Temat: Korespondencja w sekretariacie
Bardzo ważną umiejętnością, wymaganą od sekretarek, jest profesjonalne sporządzanie korespondencji, a także czuwanie nad właściwym obiegiem pism, zgodnym z instrukcją kancelaryjną.
Sporządzone odpowiednio pismo sekretarka przygotowuje i przekazuje do podpisu szefowi:
• Wkłada pisma do specjalnej teczki z przegródkami -jedno pismo między przegródki. Tak przygotowaną teczkę przekazuje bezpośrednio szefowi.
• Podaje bezpośrednio każde pismo szefowi, jeżeli podpis jest składany wiecznym piórem, to suszy go bibułą.
Niektóre pisma o charakterze informacyjnym, wysłane do wielu odbiorców, nie wymagają oryginalnego podpisu. W takich wypadkach - w celu asygnowania pism podpisem szefa - sekretarka posługuje się tzw. pieczęcią faksymilową. Jest to pieczęć odtwarzająca własnoręczny podpis szefa. Podpis można również zeskanować i wstawiać do dokumentu tworzonego w edytorze tekstu.
Etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy (lub kancelarii):
1. Odbieranie przesyłek, np. z poczty, ze skrytki pocztowej.
2. Sortowanie - odbywa się według przyjętych przez instrukcję kancelaryjną zasad i może przebiegać w następującej kolejności:
- poczta pilna, np.: telegramy, priorytety, przesyłki kurierskie,
- poczta specjalna, np.: przesyłki polecone, za pobraniem,
- poczta dotycząca rozliczeń finansowych, np. korespondencja z banku,
- przesyłki zwykłe,
- czasopisma, foldery, druki reklamowe
3. Otwieranie przesyłek, np. wszystkie oprócz poufnych, tajnych i osobistych (chyba, że szef zdecyduje inaczej).
4. Kontrola poczty - sprawdzanie, czy:
- adres umieszczony na kopercie zgadza się z adresem podanym wewnątrz na piśmie - w razie pomyłki takie pismo należy odesłać do nadawcy,
- nie jest to list o charakterze poufnym czy prywatnym - zdarza się, że dopiero w piśmie jest wyjaśniony rodzaj przesyłki, dla tego jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to list wkładamy do koperty i doręczamy adresatowi z wyjaśnieniem, zachowując oryginalne koperty,
- pismo zawiera nagłówek (nazwę i adres nadawcy), jeśli nie, to dopinamy do pisma kopertę,
- data stempla pocztowego na kopercie jest zgodna z datą w piśmie, jeśli nie, to należy na piśmie przystawić stempel: „wpłynęło dnia..."
- kopertę dobrze opróżniliśmy, czy nie pozostał w niej żaden dokument.
- informacja o załącznikach jest zgodna ze stanem rzeczywistym,
- w paczce nie znajduje się list albo inna przesyłka.
5. Segregowanie, które najczęściej odbywa sięwedług ważności:
- przesyłki pilne,
- listy (przed drukami - są ważniejsze),
- zamówienia, faktury, reklamacje, rachunki itp.,
- pisma ze specjalnym oznakowaniem, np. do rąk własnych,
- poczta, z którą wiążą się określone terminy,
6. Rejestrowanie poczty, zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym (dziennikowym lub mieszanym, w systemie bezdziennikowym nie rejestruje się) - nadanie znaków pisma: numer i data wpływu.
7. Kompletowanie przesyłek wg ich docelowego przeznaczenia - odpowiednich komórek organizacyjnych firmy.
8. Przekazanie do poszczególnych komórek.
Jeżeli korespondencja jest skierowana bezpośrednio do szefa lub jego pracowników, to sekretarka:
- dokładnie ją czyta,
- podkreśla istotne dla szefa informacje,
- przekazuje ją szefowi,
- czeka na dyspozycje szefa odnośnie korespondencji,
- zgodnie z dyspozycjami sama załatwia sprawę lub przekazuje pismo osobie, która ma to zrobić.
Etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy:
1. Sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników.
2. Znak pisma:
- W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym sekretarka sprawdza, czy nadany znak jest zgodny z przyjętym oznaczeniem.
- W systemie kancelaryjnym dziennikowym sekretarka rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje znak pismu(jeżeli pismo zostało sporządzone w komórce, w której pracuje).
3. Wykonanie kopii pism i włożenie do odpowiedniej teczki spraw.
4. Rejestracja poczty - zgrupowanie pism przeznaczonych do wysyłki w specjalnej teczce zbiorczej, zaewidencjonowanie ich w kontrolkach wysyłanej korespondencji.
5. Sortowanie - odbywa się według przyjętego przez instytucję klucza i może przebiegać w następującej kolejności:
• poczta pilna, np.: telegramy, priorytety,
• poczta specjalna, np.: polecone, za pobraniem,
• poczta dotycząca rozliczeń finansowych,
• przesyłki zwykłe,
• czasopisma, foldery, druki reklamowe.
Praca z dokumentami wymaga systematyczności i porządku. Wszystko, co nieważne, należy natychmiast wyrzucać. Najlepiej, jeżeli sekretarka (w sekretariacie osobistym) przygotuje teczki oznaczone: sprawy pilne do załatwienia, sprawy zwykłe do załatwienia, sprawy załatwione do wysłania.
gosicka