Spis treści
Rozdział 3 2
PLANOWANIE PROJEKTU 2
1. WSTĘP 2
2. ZDEFINIUJ CEL PROJEKTU 2
3. OKREŚL CELE POŚREDNIE 4
4. OKREŚL ZAKRES PROJEKTU ORAZ TO, CO ON WYKLUCZA 5
5. OKREŚL SKUTKI PROJEKTU 6
6. OCEŃ OGRANICZENIA PROJEKTU 8
7. v 9
8. PYTANIA 9
Literatura 10
Kiedy wydana zostanie zgoda na przejście do fazy planowania projektu, pora rozwinąć niektóre elementy omaiane w pierwszym etapie (fazie rozpoczęcia) oraz dodać kolejne. W tej części należy opracować niektóre części planu projektu.
Otrzymawszy pozwolenie na rozpoczęcie planowania projektu, możesz przystąpić do rozwinięcia planu. Krótkoterminowe, nieskomplikowane projekty mogą zostać z powodzeniem opisane na kilku stronach, podczas gdy większe i bardziej złożone wymagają planów o objętości 30 - 40 stron. Celem planu projektu jest opisanie w sposób najbardziej szczegółowy proponowanego projektu przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac nad produktami. Plan pomaga utrwalić projekt, przyzwyczaić do niego jego wykonawców i pozostałe zaangażowane osoby oraz daje szansę naniesienia zmian i poprawek przed przystąpieniem do realizacji.
Tematyka części planu projektu jest przedmiotem trzech kolejnych rozdziałów, należy jednak pamiętać, że rozwój planu jest procesem powtarzającym się wielokrotnie. Najprawdopodobniej zaczniesz od określenia głównego celu i celów pośrednich projektu, a gdy już je zdefiniujesz, przyjdą ci na myśl szczegóły, które należą do innych części
planu. Nic w tym dziwnego. Pamiętać trzeba tylko, aby uwzględnić w planie wszystkie jego części.
Należy także mieć na uwadze, że tworzenie i rozwój pierwszych planów projektów będzie się wydawało bardzo czasochłonne. To też jest normalne. Po przygotowaniu trzech do pięciu projektów, gdy bardziej swobodnie zaczniesz poruszać się po tym obszarze, zacznie ci to przychodzić dużo łatwiej i zajmować zdecydowanie mniej czasu.
Pierwszą częścią planu projektu jest ustalenie celu. Cel projektu lub misja jest bardzo dokładnym stwierdzeniem tego, po co realizowany jest projekt. Ustalenie i spisanie rzetelnej koncepcji celu wspomaga projekt w dwojaki sposób. Po pierwsze, na etapie planowania koncepcja celu pomaga tobie i zespołowi zdefiniować pozostałą cześć planu oraz przekazać go pozostałym uczestnikom projektu. Po drugie, kiedy projekt wkracza w etap realizacji, koncepcja celu w połączeniu z opisem zakresu projektu, zaprezentowanym w dalszej części rozdziału, pomoże ocenić proponowane w projekcie zmiany.
Cele opisane są w bezokolicznikach, rozpoczynających się od czasownika, takiego jak „zapewnić", „rozwinąć", „wykorzystać", „zbudować" itp. Określenie celu powinno być szczegółowe, wyrażenie opisujące je powinno natomiast właściwie ograniczyć liczbę potencjalnych rozwiązań, począwszy od pierwszej fazy projektu.
Na przykład, jeśli rozwijasz proces rejestracji dla jednorazowego bankietu, koncepcja celu powinna brzmieć:
„Usprawnić czasowo rejestrację na tegoroczny bankiet nagrodzonych pracowników".
Jeśli jednak system rejestracji ma być używany wielokrotnie, koncepcja celu wyglądać powinna następująco:
„Usprawnić czasowo rejestrację na tegoroczny oraz przyszłe bankiety".
Powyższe koncepcje są do siebie dość podobne, jednak to, czy rejestracja będzie działać regularnie czy tylko jednorazowo, powinno być zawarte w celu. Dlaczego? Ponieważ jest bardzo możliwe, że proces wykorzystany dla pojedynczego wydarzenia nie będzie działał prawidłowo dla wydarzenia cyklicznego. Znając przyszłe wymagania, zespół pracujący nad projektem będzie mógł zaprojektować proces w tych kategoriach.
Dla projektów budowlanych cel może wyglądać następująco:
„Wybrać odpowiednią działkę na półwyspie Michigan i wybudować na niej do 1 czerwca drewniany dom o powierzchni 100 m2".
