobów uniknięcia tego jest przenoszenie pliku po kliknięciu prawym przyciskiem – zachowujemy kontrolę nad tym, co zrobi system.

Ilustracja 5: Po przesunięciu prawym przyciskiem nadal mamy kontrolę nad tym, co chcemy by się stało z plikiem roboczym.

Ilustracja 6: Proszę zwrócić uwagę na inny rozmiar i nieco inną ikonę skrótu i pliku właściwego

Przeglądarki internetowe (WWW).

Oprócz wbudowanej w WINDOWS przeglądarki MSIE godne (lub nawet godniejsze!) wspomienia są przeglądarki FIREFOX czy OPERA. Autor jest gorącym zwolennikiem FIREFOKSA ze względu na znacznie większe bezpieczeństwo danych i banalnie proste rozszerzanie przeglądarki o różne funkcje.

Przykładowe rozszerzania FIREFOKSA:

Adblock plus – pozwala wyrzucić reklamy (większość)
Słownik poprawnej polszczyzny - kontrola poprawności ortograficznej tekstów wpisywanych na formularzach na stronach WWW
Read It Later – pozwala zapisać „na chwilę” strony godne uwagi w sposób łatwiejszy niż zakładki
Web Review – pozwala łatwo wrócić na kiedyś odwiedzane strony

Na wykładzie zostanie przedstawione działanie niektórych dodatków i sposób ich instalacji.

Kompresowanie plików.

Na poniższych grafikach można prześledzić operacje niezbędne by zrobić kopię skompresowanych plików. Proszę zwrócić uwagę na wielkość sumy plików i archiwum zawierającego wszystkie pliki [2].

Ilustracja 7: pliki, które chcemy skompresować np. w celu archiwizacji. W sumie 142KB

Ilustracja 8: po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybieramy odpowiednią opcję

Ilustracja 9: Po przekopiowaniu (metodą CIĄGNIJ I UPUŚĆ) widać różnicę wielkości plików

Ilustracja 10: Gotowy plik zawierający skompresowane pliki – często nazywany „archiwum”

Jest wysoce wskazane robić kopie wszystkich istotnych plików – dokumentów tworzonych podczas pracy. Warto przy tym pamiętać o robieniu kopii także na innych nośnikach niż dysk twardy – na wypadek awarii sprzętu lub konieczności otwarcia dokumentu na innym komputerze.

Moduł 2. Tworzenie dokumentacji medycznej z użyciem edytorów tekstu.

W niniejszym module zostaną przedstawione podstawowe informacje dotyczące tworzenia dokumentów w edytorze tekstu. Zasady ich tworzenia są identyczne we wszystkich programach tego typu. Na wykładzie zostanie to zilustrowane zarówno przy pomocy programu WORD jak i WRITER. W niniejszym skrypcie zrzuty ekranowe pochodzą z programu WRITER należącego do bezpłatnego pakietu OpenOffice.

Tworzenie dokumentu, jego zapisywanie.

Stosowane główne typy plików tekstowych:

DOCX - dokumenty tworzone najnowszą wersją edytora WORD. Należy pamiętać, że nie na każdym komputerze będzie możliwość otworzenia tego typu dokumentu. Domyślnie tak zapisuje WORD 2007 swoje pliki – powoduje to częste problemy przy przekazywaniu danych osobom, które nie posiadają tej wersji tego edytora tekstu
DOC – dokumenty tworzone edytorem WORD. Zdecydowana większość komputerów ma oprogramowanie, które ten plik otworzy – na przykład przy pomocy darmowego WRITERA.
RTF – zapisywany plik da się otworzyć w sposób jeszcze bardziej powszechny niż DOC. Wadą jest to, że tylko proste sposoby formatowania tekstu są dostępne.
ODT – plik stworzony przez WRITERA. Niestety standardowy WORD nie jest zdolny otworzyć tego pliku. Przeznaczone dla osób mających OpenOffice'a lub specjalnie przygotowaną „przystawkę” do WORDa
HTM(L) - tak zapisujemy tekst, jeśli chcemy umieścić na stronie internetowej – przeznaczone dla co najmniej średniozaawansowanych
inne formaty dostępne przy zapisywaniu – używane zdecydowanie rzadziej, z punktu widzenia przeciętnego użytkownika mają pomijalne znaczenie

Ilustracja 11: wybór typu pliku przy zapisywaniu

Na niniejszej ilustracji widzimy jak określić typ zapisywanego dokumentu w programie Writer. Należy pamiętać, że wybór typu pliku jest bardzo istotny.

