Planowanie działań ważnych i niepilnych
Zdarza się często, ze mimo zaplanowanego dnia zgodnie z naszymi priorytetami, trafiają się sprawy, które wymagają od nas zaangażowania się w sprawy pilne. Tym samym czas na sprawy z kategorii IV zostają w cieniu spraw pilnych i ważnych.
Ćwiczenie:
Proszę sprawy ważne i pilne, które określamy „pożarami” wykorzystać do stworzenia sytuacji, kiedy pojawią się ponownie nie były dla nas zaskoczeniem wywołującym stres i bezsilność. Pełniąc przed laty funkcje dyrektora wykorzystywałem pojwiające się sytuacje spraw nagłych do tego, aby w przyszłości nie paraliżowały mnie, po to, by zapobiec wystepowaniu takich spraw, a jeżeli już się wydarzą, to zminimalizować ich siłę dezorganizacji naszych działań do minimum:
Tabela 4. Przechodzenie z kategorii spraw ważnych i pilnych do kategorii spraw ważnych i niepilnych.
Powyższa tabela przedstawia po lewej stronie sprawy, z którymi bardzo często się spotykamy. Zadania pilne i na pewno ważne determinują nasze zachowanie. Od tego, jak zaczniemy reagować na te sprawy, zależy nasza skuteczność. Działając w kręgu własnego wpływu i przestrzegając zasady, aby jak najwięcej czasu poświęcać sprawom ważnym, ale niepilnym, przedstawiam przykład, jak dochodziłem do takich zachowań zebranych w przeciągu kilku miesięcy. Jest to proces, i trudno czasami nie oprzeć się pokusie zajęcia sprawami pilnymi, które przez naglący termin wydają się ważniejsze od spraw kategorii IV. Działania przedstawione w tabeli po prawej stronie z pozoru tylko nie rozwiązują zaistniałych problemów. W konsekwencji poświęcenie czasu na naukę swojego zastępcę obsługi programu komputerowego da nam w przyszłości więcej czasu na działania ważne. Można także wysłać odpowiednią osobę na specjalne szkolenie. Opracowanie procedury informowania przez nauczycieli o nieobecnościach może zminimalizować sytuacje kryzysowe. Ustalenie sposobu dostarczania poczty jest w konsekwencji o wiele bardziej skutecznym działaniem, niż zastanawianie się, kto jest winny takim opóźnieniom. Poświęcenie nauczycielce czasu na prezentację metody Gordona jest o wiele bardziej zasadne, niż rozmowa z uczniem, który sprawia jej trudności. Nauczyciel dostaje narzędzie, które może pomoc mu w całej jego pracy wychowawczej. Jak więc można zaobserwować, wszystkie działania z prawej strony tabeli nie są sprawami pilnymi, ale poświęcenie im czasu, pozwoli w przyszłości działać bardziej skutecznie i efektywniej i jednocześnie podnieść jakość pracy naszej szkoły.
Aby ułatwić sobie zarządzanie czasem wg spraw kategorii IV stworzyłem specjalny kalendarz tygodniowy z rozpisanymi rolami, jakie pełnię w swoim życiu, wartościami, celami i zadaniami na każdy dzień. Perspektywa tygodnia jest o wiele bardziej zasadną metodą planowania. Pozwala mieć kontekst spraw nie tylko ważnych z konkretnego dnia, ale ważnych dla nas w ogóle. Stad w kalendarzu przy każdej ze swoich ról wpisuje zadania ważne i niepilne i ustalam dla nich określone miejsce.
Marzenia bez ustalonego terminu pozostaną tylko marzeniami. Warto wiec znaleźć czas, by to, o czym marzymy, zaplanować zrealizować w konkretnym terminie. W przeciwnym razie nigdy nie znajdziemy czasu na zrealizowanie naszych pragnień. Zawsze będą sprawy związane z terminem, w więc pilniejsze, niż te, które terminu realizacji jeszcze nie posiadają.
arlettt