W tym przypadku projekt posiada cztery kryteria ograniczające rozwiązanie. Działka musi leżeć na półwyspie Michigan, dom musi być drewniany, jego powierzchnia ma wynosić 100 m2, a cały projekt ma zostać ukończony do 1 czerwca. Jeśli właściciele już nabyli działkę, cel może brzmieć następująco:
„Zbudować drewniany dom o powierzchni 100 m2 na półwyspie Michigan do 1 czerwca".
PRZYKŁAD
Sformułuj cele bankietu
Jak może wyglądać koncepcja celu w omawianym projekcie?
Jedna z możliwych odpowiedzi brzmi:
„Uhonorować osiągnięcia pracowników Fabryki Małych Zabawek"
Zauważ, że w ten sposób wyrażona koncepcja pozostawia duże możliwości wyboru opcji. Jeśli zakładamy, że jedynym rozwiązaniem jest bankiet, wówczas poniższy, bardziej szczegółowy cel, powinien wyglądać następująco: .
„Zorganizować bankiet dla wszystkich zatrudnionych, honorując osiągnięcia przynajmniej trojga wybranych pracowników".
Cele pośrednie projektu stanowią również szczegółowe koncepcje, jednak zamiast odpowiadać na pytanie po co wyjaśniają co. Co przewiduje ten projekt?
Każda organizacja, posiadająca swoją metodologię, posiada też swoją definicję celów pośrednich, zasadniczo jednak cel pośredni powinien być specyficzny, mierzalny, realistyczny i —jeśli to konieczne — ograniczony czasowo.
Cele pośrednie także mają formą bezokoliczników. Do opisania całego projektu wystarczy zazwyczaj cztery lub pięć celów pośrednich. Przekroczenie tej liczby może oznaczać, że zagłębiasz się w szczegóły bardziej niż to konieczne.
Cele pośrednie towarzyszące celowi głównemu w projekcie nowego systemu komputerowego mogą brzmieć:
1. Zbadać i wybrać zastępczy system zakupów w ciągu 2 miesięcy od otrzymania zgody na realizację.
2. Zainstalować system, przeszkolić użytkowników i wdrożyć nowy system w przeciągu 3 miesięcy od wyboru zastępczego systemu.
Dla projektu domu na półwyspie Michigan cele pośrednie mogą wyglądać następująco:
1. Wraz z właścicielem w przeciągu 2 miesięcy obejrzeć i wybrać odpowiednią działkę.
2. W ciągu miesiąca od wyboru działki wraz z właścicielem przejrzeć i wybrać odpowiedni plan domu i specyfikację budowy.
3. Zbudować wybrany dom w przeciągu 3 miesięcy od dokonania transakcji zakupu działki.
Zauważ, że powyższe cele zawierają się w 6-miesięcznym okresie trwania projektu. Jeżeli jest koniec grudnia, realizacja projektu do 1 czerwca może okazać się niewykonalna. Może się okazać, że data 1 czerwca jest zbędna i należy ją usunąć. Jeśli tak się stanie, pozostałe części projektu mogą wymagać skorygowania. Tego typu rozważania będą oczywiste, gdy zaczniesz pracę nad własnym projektem. Stanowią one jeszcze jeden dowód na to, jak ważne jest szczegółowe zaplanowanie pracy przed przystąpieniem do jej wykonywania.
Określ cele pośrednie bankietu
Przypomnij sobie cel główny bankietu i określ cele pośrednie.
Dwa z nich mają związek z celem głównym bankietu:
1. W ciągu 4 miesięcy wybrać do 3 pracowników do uhonorowania.
2. W czasie 6 miesięcy zorganizować bankiet dla wszystkich zatrudnionych i nagrodzić zwycięzców.
Zakres projektu odnosi się do ogólnej ilości pracy, jaka musi zostać włożona w realizację projektu. Zazwyczaj zakres projektu w planie projektu przybiera postać zestawu składników pracy zawartych w projekcie. Zestaw ten składa się z jednego lub dwóch prostych zdań, podsumowujących prace o największym znaczeniu.
Dokumentem równie ważnym jak stwierdzenie zakresu projektu jest określenie tego, co projekt wyklucza, czyli czego z definicji nie zawiera. Dlaczego jest to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że jedną z najczęstszych przyczyn przeładowania zakresu jest różnica w jego rozumieniu: w mniemaniu zespołu pewne składniki nie wchodzą w zakres projektu, podczas gdy klient uważa, że do niego należą. Ustalenie z góry, czego nie obejmuje zakres projektu, umożliwia przedyskutowanie tej kwestii z klientem i —jeśli to konieczne — dodanie ich do projektu jeszcze przed sporządzeniem szacunkowych wyliczeń.
