Spis treści
Rozdział 7 2
DOBÓR ZESPOŁU PROJEKTOWEGO 2
1. WSTĘP 2
2. ROZPOZNAJ WYMAGANE ZASOBY LUDZKIE 2
3. UWZGLĘDNIJ DOSTĘPNOŚĆ ZASOBÓW LUDZKICH 3
4. ROZWAŻ STYLE PRACOWNIKÓW 5
5. WYKONAJ PLAN PRACY 6
6. ZAPLANUJ POZYSKANIE ODPOWIEDNICH ZASOBÓW LUDZKICH 8
7. v 9
8. PYTANIA 9
Literatura 10
W niektórych organizacjach zespół projektowy jest wyłaniany w trakcie planowania projektu, w innych powołuje się go po zakończeniu procesu planowania. W tym rozdziale nauczysz się, jak rozpoznawać potrzeby zasobowe, oceniać krąg osób z twojego otoczenia, rozwijać plan organizacyjny i nabywać potrzebne do twojego projektu zasoby ludzkie.
Wstępnie, w części dotyczącej planu projektu, omawialiśmy zasoby. W tym rozdziale powiemy więcej na ten temat, przeglądając wymagania projektu oraz rozwijając jego plan organizacyjny.
Jednym z ważniejszych aspektów efektywności zespołu jest poziom umiejętności na poszczególnych poziomach. Jest on istotny z dwóch powodów: po pierwsze może mieć wpływ na dostępność zasobów, po drugie może oddziaływać na szacunkowe obliczenia wkładu pracy. Przyglądając się wymaganiom zasobowym projektu, zweryfikuj poziom umiejętności wspomniany wcześniej w planie projektu. Porównaj je z umiejętnościami osób z twojego zespołu, które możesz zaangażować do projektu i wybierz te osoby, których poziom umiejętności jest najbardziej odpowiedni.
Uwaga
W niektórych firmach menedżer projektu nie ma wpływu na proces doboru osób. W takiej sytuacji powinieneś sprawdzić, jak odbywa się przydział personelu w twojej organizacji.
Istnieje wiele aspektów dostępności, które powinieneś uwzględnić, poszukując osób do swojego projektu:
· liczba innych projektów, w jakie zaangażowana jest osoba,
· ile godzin dziennie spędza nad projektami,
· jakie czynniki zewnętrzne, takie jak urlop czy szkolenia, mogą ograniczyć jej dostępność.
Przyjrzyjmy się bliżej tym kwestiom.
Wszyscy mamy tendencję do postrzegania własnego projektu jako najważniejszego, w związku z czym uważamy, że musi w niego zostać zaangażowany zespół o najwyższym poziomie kwalifikacji, co jednak rzadko się zdarza. Podczas ustalania poziomów umiejętności wymaganych do zadania możesz określić minimum oraz poziom preferowany. To rozszerza obszar wyboru oraz minimalizuje ryzyko powstawania tzw. wąskich gardeł.
Przejrzyj projekty równoległe
Wiele osób przypisanych jest do kilku projektów równocześnie. Może to mieć trojaki wpływ na twój projekt:
· krytyczni pracownicy mogą pracować nad innym projektem w czasie, gdy są najbardziej potrzebni w twoim,
· dzielenie czasu pomiędzy kilka projektów zmniejsza wydajność każdego z nich,
· może zaistnieć konieczność wymiany zasobów w trakcie projektu, co również wpływa niekorzystnie na jego wydajność.
Wobec powyższego można kierować się zasadą: pracuj z osobami, które nie są zaangażowane w żaden inny równoległy projekt lub przynajmniej wybierać tych pracowników, którzy są przypisani do mniej niż czterech projektów.
Określ liczbę godzin na dzień, którą członkowie zespołu mogą poświęcić projektowi
Kolejnym aspektem do rozważenia podczas angażowania zasobów ludzkich do zadań jest liczba godzin w ciągu dnia, jakie dany pracownik może przeznaczyć na prace nad projektem. Standardowa dzienna liczba godzin pracy w Polsce wynosi 8, bardzo niewiele osób potrafi przepracować faktycznie pełen wymiar godzin, zwłaszcza gdy dotyczy to pracy nad projektem. Może się okazać, że członkowie zespołu, którzy muszą łączyć swoje zwykłe zadania z wykonywaniem projektu, mogą na projekt poświęcić jedynie godzinę czasu dziennie. Podobnie rzecz ma się z osobami, które nie pracują w pełnym wymiarze godzin.
