Kierunek:
Rok:
Specjalność: Strategie zarządzania spółkami kapitałowymi
1. Wstęp
„Ian Macmillan, dyrektor Centrum Przedsiębiorczości Snider'a w Szkole Biznesu Wharton miał takie powiedzenie: "Nie kupuj nowego, jeśli to samo możesz mieć używane. Nie kupuj też tego, co możesz wydzierżawić, ale nie wydzierżawiaj tego, co możesz pożyczyć. Nie pożyczaj natomiast tego, co możesz wyprosić, ale nie proś o nic takiego, co i bez proszenia możesz dostać". Do jego myśli warto dodać jeszcze jedną: nie zatrudniaj pracowników, jeśli pracę, którą chcesz im zlecić możesz kupić na wolnym rynku od wyspecjalizowanych firm usługowych, choćby to miały być firmy jednoosobowe.”[1]
Każdy praktyczny menedżer, który chce rozwijać biznes i utrzymać na wodzy rosnące koszty będzie starał się kierować wskazówkami Macmillana. W zależności od okoliczności będzie prosił, pożyczał i brał w leasing. Tak jak kupuje od swoich dostawców towary, tak samo będzie zamawiał usługi, które tradycyjnie musiałby organizować w ramach swojej firmy.
Dziś konsultanci polecają firmom przekazywanie jak największej liczby zadań na zewnątrz organizacji. Tzw. outsourcing stał się niezwykle modny.
2. Istota Outsourcingu
Zwrot outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest kolejnym przykładem określenia anglojęzycznego, które na stałe zadomowiło się w naszym rodzimym świecie finansów, bankowości i zarządzania. Określenie outsourcing tłumaczy się jako zlecanie prac na zewnątrz, ponieważ pochodzi ono niejako genetycznie od zlepka dwóch słów: „out” czyli „na zewnątrz” i czasownika „to source” albo „sourcing”, czyli znajdowanie źródeł, z których można coś pozyskać. Outsourcing definiowany bywa zazwyczaj jako „przedsiewzięcie, polegające na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazanie ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym”[2]. Polskojęzycznymi odpowiednikami terminu „outsourcing” mogą być terminy „wydzielenie” lub „wyodrębnienie”. Przez wprowadzanie outsourcingu w ramach działalności firmy dąży się do uszczuplania kosztów, które ponosi przedsiębiorstwo, gdy nie korzysta z usług wewnętrznych, ale zatrudnia na miejscu pracowników z danej dziedziny. Przedsiewzięcia outsourcingowe mają na celu redukcję struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, zmniejszenie liczby komórek i stanowisk organizacyjnych, zmniejszenie liczby szczebli zarządzania. W wyniku outsourcingu wiele z zadań firmy przekazywanych jest firmom zewnętrznym, wszelkiego typu kooperantom czy też podwykonawcom.
Korzenie outsourcing’u sięgają lat siedemdziesiątych. Outsourcing pojawił się po raz pierwszy w Stanach Zjednoczonych, kolebce innowacji w zakresie zarządzania, skąd jego bardziej zaawansowane formy przenikają do nas. Stopniowo coraz więcej przedsiębiorstw dochodziło do wniosku, iż nie będą w stanie stać się ekspertami w więcej niż jednej, dwóch dziedzinach. Doprowadziło to do wyzbywania się przez przedsiębiorstwa różnych sfer swej działalności i powierzeniu ich prowadzenia specjalistom. Z czasem zmieniła się wyraźnie struktura wielkich korporacji, które coraz częściej stanowią globalny szkielet z tysiącami małych firm partnerskich. Według Economic World Summit[3] w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej przedsiębiorstwa najczęściej decydują się na outsourcing działu IT (30%), kadr (16%), dystrybucji i logistyki (14%) oraz księgowości i finansów (11%). Przykładem jest tutaj firma Nike, producent odzieży i obuwia sportowego, która nie posiada żadnej fabryki, a całą produkcję oddaję „na zewnątrz”. Sama firma zajmuje się kreowaniem i zarządzaniem swoja marką i rozwojem firmy. „W Polsce najczęściej outsourcinguje się zarządzanie obiegiem dokumentów, zwłaszcza tam, gdzie wysyłanie ich ma charakter masowy, zarządzanie innymi czynnościami biurowymi (np. archiwizacją lub systematyzacją i unifikacją procesów), a także sprzątanie i inne usługi (remonty, naprawy, przeglądy) oraz transport.”[4]
3. Korzyści z wprowadzenia umowy outsourcingowej.
W wyniku podpisania umowy outsourcingowej zleceniodawca może odnieść wiele korzyści. W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing mogą to być następujące korzyści:
1. Obniżenie kosztów, ponieważ nie musi ponosić kosztów związanych z stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy, kosztów ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, szkolenia pracownika.
