WSPÓŁPRACA W GRUPIE.doc

WSPÓŁPRACA W GRUPIE, CZY TYLKO OUTDOOR?

Szkolenia w przyrodzie organizowane są zazwyczaj jako jedno z przedsięwzięć mające na celu zintegrowanie pracowników, zwiększenie ich identyfikacji z firmą, polepszenie komunikacji wewnętrznej i wsparcie współpracy w grupie.

Na co dzień nie zdajemy sobie jednak sprawy, kiedy grupa potrzebuje tego typu pomocy, a kiedy zaś trening outdoorowy nie będzie dla niej wskazany. Nasz wykład ma na celu przedstawienie rodzajów szkoleń w przyrodzie, oraz sytuacji w których zasadne jest ich użycie. Pokażemy również alternatywne w stosunku do outdooru szkolenia, treningi, a także codzienne działania, która mogą pomóc w budowaniu efektywnego zespołu.

Co to jest outdoor?

Myśląc o outdoorze wyobrażamy sobie dwa różne rodzaje szkolenia:

§       szkolenie integracyjne w przyrodzie - czyli wyprawę pracowników firmy do lasu, parku, na łąkę; lub inne miejsce, mające na celu wzajemne poznanie się i integrację pracowników.

§       szkolenie wzmacniające faktyczną współpracę w grupie - czyli takie, które wzmacnia proces rozumienia wzajemnych ról, postaw, pomaga rozwiązywać konflikty, znajdować rozwiązania problemów z jakimi się grupa spotyka. Szkolenia takie odbywają się zazwyczaj w terenie. Grupa przechodzi szereg przygód, musi radzić sobie w trudnych sytuacjach, rozwiązywać trudne zadania, podejmować decyzje. Ponosi ona także odpowiedzialność za te decyzje.

Współpraca w grupie

Celem tego tekstu jest pokazanie sposobów wspierania współpracy w grupie. Często jednak mylimy pojecie grupy i działu w firmie. Prawdziwe grupy zdarzają się w naszej rzeczywistości rzadko. Najczęściej zależy nam, by formalnie przydzieleni pracownicy w dziale stworzyli grupę.

Grupa naturalna to zespół ludzi których charakteryzują następujące określenia:

§       często współpracują ze sobą,

§       postrzegają siebie jako członków zespołu,

§       są uważani przez innych za zespół,

§       mają wspólne normy,

§       biorą udział w systemie podziału ról w zespole,

§       identyfikują się z innymi,

§       widzą swoje znaczenie w grupie,

§       chcą realizować cele grupy,

§       spójnie reprezentują grupę na zewnątrz.

Grupa formalna - to zespół w organizacji, który został powołany do osiągnięcia określonego wspólnego celu (np. pracy nad projektem, generowanie rozwiązań, podejmowanie w niektórych kwestiach decyzji itd.). Funkcją tej grupy są zadania, które są jej powierzone i za które jest ona oficjalnie odpowiedzialna

Często mylimy pojecie "grupa", z pojęciem "dział", "firma". Myślimy o dziale, zespole, jako o grupie współpracując ze sobą ludzi. Najczęściej jednak pracownicy w sposób sztuczny, narzucony znajdują się w zadaniowych zespołach. Zostają oni odgórnie przydzieleni do odpowiednich działów. Rzadko zdarza się, by czuli się grupą, samodzielnie ustalali podział obowiązków, oraz podział ról. Zakresy obowiązków, odpowiedzialności ustalane są indywidualnie dla każdego z członków, więc nie może być mowy o istnieniu grupy w prawdziwym tego słowa znaczeniu. Za wykonanie cząstkowego zadana odpowiedzialny jest konkretny pracownik, starając się wiec wykonać powierzane zadania jak najlepiej, realizuje je samodzielne, często z pominięciem innych pracowników działu.

Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega jednak zalety organizowania firm poprzez pracę w grupach. Zakresy obowiązków i odpowiedzialności przydziela się wtedy grupie, nie jednostkom. Dzieje się tak na przykład w przypadku grup projektowych, kół jakości. Często firmy organizują w ten sposób "Strategiczne Jednostki Biznesowe". W przypadku tych firm ważne jest, by grupa formalnie ukonstytuowana stawała się jak najbardziej grupą naturalna, przechodzącą pełen proces grupowy.