Prawidłowe zrozumienie kwestii dostępności zasobów otwiera drogę do prowadzenia szacunkowych obliczeń.
Podczas szacowania potencjalnego angażowania pracowników nie wolno zapomnieć o czasie ustawowej nieobecności pracowników, czyli urlopach, zwolnieniach chorobowych, sesjach szkoleniowych. O ile przypadków choroby nie da się przewidzieć z góry, o tyle pracownicy, którzy planują wakacje lub wyjazd na szkolenie, mogą okazać się nieosiągalni właśnie w momentach, kiedy ich obecność będzie niezbędna. W takiej sytuacji należy rozważyć zaangażowanie innej osoby w zamian za tą, której dostępności nie jesteśmy pewni.
Po wybraniu i przypisaniu do projektu odpowiednich zasobów ludzkich stosowny pakiet programowy może wyliczyć matematyczne rezultaty harmonogramu, do ciebie natomiast należy ocena jakościowych efektów projektu.
PRZYKŁAD
Przyjrzyj się dostępności zasobów w projekcie bankietu
Wspomniane zasoby ludzkie dla bankietu obejmują, jak pamiętasz: menedżera projektu, pracownika administracyjnego odpowiedzialnego za odpowiadanie na pytania i dokonywanie rezerwacji oraz trzech osób, wchodzących w skład komisji wyborczej. Na pozostałe zasoby potrzebne do realizacji projektu składają się: sala bankietowa, projektor slajdów oraz ekran.
Oto, co wiesz na temat zasobów dla omawianego przykładu. Ty pracujesz dla dwóch projektów: tego i renowacji budynku. Dla bankietu możliwe są trzy kandydatury na pomocnika administracyjnego, przy czym wszystkie wybrane osoby charakteryzują się ponadprzeciętnymi wynikami w pracy. Pierwsza to Krystyna Kowalewska. Pracuje w zakładzie od 6 lat od poniedziałku do środy rano, a w czwartki i piątki popołudniu. Obecnie nie jest przypisana do żadnego projektu, ale jej zwykłe zadania zajmują jej sporo czasu. Sylwia Ziółkowska pracuje w firmie od 3 lat, pracuje w pełnym wymiarze godzin i jest już zaangażowana w jeden projekt, który pochłania jej kilka godzin tygodniowo, w związku z czym musi zostawać po godzinach. Małgorzata Pawlik jest związana z fabryką od 10 lat, pracuje w pełnym wymiarze godzin. Spędza 2 godziny dziennie nad jedynym projektem, w jakim bierze udział, ale wiąże się to również z pracą po godzinach. Na 2 tygodnie przed bankietem ma zaplanowany 14-dniowy wyjazd na urlop.
Którą z pań wybierzesz na pomocnika administracyjnego na podstawie tych danych?
Wszystkie trzy mają podobne kwalifikacje, przy czym pani Krystyna nie pracuje na cały etat. Pomimo dysponowania wystarczającą ilością czasu na pracę nad projektem byłoby znacznie lepiej, gdyby osoba odbierająca telefony pracowała przez 8 godzin. Zostają więc panie Sylwia i Małgorzata. Ponieważ jednak pani Małgorzata wyjeżdża na urlop w najgorętszym dla projektu okresie, więc najlepszym wyborem będzie pani Ziółkowska.
Najbardziej efektywny zespół pracowników charakteryzuje się tym, że ich umiejętności i style wzajemnie się uzupełniają. Dla ciebie jako menedżera projektu równie ważne jest też to, jak osoby te pracują. Jak już wspomniano w części dotyczącej kwalifikacji, możesz nie zdołać wybrać zespołu w oparciu o style pracy, ale zrozumienie stylów każdego z nich znacząco poprawi waszą współpracę.
Jeśli twoja firma nie prowadzi regularnych testów pracy lub stylów osobowości pracowników, prawdopodobnie nie będziesz znał stylów potencjalnych uczestników projektu. Możesz jedynie wnioskować na ich temat na podstawie wcześniejszej współpracy.