BARDZO WAŻNE JEST W MIARĘ CZĘSTE ZAPISYWANIE PLIKU!!! (ikona z dyskietką)

Wprowadzanie, edycja i korekta tekstu.

Najistotniejsze klawisze służące edycji pokazane na wykładzie:

INSERT - zmiana wstawiania/zastępowania liter
BACKSPACE - kasowanie znaku z lewej
DELETE - kasowanie znaku z prawej
HOME / END - początek/koniec linii
PgUp/PgDown – szybkie przechodzenie w górę/ w dół tekstu
strzałki - przesuwanie kursora o znak
ctrl+strzałki - przesuwanie kursora o słowo
ENTER - nowa linia i nowy akapit
shift+ENTER - nowa linia w tym samym akapicie
ctrl+ENTER – nowa strona
shift+ strzałki – zaznaczanie tekstu

Zaznaczony tekst możemy:

skasować (np. DELETE)
zapamiętać (ctrl-C)
zmienić format wyświetlania

Tekst zapamiętany za pomocą ctrl-c można wkleić w dowolne inne miejsce za pomocą ctrl-V

Formatowanie tekstu

Po zaznaczeniu tekstu możemy zmienić jego sposób wyświetlania – mówimy często o zmianie sposobu sformatowania tekstu. Odbywa się to poprzez zaznaczenie dowolnego fragmentu dokumentu (strzałki i shift lub przesunięcie myszą z przyciśniętym lewym klawiszem). Następnie w odpowiednim okienku wybieramy krój czcionki, jej wielkość i styl.

Ilustracja 12: Okienko paska formatowania

Styl może być pogrubiony (litera na przycisku G lub B), podkreślony (litera U lub P), napisany może być pismem pochylonym czyli kursywą lub italikiem (litera K lub I).

Tworzenie i edycja tabel.

Najprostszy dostęp do tabel mamy po wybraniu opcji pojawienia się odpowiedniego menu związanego z tabelami.

Najważniejsze funkcje to:

· utworzenie tabeli

· dodanie nowego wiersza lub kolumny (nowy element pojawi się bezpośrednio po komórce tabeli aktualnie zajętej przez kursor) - zielony pasek pionowy lub poziomy lub odpowiednia pozycja menu kontekstowego

· skasowanie wiersza lub kolumny

· podzielenie komórki na kilka wierszy lub kolumn ( menu kontekstowe - komórka podziel) lub przycisk z żółtym paseczkiem podzielonym na 3 fragmenciki w pasku tabel)

· połączenie komórek – opcja dostępna po zaznaczaniu komórek, które chcemy by były jedną całością (żółty pasek bez podziału lub w menu kontekstowym opcja komórka – scal)

· zmiana wysokości lub szerokości wiersza lub kolumny – menu kontekstowe i odpowiednia opcja w pozycji wiersz lub kolumna (patrz ilustracja)

Ilustracja 13: Tak można zmienić wysokość wiersza tabeli

Poprawianie błędów pisowni.

Podczas pisania w edytorze tekstu możemy zauważyć czerwona podkreśloną linię. Oznacza to, że edytor znalazł słowo nie należące do jego słownika. Zdarza się to gdy zrobimy błąd ortograficzny, literówkę lub gdy użyjemy słowa nieznanego w słowniku programu ( bardzo często jest tak przy nazwiskach). Poprawę błędów można dokonać albo poprzez odpowiednią opcję w menu głównym (narzędzia – pisownia, klawisz F7) albo klikając na słowie prawym przyciskiem i wybierając odpowiednie prawidłowe słowo z listy. Po wybraniu opcji F7 gdy program napotka nieznane słow zostanie zaproponowane albo jego zignorowanie (słowo zostaje bez zmian) albo dopisanie do słownika albo wstawienie jednej z propozycji.

Ilustracja 14: Ilustracja pokazuje możliwość poprawienia słowa po wybraniu menu kontekstowego - prawy przycisk myszy - w programie WRITER

Ustawianie strony dokumentu. Drukowanie.

Aby automatycznie numerować strony należy w dokumencie wybrać opcję wstawiania pola „numer strony”. Aby było to od razu automatycznie dostępne na wszystkich stronach dokumentu należy wcześniej zaktywować tworzenie na stronie stopki lub nagłówka. Spowoduje to pojawienie się na każdej stronie prostokąta (na górze dla nagłówka na dole dla stopki) gdzie możemy umieścić informacje, które mają się powtarzać. Jedną z możliwych jest właśnie numer strony.