Dlaczego warto tworzyć i organizować grupy?

Sytuacja rynkowa zmienia się coraz szybciej. Zmienia się także natężenie tych zmian. Wzrasta konkurencyjność, skracają się cykle życia produktów. Firmy muszą sprawnie i szybko reagować na potrzeby rynku. Dlatego też poszukuje się metod na usprawnienie organizacji oraz zwiększenie jej efektywności. Odpowiedzią na te problemy jest zarządzanie poprzez grupy.

Zespoły pracowników, jak zbadano, są bardziej efektywne. Osiągają najbardziej optymalne wyniki, obniżają koszty, są szybsze w podejmowaniu decyzji i bardziej racjonalne.

Dzieje się tak ponieważ:

§       grupy są dobre dla ludzi - małe grupy zaspokajają ważna dla ludzi potrzebę przynależności. Grupy zapewniają jednostkom wsparcie w momentach kryzysowych, stresu.

§       grupy łatwiej znajdują rozwiązania - poprzez różnorodność członków grupy, łatwiej jest grupie znaleźć rozwiązanie danego problemu. W grupie więcej jest innowacyjności i kreatywności niż w poszczególnych jednostkach.

§       grupy trafniej podejmują decyzje - decyzje podejmowane przez grupy są bardziej przemyślane. Dzięki różnorodności członków grupy, grupa ma możliwość rozważenia problemu z wielu stron.

§       grupy sprawniej wdrażają zmiany i rozwiązania - dzięki silnej dyscyplinie grupowej, podziałowi ról, który wykorzystuje siły jednostek; grupom sprawniej i szybciej idzie wykonanie zadań.

§       grupy efektywniej zarządzają jednostkami - małe grupy są idealnym narzędziem kontroli i pomocy jednostkom. Dzięki pełnionym rolom, podziale obowiązków członkom grupy łatwiej i szybciej jest zauważać problemy. Weryfikacja i korekta działania następuje natychmiast. Organizacjom potrzebny jest w to miejsce cały system zbierania informacji zwrotnych, następnie ustalania kryteriów oceny, weryfikacji postępów poczynionych przez jednostki.

Jednostki, tworząc naturalną grupę przechodzą przez pewne etapy życia grupy. Specjaliści nazywają je "procesem grupowym". W każdym z etapów życia grupy, ma ona specyficzne potrzeby.

Etapy procesu grupowego

1. Formowanie

W tej fazie zespół jednostek nie jest jeszcze grupą. Każdy zajmuje się odkrywaniem i poznawaniem innych osób. Najważniejsze jest poznać poglądy, styl bycia innych, oraz przedstawić siebie z jak najlepszej strony, zrobić dobre wrażenie.

2. Docieranie

Grupa nie może istnieć bez podziału ról i ustalonego zakresu kompetencji. Zaraz po tym, jak nastąpi wzajemne poznanie, zaczyna się etap określania własnej roli w grupie. Dla każdego z członków najważniejsze na tym etapie jest, by określić własne możliwości oraz sprecyzować jaka rola jest najbardziej odpowiednia. Zdarza się, że wiele osób pretenduje do podjęcia tej samej roli. Następuje walka o pozycje w grupie, oraz ścieranie się niektórych członków zespołu.

3. Normowanie

W naturalny sposób role zostają podzielone, wyłania się przywódca grupy, który kontroluje i koordynuje prace innych. Teraz grupę czeka umocnienie się poprzez wytyczenie wspólnych wartości i zasad, wspólnych celów i norm postępowania. Grupa staje się hermetycznym tworem posiadających własną, pilnie przestrzeganą przez członków tożsamość. Staje się zwarta, jednolita, eliminująca wewnętrzne różnice.

4. Działanie

Dzięki pierwszym trzem etapom, grupa może wejść w produkcyjną fazę działania. Wszystkie warunki potrzebne do realizacji celów oraz sprawnego działania zostały spełnione. Następuje okres produktywności, realizacji założonych celów. Etap ten charakteryzuje się efektywną współpracą, komunikacją i odpowiedzialnością wszystkich członków grupy.

