korospondencja w sekretariacie.doc

Temat: Korespondencja w sekretariacie

Bardzo ważną umiejętnością, wymaganą od se­kretarek, jest profesjonalne sporządzanie kore­spondencji, a także czuwanie nad właściwym obiegiem pism, zgodnym z instrukcją kancela­ryjną.

Sporządzone odpowiednio pismo sekretarka przygotowuje i przekazuje do podpisu szefowi:

•    Wkłada pisma do specjalnej teczki z prze­gródkami -jedno pismo między przegródki. Tak przygotowaną teczkę przekazuje bezpo­średnio szefowi.

•    Podaje bezpośrednio każde pismo szefowi, jeżeli podpis jest składany wiecznym pió­rem, to suszy go bibułą.
 

Niektóre pisma o charakterze informacyj­nym, wysłane do wielu odbiorców, nie wymaga­ją oryginalnego podpisu. W takich wypadkach - w celu asygnowania pism podpisem szefa - se­kretarka posługuje się tzw. pieczęcią faksymilową. Jest to pieczęć odtwarzająca własnoręcz­ny podpis szefa. Podpis można również zeskanować i wstawiać do dokumentu tworzonego w edytorze tekstu.

Etapy pracy z korespondencją przychodzą­cą do sekretariatu ogólnego firmy (lub kance­larii):

1.   Odbieranie przesyłek, np. z poczty, ze skryt­ki pocztowej.

2.   Sortowanie - odbywa się według przyjętych przez instrukcję kancelaryjną zasad i może przebiegać w następującej kolejności:

-           poczta pilna, np.: telegramy, priorytety, przesyłki kurierskie,

-           poczta specjalna, np.: przesyłki polecone, za pobraniem,

-            poczta dotycząca rozliczeń finansowych, np. korespondencja z banku,

-            przesyłki zwykłe,

-            czasopisma, foldery, druki reklamowe

3.    Otwieranie przesyłek, np. wszystkie oprócz poufnych, tajnych i osobistych (chyba, że szef zdecyduje inaczej).

4.    Kontrola poczty - sprawdzanie, czy:

-            adres umieszczony na kopercie zgadza się z adresem podanym wewnątrz na pi­śmie - w razie pomyłki takie pismo nale­ży odesłać do nadawcy,

-            nie jest to list o charakterze poufnym czy prywatnym - zdarza się, że dopiero w pi­śmie jest wyjaśniony rodzaj przesyłki, dla­ tego jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to list wkładamy do koperty i doręczamy adre­satowi z wyjaśnieniem, zachowując orygi­nalne koperty,

-            pismo zawiera nagłówek (nazwę i adres nadawcy), jeśli nie, to dopinamy do pisma kopertę,

-            data stempla pocztowego na kopercie jest zgodna z datą w piśmie, jeśli nie, to nale­ży na piśmie przystawić stempel: „wpłynę­ło dnia..."

-            kopertę dobrze opróżniliśmy, czy nie pozostał w niej żaden dokument.

-            informacja o załącznikach jest zgodna ze stanem rzeczywistym,

-            w paczce nie znajduje się list albo inna przesyłka.

5.    Segregowanie, które najczęściej odbywa się
według ważności:

-            przesyłki pilne,

-            listy (przed drukami - są ważniejsze),

-            zamówienia, faktury, reklamacje, rachun­ki itp.,

-            pisma ze specjalnym oznakowaniem, np. do rąk własnych,

-            poczta, z którą wiążą się określone ter­miny,

6.    Rejestrowanie poczty, zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym (dziennikowym lub mieszanym, w systemie bezdziennikowym nie rejestruje się) - nadanie znaków pisma: numer i data wpływu.
 

7.    Kompletowanie przesyłek wg ich docelowe­go przeznaczenia - odpowiednich komórek organizacyjnych firmy.
 

8.    Przekazanie do poszczególnych komórek.

Jeżeli korespondencja jest skierowana bez­pośrednio do szefa lub jego pracowników, to se­kretarka:

-       dokładnie ją czyta,

-       podkreśla istotne dla szefa informacje,

-       przekazuje ją szefowi,

-       czeka na dyspozycje szefa odnośnie kore­spondencji,

-       zgodnie z dyspozycjami sama załatwia spra­wę lub przekazuje pismo osobie, która ma to zrobić.
 

Etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy:

1.   Sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników.

2.   Znak pisma:

-            W systemie kancelaryjnym bezdzienniko­wym sekretarka sprawdza, czy nadany znak jest zgodny z przyjętym oznacze­niem.

-            W systemie kancelaryjnym dziennikowym sekretarka rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje znak pismu(jeżeli pismo zostało sporządzone w ko­mórce, w której pracuje).

3.    Wykonanie kopii pism i włożenie do odpo­wiedniej teczki spraw.

4.    Rejestracja poczty - zgrupowanie pism prze­znaczonych do wysyłki w specjalnej teczce zbiorczej, zaewidencjonowanie ich w kontrolkach wysyłanej korespondencji.

5.    Sortowanie - odbywa się według przyjętego przez instytucję klucza i może przebiegać w następującej kolejności:

•           poczta pilna, np.: telegramy, priorytety,

•           poczta specjalna, np.: polecone, za pobra­niem,

•           poczta dotycząca rozliczeń finansowych,

•           przesyłki zwykłe,

•           czasopisma, foldery, druki reklamowe.

Praca z dokumentami wymaga systematycz­ności i porządku. Wszystko, co nieważne, nale­ży natychmiast wyrzucać. Najlepiej, jeżeli se­kretarka (w sekretariacie osobistym) przygotu­je teczki oznaczone: sprawy pilne do załatwie­nia, sprawy zwykłe do załatwienia, sprawy zała­twione do wysłania.