Temat: Konferencja prasowa
Współpraca ze środkami masowego przekazu to bardzo ważną sprawą dla każdego przedsiębiorstwa, firmy czy osób zarządzających.
Dzięki mediom przedsiębiorstwo może dotrzeć z informacją do odbiorcy masowego przy niewielkich kosztach. Zaletą ich wykorzystania jest fakt, że stanowią one dla odbiorcy niezależne od przedsiębiorstwa źródło informacji, co czyni tę informację bardziej wiarygodną.
Aby współpraca z mediami układała się dobrze, muszą one zapewnić właściwą informację i ciągle kształtować dobre stosunki z redakcjami. Szczególne znaczenie ma współpraca z lokalnymi mediami.
Zasięg działań może być bardzo duży i przybierać różne formy:
Forma prasowa:
• działalność rzecznika prasowego,
• notatka prasowa wysłana do mediów,
• wywiad w prasie z dyrektorem firmy,
• reportaż o współpracy firmy z instytucją,
• zwoływanie konferencji prasowych.
Forma telewizyjna:
• wywiad w TV z dyrektorem firmy,
• film wideo o historii lub produkcie firmy.
Forma radiowa:
• audycja o sukcesie firmy,
• rozmowa z przedstawicielem firmy.
Konferencja prasowa. Jeśli przedsiębiorstwo ma do zakomunikowania ważną wiadomość, to może zorganizować konferencję prasową, na którą zaprasza przedstawicieli prasy i innych środków masowej komunikacji.
Organizatorzy konferencji prasowej powinni:
1. Wysłać wszystkie zaproszenia przedstawicielom mediów (prasie, telewizji, radiu) w tym samym terminie z odpowiednim wyprzedzeniem.
2. Podać dokładną datę, czas, miejsce i temat konferencji.
3. Jako czas konferencji przyjąć godziny między 8 a 15, a czas jej trwania przewidzieć na maksymalnie godzinę.
4. Jako miejsce konferencji wyznaczyć krajowe lub międzynarodowe centrum prasowe albo inny powszechnie znany lokal.
5. Postawić wizytówki przed osobami, które za biorą głos.
6. Uwzględnić w programie konferencji następujące elementy: wprowadzenie, właściwy komunikat, czas na zadawanie pytań.
7. Zapewnić możliwość nagrywania konferencji przez ekipy radiowe i telewizyjne, a tak że ułatwić działania fotografom prasowym.
8. Sporządzić listę obecności podczas trwania konferencji, co ułatwia zorientowanie się, kto brał w niej udział.
9. Przygotować teczkę prasową z ogólnymi informacjami na temat firmy - organizatora konferencji i treść wygłaszanego komunikatu.
10. Zadbać o poczęstunek (kawa, herbata, kanapki itp.), a także o możliwość rozdania drobnych upominków (gadżetów) reklamujących firmę.
Zadania te wykonuje przeważnie pracownik zajmujący się promowaniem firmy lub dział public relations - w zależności od wielkości przedsiębiorstwa
W celu utrzymania dobrych relacji z mediami, należy pamiętać o kilku zasadach:
1. Traktuj dziennikarza niejako zagrożenie, lecz jako szansę.
2. Dotrzymuj terminów spotkań z dziennikarzami i pamiętaj, żeby nie spóźniać się na spotkania.
3. Buduj sieć kontaktów z „właściwymi" dziennikarzami.
4. Bądź otwarty, gotowy do współpracy, rzetelny i wiarygodny.
5. Nie mów wprost, że Twoja firma jest najlepsza i osiąga największe sukcesy.
6. Podczas rozmowy z dziennikarzem poprawnie wysławiaj się, mów konkret nie i na temat, pamiętaj także o uśmiechu. Nigdy nie mów dziennikarzowi „między nami", albo „tego co powiem proszę nie nagrywać". On tylko na to czeka, cała reszta może nie mieć dla niego żadnej wartości.
7. Jeżeli jest to możliwe, poproś wcześniej o pytania, żeby się do nich przy gotować.
8. Daj dziennikarzowi swoją wypowiedź na piśmie, ewentualnie poproś o autoryzację.
9. Koncentruj się na informacjach, jakie chcesz przekazać - a nie na rozmówcy lub środku przekazu. Nie kłam, nie zgaduj oraz nie spekuluj. Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie to przyznaj się do tego.
10. Pamiętaj, że „dobre informacje dla dziennikarza", mogą oznaczać „złe wiadomości dla Ciebie".
gosicka