5. Zawieszenie

Z upływem czasu, każdy z członków grupy podważa swoje miejsce w niej. Wymagania grupy, konieczność przestrzegania odpowiednich norm i zasad grupowych, oraz podporządkowania swojej osoby celom i innym członkom grupy; powodują niezadowolenie jednostek. Podważana jest celowość dalszej pracy w grupie. Jest to najtrudniejszy okres dla grupy. Potrzeba wielkiej rozwagi, oraz pomocy z zewnątrz, by grupa ponownie mogła dalej pracować.

6. Akceptacja

Dzięki zrozumieniu własnych oczekiwań, oraz poprzez przewartościowanie zasad, norm oraz wspólnych celów, dojdzie do ponownego określenia grupy. Wchodzi ona w najbardziej efektywny okres swojego życia. Jednostki skupiają się na wykonywaniu zadań, wykorzystując silne strony pozostałych członków grupy. Grupa jako całość, a także każdy z jej członków, otwiera się na zewnętrzne otoczenie, innych ludzi, nowe pomysły, nowe idee, informacje zwrotne na temat działalności i efektów grupy.

Czy tylko outdoor?

By wspomóc pracę i efektywność w grupie, firma może używać wielu narzędzi. Outdoor jest jednym z nich. Może być on skuteczny tylko w kilku etapach jej życia. Dodatkowo outdoor jest narzędziem drogim. Często warto z niego zrezygnować, by zastosować prostsze, tańsze, a równie skuteczne metody.

Trzeba także wiedzieć, że outdoor nie jest narzędziem łatwym do wykorzystania. Prowadzący takie szkolenie muszą być osobami dojrzałymi emocjonalnie, doświadczonymi, znającymi sytuację firmy, jej profil działalności. Trener powinien poznać wcześniej grupę, zdefiniować jej problemy. Ważne jest, by był obiektywny, powinno zależeć mu na grupie. Wtedy możliwe będzie zdefiniowanie celowości przeprowadzenia szkolenia.

Na wstępie podzieliliśmy outdoor na dwa odrębne rodzaje:

§       integracyjny - mający na celu wzajemne poznanie się członków grupy i integrację,

§       wspierający współpracę w grupie - idzie nam o wsparcie grupy i wzmocnienie jej.

Pierwszy rodzaj szkolenia warto stosować, gdy grupa znajduje się w pierwszym etapie swojego życia. Potrzebne jest wtedy, by ludzie poznali swoje imiona, zapatrywania, sposób postępowania. Szkolenie, mające na celu integrację, zaprojektowane konkretnie pod ten cel będzie skuteczne. Jednocześnie warto wiedzieć, że szkolenie takie nie jest niezbędne Podobny skutek osiągniemy programując w firmie scenariusz wspólnych spotkań, lub zapraszając swoich przyszłych podwładnych na popołudniowe spotkania, do kina, na lunch.

Grupa wchodzi w fazę docierania. Każda z osób określa swoje preferencyjne role w grupie, walczy o wybrane pozycje. Outdoor mający na celu pomoc w tworzeniu się ról i akceptowaniu ich przez członków grupy, może być bardzo pomocny. Konieczne jest by trener prowadzący grupę miał pełną świadomość wagi sytuacji, jej trudności. Często zdarza się, że założeniem firmy jest narzucenie konkretnych ról odpowiednim pracownikom. Szkolenie w przyrodzie może zdecydowanie przeszkodzić temu. Prowadzona przez trenera grupa w sposób spontaniczny wyłania konkretne role, najczęściej różne od tych narzucanych przez firmę. Szkolenie w przyrodzie kończy się więc w takim przypadku wprowadzeniem zamieszania i zdezorientowaniem członków grupy.