2. Powierzenie czynności organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo.
3. Uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy – brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.
4. Możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne.
5. Umowa z firma outsourcingową to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz innych ekspertów.
6. Możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej.
7. Bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba pracuje również w soboty i niedziele.
8. Nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić szkody w firmie.
9. Łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego.
10. Uwalnia osoby zarządzające przedsiębiorstwem od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy.
11. Pozwala utrzymać pożądany poziom etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu.
12. Pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz.
13. Zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi.
14. Może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokości inwestycji, bo płacimy za usługę, a nie musimy inwestować w infrastrukturę. W każdym razie nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing.
15. Ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej.
16. Możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji.
17. Wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
4. Wady umów outsourcingowych.
Klienci decydując się na outsourcing muszą sobie uświadomić, że istnieje niebezpieczeństwo, iż firma outsourcingowa nie wywiąże się z wcześniej uzgodnionych zobowiązań, zrealizuje usługę w mniejszym zakresie lub nie dotrzyma terminów umowy. Zawsze istnieje zagrożenie, że usługodawca może w sposób nieuczciwy wykorzystać klienta. Ponieważ usługobiorca pokrywa koszty działalności firmy outsourcingowej, to w przypadku jej dominacji na lokalnym rynku usług nie stara się minimalizować swoich kosztów, narażając klienta na dodatkowe, częste zbędne wydatki.
Odbiorca usług firmy outsourcingowej powinien dbać o to aby stale kontrolować jakość oferowanych usług i mieć zasadniczy wpływ na decyzje dotyczące kierunków rozwoju informatyzacji. Jeśli bowiem zarząd przedsiębiorstwa straci panowanie np: nad systemami informatycznymi, może także utracić kontrolę nad całą działalnością podstawową. W skrajnym przypadku firma outsourcingowa może zacząć zachowywać się jak konkurent swojego klienta lub dążyć do przejęcia jego firmy, albo też nadużyć swych uprawnień i wykorzystać dostęp do informacji (np. do planu finansowego) we współpracy z innymi przedsiębiorstwami. Klient może mieć również trudności z porzuceniem tej formy współpracy, ponieważ jest to bardzo kłopotliwe.
5. Znaczenie i perspektywy rozwoju outsourcingu
Outsourcing uważany jest za jedną z najważniejszych koncepcji zarządzania, jaka rozwinęła się w ciągu ostatnich 75 lat. Zrewolucjonizowała ona sposób, w jaki przedsiębiorstwa wykonują swoje funkcje biznesowe. Wyniki licznych badań potwierdzają znaczenie outsourcingu. Według nich przedsiębiorstwa o większym udziale outsourcnigu w kosztach wytwarzania wykazywały wyższą rentowność sprzedaży. Wyniki badań przedstawione są na wykresie.
Raport Wizja roku 2000 Projektowanie firmy jutra, opracowany na zlecenie Economist Intelligence Unit przez Andersen Consulting na podstawie poglądów ok.400 menedżerów i specjalistów zarządzania z 34 krajów świata[5], pokazał, że outsourcing należy do najczęściej stosowanych metod organizatorskich (18% wskazań). Przewidywane jest, że w przyszłości jego znaczenie jeszcze bardziej wzrośnie (w 2010r do 52%), wyprzedzając takie metody restrukturyzacji, jak fuzje i przejęcia oraz alianse strategiczne.