Rozważ style pracowników w projekcie bankietu
Przypomnij sobie teraz style osób zaangażowanych w projekcie bankietu. Sylwia Ziółkowska, obecnie pierwsza kandydatka na pomocnika administracyjnego, jest rozmówcą „otwartym". Jest to spójne z funkcją, jaka ma pełnić, zarówno w kwestii odpowiadania napytania, jak i dokonywania rejestracji.
Plan wyjaśnia dwie kwestie:
· kiedy potrzebni będą pojedynczy pracownicy,
· jakie będą ich funkcje i obowiązki.
Wykonaj plan personelu
Plan personelu jest podobny do projektu budżetu z wyjątkiem tego, że zamiast wykazywać stawki w złotych za określoną jednostkę czasu, zawiera godziny pracy osób w jednostkach czasu. Dla określonego przedziału czasowego można zsumować wszystkie zasoby ludzkie w całości, według ich typów lub dla pojedynczych osób. Prezentacja takiego planu może mieć tradycyjną formę tabeli lub przystępniej szą wzrokowo fonnę histogramu/wykresu.
Rysunek 7.1. Przykładowy plan pracy personelu
Określ funkcje i obowiązki
Następnym istotnym elementem planowania zasobów jest określenie tego, kto i co robi w ramach projektu. Wygodnym sposobem prezentowania różnych uczestników i ich wkładu w realizację projektu jest macierz funkcji i obowiązków.
Typowa macierz tego typu zawiera w lewej kolumnie strukturę analizy pracy w formie akapitów, pozostałe kolumny natomiast odnoszą się do poszczególnych osób. W macierzy funkcji i obowiązków stawiamy krzyżyk w każdej komórce, gdy dany pracownik ma jakiś związek z określonym zadaniem. Pełna wersja macierzy zawiera funkcje osób w poszczególnych zadaniach oznaczone różnymi kolorami, literami lub znakami. Obie wersje prezentują poniższe tabele.
Rysunek 7.2. Przykładowa macierz funkcji i obowiązków
Rysunek 7.3. Przykładowa macierz funkcji i obowiązków pokazująca role poszczególnych osób
Wykonaj macierz funkcji i obowiązków projektu bankietu nagrodzonych pracowników
Macierz funkcji i obowiązków projektu bankietu nagrodzonych pracowników może wyglądać następująco:
Funkcje i obowiązki projektu bankietu nagrodzonych pracowników
W większości przedsiębiorstw zasoby ludzkie projektu są pozyskiwane, zanim projekt wejdzie w fazę realizacji.
Zasoby ludzkie są pozyskiwane na trzy sposoby:
· Poprzez wcześniejsze przypisanie.
· Poprzez negocjacje.
· Poprzez pozyskanie z zewnątrz
W firmach o strukturze projektowej pracowników zazwyczaj przypisuje się do menedżerów projektów, ponieważ są im bezpośrednio podwładni.
Jeśli pracownicy nie są odgórnie przyporządkowani do projektów, istnieje potrzeba prowadzenia negocjacji z menedżerami funkcjonalnymi, aby wyrazili zgodę na uczestnictwo w projekcie ich załogi. W przeciwnym razie należy zatrudnić osoby spoza firmy.
Przejrzyj plan pozyskania pracowników dla projektu bankietu
Przyjrzyj się dotychczas omawianym zasobom w projekcie i wykonaj dla niego plan pozyskania pracowników.
Na podstawie posiadanych informacji wiemy, że ty jako menedżer projektu zostałeś do niego przypisany z góry. Jesteś w trakcie negocjacji z kierownikiem Sylwii Ziółkowskiej. Przedmiotem spornym są godziny pracy sekretarki. Do pracy w komisji oceniającej nominacje zaproś osoby chętne, po czym przeprowadź negocjacje z ich kierownikami.
1. P:
a. d,
b. k,
c. d,
d. w.
2. Z:
a. k,
b. w,
c. w,
d. p.
3. Z:
a. x,
b. g,
c. m,
d. T.
4. P:
a. J,
b. J,
c. G,
d....
gosicka