Faza normowania jest fazą pozwalająca grupie określić zespół norm i zasad, jej tożsamość. Usankcjonowany zostaje wewnętrzny podział ról. W tej fazie pozycja leadera zostaje ostatecznie wzmocniona. Najbardziej potrzebującym ogniwem jest szef grupy. To on będzie w późniejszym czasie wspomagał innych w pracy. Jego umiejętności trzeba wzmocnić. Będzie to działanie najbardziej efektywne, zarówno dla leadera, jak i dla innych członków zespołu. Należy więc zbadać silne strony leadera i obszary rozwoju. Pracując z nim wzmocnić jego pozycję w grupie. Leaderowi pomóc może starszy, doświadczony kolega z firmy, który może wspomagać go radą. Funkcję tą może przejąć trener z zewnątrz. Pracując indywidualnie z trenerem mamy do czynienia z coachingiem. Leadera możemy także wspomóc szkoleniami zewnętrznymi wzmacniającymi umiejętności zarządzania ludźmi.

Efektywnym etapem istnienia grupy jest etap działania. Wtedy to członkowie zespołu pracują wspólnie nad realizacją założonych celów. Rozwija się komunikacja wewnętrzna, a także fachowość i odpowiedzialność poszczególnych osób. Ponieważ efektywność grupy jest wysoka, nie są jej potrzebne szkolenia w przyrodzie. W przypadku niektórych grup, mogą być potrzebne szkolenia kierunkowe z zakresu komunikacji, metod poszukiwania rozwiązań, metod rozwiązywania konfliktów lub metod organizacji pracy i zarządzania sobą w czasie.

Najcięższym do przetrwania dla grupy jest etap zawieszenia. Członkowie grupy nie czują już potrzeby dalszej współpracy. Istniejące zasady i normy nie są już dla nich do zaakceptowania. Poszczególnym jednostkom trudno jest zaakceptować postawy innych i zasadność dalszej współpracy. W tym wypadku trening mający na celu wspieranie współpracy w grupie byłby wskazany. Szkolenie w przyrodzie ma tu swój głęboki sens. Odrywa pracowników od ich codziennych zajęć, stawia nowe, trudne wyzwania. Członkowie zespołu mają szansę przewartościować swoje poglądy, maja też szansę zauważyć zalety pozostałych i ponownie im zaufać. Ten typ szkolenia jest trudny do przeprowadzenia. Przeprowadzony nieumiejętnie może doprowadzić do rozpadu grupy. Może być jednak przyczynkiem do ponownego jej scalenia, według nowych zasad i przy większej akceptacji odmienności poszczególnych osób. Udane szkolenie w przyrodzie musi jednak być poparte dalszą pracą trenera z grupą. Sesje takie powinny być regularne. Odbywać się ze wszystkimi razem oraz z każdym z członków grupy osobno. Mamy wtedy szansę na ponowne jej scalenie i jeszcze efektywniejszą pracę. Zdecydowanie jednak szkolenie nie powinno kończyć się w dniu zakończenia treningu w przyrodzie. Konieczne jest poparcie go sesją pomagającą członkom grupy i poszczególnym jednostkom ponownie określić swoje role.

Ostatni etap życia grupy to etap akceptacji. Członkowie zespołu są wtedy świadomi swoich silnych stron i obszarów rozwoju, w pełni akceptują swoje miejsce w grupie. Jest to także czas akceptacji tego co na zewnątrz grupy. Akceptacji poglądów innych osób, ich pomysłów i informacji zwrotnych. Grupa jest na tyle dojrzała, że sama decyduje o tym, co jest jej potrzebne i jak tego sobie dostarczyć. Najczęściej leader grupy inicjuje wtedy spotkania, mające na celu wzmocnienie więzi pomiędzy członkami grupy.

Szkoleń w przyrodzie należy wiec używać w dwóch przypadkach: gdy grupa tworzy się, a jej członkowie powinni się poznać, lub wtedy, gdy istniejąca już i od dawna współpracująca grupa przechodzi przez poważny kryzys. Czasami zdarza się też, że grupę dotyka poważny bodzied: konflikt, reorganizacja itd. Wtedy dobrze skrojone szkolenie w przyrodzie również jest pomocne.
 

Informacje zawarte na naszej stronie internetowej są własnością firmy Solution,
która posiada wszelkie prawa autorskie do nich.
Publikacje częściowe lub całościowe bez naszej zgody są zabronione.
Jezeli chcą Państwo skorzystać z tych informacji
prosimy o kontakt telefoniczny: 058 6229080.