6. Outsourcing – dla kogo?
Outsourcing jest idealny dla firm wysoce specjalistycznych. Załóżmy, że przykładowa firma zajmuje się świadczeniem usług inżynierskich, zatrudnia zaledwie kilkanaście osób wysoce wykwalifikowanych, których praca polega na pozyskiwaniu klientów, negocjowaniu kontraktów oraz opracowywaniu rozwiązań technicznych. Wówczas osoby zarządzające firmą powinny koncentrować się raczej na najlepszym przygotowaniu do negocjacji, jeżdżeniu po obiektach modernizowanych, oglądaniu maszyn czy urządzeń, za których wdrażanie firma jest odpowiedzialna. Dodatkowo wiąże się to często z koniecznością wyjazdów w różne strony Polski oraz za granicę. W celu umożliwienia idealnej pracy tego typu inżynierom zarządzającym firmą, powinno się ich odciążyć z tworzenia stanowisk pracy w firmie na działalność reklamową, księgową, działy kadr, działy BHP czy organizowanie szkoleń. Należy bowiem uzmysłowić sobie fakt, że kierownicy zarządzający takimi firmami, prowadzący zadania sięgające wielomilionowych kwot, są maksymalnie obciążeni bieżącymi zadaniami, często w firmie nieobecni ze względu na konieczność wyjazdów. Przykładowa Firma ABC zajmuje się budową stacji benzynowych. Zatrudnia fachowców, którzy stale jeżdżą po całym kraju i uczestniczą w budowach nowych stacji, jak również w serwisowaniu starych, istniejących już stacji benzynowych. Uzasadnione jest zatem ograniczenie pionu administracyjnego do minimum i korzystanie z usług informatycznych, usług księgowych, radców prawych czy doradców bezpieczeństwa pracy na zewnątrz firmy. Tworzenie miejsc pracy dla tego typu pracowników wiązałoby się z koniecznością wygospodarowania odpowiednich pomieszczeń, zakupu mebli biurowych, komputerów wraz z niezbędnym oprogramowaniem, prenumeraty czasopism fachowych (prawnych, podatkowych i księgowych). Jak wiadomo, zakupy takie wiążą się z poważnymi kosztami, a ponoszenie aż tak poważnych kosztów niekoniecznie niezbędne jest z uwagi na profil opisanej firmy. Outsourcing to również stosowanie sprawnego systemu dostaw materiałów, z pominięciem magazynowania ich u zamawiającego. System dostaw jest zaplanowany w ten sposób, by materiały trafiały bezpośrednio na produkcję lub do klientów (tzw. zasada just in time). Dostawy takie odbywają się również z wykorzystaniem wyspecjalizowanych firm transportowych. Przykład Hurtownia farmaceutyczna, stosując outsourcing korzysta z zewnętrznych firm transportowych, dostosowując dostawy bezpośrednio do zamówień konkretnych klientów. Hurtownia mogłaby wybudować olbrzymie hale magazynowe z drogimi systemami przechowywania leków w odpowiednich temperaturach. Wiązałoby się to z koniecznością zatrudnienia osób nadzorujących hale oraz magazynierów. Hurtownia mogłaby też zajmować się zatrudnianiem kierowców oraz zakupem parku samochodowego. Jednak należy postawić sobie pytanie: czy zadaniem osób zarządzających hurtownią farmaceutyczną jest zastanawianie się nad budową hal magazynowych i koniecznością pozyskiwania w tym celu środków finansowych np. w bankach? Czy największym bieżącym utrapieniem takich hurtowników powinien być problem, skąd pozyskać środki finansowe na zakup kolejnej ciężarówki? Na tego typu inwestycje trzeba jednorazowo ponieść znaczne nakłady finansowe, co może zachwiać niejednokrotnie kondycję finansową firmy na dłuższy okres. W przypadku tego typu firmy idealne jest korzystanie z firm transportowych oraz firm zajmujących się tzw. przedhurtem (bardzo duży pośrednik między producentem farmaceutycznym a hurtownikami). Dobrze zaplanowane dostawy leków zaowocują zadowoleniem klientów (aptek), a poniesione koszty zostaną zrekompensowane zastosowaniem marży niższej niż w przypadku, gdyby firma zmuszona była finansować się np. kredytem bankowym w celu wybudowania magazynów i zakupu własnych samochodów dostawczych. Outsourcing to także korzystanie z zewnętrznej sieci podwykonawców. Firma dbająca o dobrą markę na rynku oferuje dobrą jakość produktów i usług, niejako świadcząc o tej jakości już samą swoją nazwą znaną powszechnie w kraju czy na świecie. Najlepszym przykładem stosowania outsourcingu z wykorzystaniem podwykonawców jest działalność firm budowlanych. Egzystencja firm budowlanych uzależniona jest od wygrania przetargu na budowy. Są zatem okresy, w których jednorazowo niezbędne są bardzo wysokie nakłady pracy, w innych zaś okresach jest zastój w robotach. W przypadku okresowego braku zleceń uzasadnione jest utrzymywanie najwyższej klasy fachowców dysponujących wiedzą, doświadczeniem i umiejętnościami negocjacyjnymi. W ramach oszczędności kosztów niezasadne jest natomiast utrzymywanie pracowników zatrudnianych bezpośrednio w produkcji z uwagi na konieczność zbyt wysokiego obciążenia kosztami. W przypadku otrzymanego zlecenia budowlanego wysoko wykwalifikowana kadra zapewni najwyższą jakość wykonywanych robót z wykorzystaniem podwykonawców, którzy otrzymają zlecenia tylko do końca trwania kontraktu. Należy również dodać, że outsourcing stanowi jeden z elementów procesów restrukturyzacyjnych w przedsiębiorstwach, które cierpią na znacznie pogorszoną kondycję finansową. Wprowadzenie outsourcingu jest wówczas proponowane po szczegółowym przeanalizowaniu centr kosztów i centr zysków.