Lista rzeczy nieobjętych zakresem może mieć formę odrębnej, pisemnej części planu projektu lub zawierać się w koncepcji zakresu.
Dla projektu budowy drewnianego domu zakres i to, czego nie obejmuje, może brzmieć:
Zakres:
„Wraz z właścicielem obejrzeć i wybrać odpowiednią działkę na drewniany dom; przejrzeć i wybrać plan domu oraz specyfikację; zbudować dom”.
Poza zakresem:
· System odprowadzania ścieków.
· Projektowanie otoczenia domu.
· Tapetowanie i malowanie wewnątrz domu.
Określ zakres projektu bankietu i to, czego nie obejmuje
Zakres tego projektu jest dosyć prosty:
„Wybrać i uhonorować do trzech pracowników w trakcie bankietu”.
To, co znajdzie się poza projektem, nie jest jasno zdefiniowane w opisie przykładu. W trakcie pracy z własnymi projektami równie często napotkasz ten problem. Dlatego najlepszym sposobem jest wykonanie zestawienia rzeczy, których według ciebie zakres projektu nie obejmuje. Pamiętać jednak należy, że klient może sobie życzyć ujęcia tych rzeczy w zakresie, co spowoduje konieczność wprowadzenia zmian. Do zakresu projektu bankietu nie należy:
· Wyżywienie dla małżonków i rodzin pracowników.
· Transport uczestników do i z miejsca, w którym odbywa się bankiet.
Skutkami projektu są jego mierzalne rezultaty — produkty lub usługi, dostarczone przez projekt. Występują dwie kategorie skutków:
· Skutki pośrednie, czyli takie, które są wytworzone i w pewnych ilościach wykorzystywane w trakcie wykonywania projektu.
· Skutki końcowe i ostateczne, czyli takie, które przyjmuje klient po zakończeniu projektu.
Na przykład: Projekt budowy drewnianego domu wywiera skutki wynikające z pierwszego celu pośredniego:
· Oględziny potencjalnej działki.
· Ostateczna lista działek do późniejszego zbadania.
· Wyniki badania działek.
· Wybrana działka.
Drugi cel pośredni wyznacza poniższe skutki:
· Ekspertyza potencjalnych planów.
· Ostateczna lista planów do późniejszego zbadania.
· Wyniki badania planów.
· Wybrany plan.
Końcowym skutkiem, wynikającym z celu trzeciego, jest wybudowany dom na wybranej działce. Głównymi skutkami pośrednimi będą natomiast:
· Instalacja wodno-kanalizacyjna i jej elementy.
· Instalacja elektryczna i jej elementy.
· Kanały cieplne, piece itp.
· Ściany, dach, sufity itp.
Wyznacz skutki projektu bankietu
Jakie mogą być skutki projektu bankietu?
Skutki pośrednie obejmują:
· Proces wyboru zwycięzców.
· Formularz nominacji zwycięzców.
· Wypełnione nominacje.
· Zaproszenia.
Skutki końcowe:
· Pamiątki dla wszystkich nagrodzonych.
· Wybrane miejsce bankietu.
· Wyżywienie dla 200 osób.
· Wybrani zwycięzcy.
W części „Rozpoczęcie projektu", ograniczenie jest tym, co limituje projekt. W części planu poświęconej ograniczeniom należy wymienić ograniczenia konkretnego projektu. Wykaz ten sporządzasz dla własnych celów. Powinien on pomóc ci w wyjaśnieniu parametrów projektu, jak również ułatwić osobom związanym z projektem zrozumienie czynników ograniczających go. W ten sposób umożliwiasz formułowanie oczekiwań tych osób co do projektu, zwłaszcza gdy wkracza on właśnie w fazę realizacji.
W celu zdefiniowania ograniczeń użyj kategorii opisanych w części „Rozpoczęcie projektu": technicznych, finansowych, operacyjnych, geograficznych, czasowych, zasobowych, prawnych i politycznych. Ograniczenia mają zazwyczaj formę zdań.
W projekcie domu podstawowe ograniczenie ma charakter geograficzny, ponieważ działka ma leżeć na półwyspie Michigan. Zależnie od konkretnych warunków zatrudnienia generalnego wykonawcy istnieją też ograniczenia operacyjne, polegające na koordynacji pracy i rozkładu zajęć podwykonawców.
Przykładowe ograniczenia:
· Nowe oprogramowanie musi działać w oparciu o istniejącą infrastrukturę.
· Ponieważ system zakupów musi działać bez przerwy, obecny system będzie działał równolegle z nowym aż do czasu, gdy będzie możliwe odcięcie starego.
· Administrator baz danych może nie być dyspozycyjny, w chwili gdy jego pomoc okaże się niezbędna.
· ...
gosicka