Ilustracja 15: Dostępne w edytorze WRITER automatycznie wypełniane pola

Przy wyborze drukowania warto pamiętać o możliwości oddrukowania podglądu stron. Bardzo często przydatna opcja przy drukowania wersji roboczej – nasza wersja do poprawy czy korekty drukuje się szybciej i zajmuje mniej miejsca. W wypadku drukowania na drukarce atramentowej nie bez znaczenia jest fakt, że taki druk jest wyraźnie tańszy – drukarki atramentowe maja wysokie koszty eksploatacji.

Ilustracja 16: Zrzut podglądu wydruku zrobiony przez autora podczas tworzenia skryptu. Kliknięcie na ikonie drukarki wydrukowałoby skrypt w pomniejszeniu - dwie strony na jednym arkuszu papieru.

Moduł 3. Tworzenie raportów, analiz porównawczych, sprawozdań dla systemu JGP.

Programy – arkusze kalkulacyjne.

Arkusze kalkulacyjne są to programy przeznaczone do wprowadzania danych do struktur przypominających tabele i do wykonywania półautomatycznie czy całkiem automatycznie obliczeń na danych wpisanych w tych programach. Przykładami takich programów uzywanych w życiu codziennym jest Microsoft Excel czy OpenOffice Calc. Sposób uzywania obu programów w zakresie podstawowym jest właściwie identyczny, znacznie większe różnice dla początkującego użytkownika są pomiędzy wersją Excela 2003 i 2007 niż pomiędzy Excelem 2003 i programem Calc. Istnieje nawet specjalna prezentacja ułatwiająca przejście pomiędzy wersjami Excela. Kursy obsługi arkusza sięgają 45 - 60 godzin – zatem nie jest możliwe omówienie wszystkich opcji tego programu podczas tego modułu. Poznamy jedynie podstawowe pojęcia i najbardziej potrzebne podstawowe możliwości.

Okno arkusza i organizacja skoroszytu. Kolumny, wiersze, adresowanie komórek.

Po uruchomieniu programu mamy dostępną tabelę składająca się z komórek ułożonych w wierszach numerowanych od 1 do 65535 (we wcześniejszej wersji excela) i kolumn oznaczanych literowo od A do IV (po Z następuje kolumna AA, potem AB, po AZ kolumna BA itd.).

Każda komórka ma zatem swój adres składający się z litery oznaczającej kolumnę i liczby oznaczającej numer wiersza ( np. A33; BC44; J23,...). Zawsze adres komórki zaczynamy od podania kolumny!

Adres komórki może być zwykły ( względny) i bezwzględny („z dolarem”) np.: A1 i $A$1. Różnica pomiędzy takimi adresami wynika ze sposobu zachowania się komputera przy kopiowaniu takiego adresu w inne miejsca. Różnica ta będzie bardzo widoczna i zrozumiała, gdy przejdziemy do omawiania formuł.

Na dole okna programu znajdują się zakładki, które pozwalają zmienić arkusz – do dyspozycji użytkownika jest bowiem nie jedna tabela z komórkami ale takich tabel – arkuszy można utworzyć wiele – w zależności od potrzeb. Gdy zapisujemy dokument w Excelu lub Calcu to tak naprawdę zapisujemy wszystkie arkusze stworzone w jednym dokumencie.

Na ostatniej stronie skryptu znajduje się zrzut ekranu z programu Calc. Zamierzeniem autora jest by strona ta była miejscem wykonania ćwiczenia polegającego na własnoręcznym opisaniu widocznych elementów służących obsłudze programu przez każdą szkoloną osobę.

Zaznaczanie bloków komórek.

W wielu wypadkach istnieje potrzeba działania nie na jednej komórce ale na ich pewnej ilości – bloku (np. sumowanie pewnej ilości liczb, tworzenie wykresu,...). Tworzymy wtedy bloki komórek. Odbywa się to najprościej za pomocą myszy – klikamy na jedną z komórek i trzymając wciśnięty lewy przycisk przesuwamy kursor myszy do komórki w przeciwległym rogu bloku. Kolejne ilustracje pokażą jak zdefiniować nazwę takiego bloku. Przy tworzeniu wykresu wykorzystamy przedstawiony blok komórek. Oczywiście bloki komórek stosuje się w bardzo dużej ilości wypadków – nie tylko przy wykresach.