7. Przykłady
7.1. Nike
Miliony ludzi na świecie nosi obuwie ze znakiem Nike, ale mało kto zdaje sobie sprawę, że firma ta nigdy nie wyprodukowała ani jednej pary butów. Przekazała ich wyrób innym na zasadzie tzw. outsourcingu. Sama skupia się jedynie na projektowaniu i na marketingu.
Jak widać z przykładu Nike, przedmiotem outsourcingu może być nawet to, co wydawałoby się być podstawową działalnością spółki, czyli produkcja wyrobów. Jest to jednak przykład skrajny. „Według Marka Bugały, kierującego w Xeroksie projektami outsourcingowymi, sprawą zasadniczą przy decydowaniu, jakie fragmenty działalności można wydzielić na zewnątrz, powinno być oddzielenie działalności podstawowej od funkcji pomocniczych.”[6] Działalność podstawowa (core business) nigdy nie powinna być outsourcingowana. Przykład Nike jest tu mylący. Rzecz w tym, że samo techniczne wytwarzanie butów nigdy nie było i nie jest działalności podstawową tej korporacji. Jej core business to tworzenie obuwia, czyli jego projektowanie - zatrudnia w tym celu zastępy najlepszych specjalistów z wielu różnych branż - oraz rozbudowany na światową skalę marketing, obejmujący sprzedaż, reklamę, public relations, kontrolę jakości itp. Istnieje więc marka, pod którą w wielu krajach sprzedaje się buty wytworzone w setkach firm świadczących usługi produkcyjne na rzecz Nike.
7.2.ABB Alstom-Power
Przedsiewzięcia z zakresu outsourcingu podjęte zostały przez ABB Alstom-Power w celu ukierunkowania organizacji na rozwój jej funkcji strategicznych, podniesienia efektywności wykorzystania potencjału organizacji oraz obniżki kosztów jej funkcjonowania.
Podjęto dwie fomry wydzielenia: bezpośrednią, polegającą na wydzieleniu działalności na zewnątrz organizacji, oraz pośrednią, polegającą na koncentracji działalności wewnątrz organizacji. Forma pośrednia traktowana jest jako przygotowanie do wydzielenia zewnętrznego w późniejszym okresie po zaistnieniu sprzyjających warunków. W formie bezpośredniej dokonano w latach 1990-1999 wydzieleń następujących działalności:
- sprzątanie,
- transport samochodowy,
- obróbka wałów okrętowych,
- odlewanie żeliwa,
- wytwarzanie tlenu, acetylenu i sprężonego powietrza,
- szlifowanie łopatek turbinowych,
- spawanie konstrukcji stalowych,
- obróbka odlewów,
- usługi fotograficzne,
- usługo wodno-kanalizacyjne,
- obróbka magazynowa lekka,
- transport wewnętrzny (za pomocą suwnic, podnośników, wózków akumulatorowych).
Były to wydzielenia kapitałowe, polegające na przekazaniu wydzielonej działalności nowo utworzonym spółkom.
W formie pośredniej w latach 1997-1999 wydzielono następujące działalności:
- produkcja narzędzi specjalnych,
- badania laboratoryjne,
- skanowanie i reprografia,
- gospodarka drewnem (produkcja modeli formierskich i opakowań),
- usługi księgowe
- usługi pomocnicze na rzecz biura konstrukcyjnego....
marcing096