redagowanie pisma.doc

Temat: Adresowanie kopert

KOPERTY - zapewniają nienaruszalność i tajemnicę przesyłanej korespon­dencji biurowej, chronią ją przed uszkodzeniem.

W praktyce używa się koperty:

standardowe - C6

gabinetowe - francuskie

aktowe - C4, C5

ZAPAMIĘTAJ!

·        miejscowość w polu A pisz drukowanymi, prostymi literami,

·        nie podkreślaj adresu,

·        poniżej kodu i nazwy miejscowości nie umieszczaj żadnych napisów, rysunków i naklejek,

·        używaj czarnego lub niebieskiego atramentu,

·        pierwsze litery i cyfry   informacji w polu A muszą tworzyć jedną kolumnę,

·        nie wkładaj do koperty żadnych twardych przedmiotów,

·        na poczcie preferowane są jasne koperty,

·        nie zamykaj kopert zszywkami ani taśmą klejącą.

Powierzchnia koperty podzielona jest na pola:

N - pole nadawcy: przeznaczone na nazwę i adres nadawcy pisma w postaci nadruku lub pieczęci firmowej,

Z-pole znaczkowe: przeznaczone do naklejenia znaczków pocztowych lub nadruku ofrankowania,

S-pole symbolowe: przeznaczone na nalepki, adnotacje, znaki i symbole stosowane przez pocztę,

A - pole adresowe: przeznaczone na nazwę i adres odbiorcy pisma.

Temat: Formularze

Formularze - to najprostsze, niezbędne i najczęściej używane narzędzia pracy biurowej, określające w jednolity sposób zakres i powtarzalność in­formacji.

Podział formularzy:

Ze względu na:

1. zasięg stosowania:

·      centralne (powszechnego użytku, masowe, jednolite),

·      resortowe,

·      branżowe,

·      zakładowe (opracowane przez zakłady na własny użytek);

2. przedmiot:

·      planistyczne,

·      sprawozdawczo-statystyczne,

·      z zakresu obrotu towarowego i gospodarki materiałowej, produkcyjno-eksploatacyjnej;

3. układ graficzny:

·      tekstowe,

·      okienkowe,

·      tabelaryczne,

·      mieszane;

4.  sposób i właściwości nadruku:

·      jednostronne,

·      obustronne,

·      jednobarwne,

·      wielobarwne:

5. technikę wykonania:

·      drukowane,

·      powielane;

6. formę introligatorską:

·      pojedyncze karty,

·      broszury (zszyte bądź sklejone boki kart);

7. ważność:

·      zwykłe,

·      ścisłego zarachowania.

Projektowanie wzoru formularza polega na stworzeniu nowego wzoru dostoso­wanego do potrzeb firmy.

Przy projektowaniu wzoru formularza należy zwrócić uwagę na to, aby for­mularz był prosty, czytelny, jasny i przejrzysty w układzie, zharmonizowany z in­nymi formularzami, estetyczny, tani i łatwy w wykonaniu i użytkowaniu.

Opracowanie formularza wymaga określonego postępowania. Składają się na to następujące czynności:

·         ustalenie tekstu,

·         wybór papieru,

·         wybór formatu,

·         ustalenie układu graficznego,

·         wykonanie wzoru formularza na komputerze lub maszynie elektronicznej.

Temat: Zasady redagowania treści pism

Części składowe treści pisma:

1. Wprowadzenie - część wstępna

              Celem wprowadzenia jest zorientowanie adresata w sprawie, którą za­mierzamy w piśmie omówić.

a/ Pismo powinno być wyrażone w uprzejmej formie,

b/ Pismo powinno być zwięzłe i jasne.

Przykład najkrótszego wprowadzenia: Zwracam się z uprzejmą prośbą o ...

2. Przedstawienie zagadnienia - część główna pisma

W części głównej przedstawia się problem, który jest przedmiotem sprawy.

Przedstawienie powinno być zredagowane zwięźle, precyzyjnie i jedno­znacznie.

Przykład: W związku z powyższym, wnoszę o ...

3. Uzasadnienie - część przekonująca pisma

Uzasadnienie ma przekonać adresata o słuszności stanowiska zajmowa­nego przez nadawcę pisma

a/ Uzasadnienie powinno odznaczać się płynnym przechodzeniem od argumentu do argumentu.

b/Argumenty powinny być jasne, logiczne i konsekwentne.

c/ Uzasadnienie z reguły jest najdłuższą częścią treści pisma.

4. Wnioski lub zakończenie - część końcowa pisma

              W zakończeniu określa się oczekiwania dotyczące działania, postawy czy stanowiska adresata.

              Formułuje się wnioski.
 

Przykład: Liczymy na pozytywne załatwienie sprawy.

Przy redagowaniu treści pism należy zachować ogólnie przyjęte zasady.

Pismo urzędowe powinno się odznaczać takimi cechami, jak:

1.              Styl urzędowy:

·           przewaga zdań pojedynczych,

·           dążenie do ujęć zwięzłych i ścisłych,

·           brak pierwiastków emocjonalnych,

·           użycie form nieosobowych i kategorycznych,

·           ujmowanie treści w punktach,

·           schematyzm.

Styl grzecznościowy:

·           stosowanie zwrotów grzecznościowych,

·           pisanie dużymi literami wyrazów określających adresata.

2.              Zwięzła forma:

·           unikanie zbędnych zdań i zwrotów,

·           ujmowanie niektórych treści w punktach.

3.              Uprzejma forma:

·           nie pozwala na używanie pogróżek,

·           każe unikać przesadnych zwrotów grzecznościowych,

·           dozwala na utrzymanie korespondencji w stanowczym tonie przy akcen...