Jak prawidłowo rozliczysz wydatki na zorganizowanie prezentacji produktów spółki.doc

Jak prawidłowo rozliczysz wydatki na zorganizowanie prezentacji produktów spółki?

Nasza spółka cyklicznie organizuje prezentacje swoich wyrobów i szkolenia dla stałych kontrahentów. Odbywają się one w wynajętych ośrodkach wczasowych lub hotelach. Czy wydatki poniesione na powyższe cele są kosztami reprezentacji czy stanowią koszty podatkowe na ogólnych zasadach?
Ponadto dowiesz się: Jak rozróżnisz reprezentację i reklamę? Jak zakwalifikujesz wydatki związane z zakupem żywności?

Stosownie do obecnie obowiązującego brzmienia przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT kosztami podatkowymi nie są koszty reprezentacji, w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Dokonując zatem oceny czy poszczególne wydatki stanowią, czy też nie stanowią kosztów uzyskania przychodów należy szczegółowo rozgraniczyć te wydatki na koszty reprezentacji oraz na koszty reklamy. Tylko bowiem koszty reklamy stanowią koszty w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Co uznasz za reklamę?

Na konieczność przyjmowania dla potrzeb podatku dochodowego potocznego znaczenia pojęcia „reklama” zwrócił także uwagę NSA.

Przykładowo, w wyroku z 29 września 1998 r., sygn. akt III SA 659/97, NSA stwierdził, że:
Przepisy prawa podatkowego nie określają pojęcia „reklama”, a zatem należy je rozumieć w języku potocznym jako rozpowszechnianie informacji o formach i ich zaletach, wartościach, miejscach i możliwościach nabycia za pomocą plakatów, ogłoszeń w prasie, radiu, telewizji lub w inny sposób stanowiący zachętę do nabywania towarów lub korzystania z określonych usług.

Co uznasz za reprezentację?

Stosownie natomiast do słownikowej definicji „reprezentacji” – oznacza ona „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Słownik języka polskiego, red. M. Szymczak, PWN, Warszawa 1981 r., t. II, str. 48). Na bazie wskazanej wyżej słownikowej definicji pojęcia „reprezentacja” przyjął się w praktyce znacznie szerszy zakres znaczeniowy tego pojęcia. Organy podatkowe wskazują również na konieczność szerszego rozumienia reprezentacji w ujęciu podatkowym, niż to jest ujęte w słowniku języka polskiego.

Wskazał na to Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego, który w piśmie z 8 lutego 2006 r., sygn. ZD/406-240/CIT/05, stwierdził, że:
Reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia. Termin „reprezentacja” może odnosić się również do dobrego reprezentowania firmy.
Jak zatem widzisz nie ma podstaw do twierdzenia, że „reprezentacja” musi wiązać się z okazałością i wystawnością.

Jak zakwalifikujesz wydatki związane z zakupem żywności?

Mając jednak na uwadze, że przepisy ustawy o CIT wyraźnie wskazują, że kosztami reprezentacji są m.in. wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, należy rozważyć, w jaki sposób kwalifikować podatkowo wydatki na kolację z kontrahentami czy na organizację bankietów oraz wszystkie inne wydatki na zakup napojów czy żywności.

Czy wszystkie posiłki zaliczysz do wydatków na reprezentację?

Wydaje się przy tym nie wszystkie posiłki finansowane ze środków firmy można kwalifikować jako wydatki reprezentacyjne. Trudno bowiem w ten sam sposób traktować kolację z kontrahentami, która organizowana jest w restauracji oraz – niezbędną dla prawidłowego przeprowadzenia prezentacji czy szkolenia – organizację posiłków, np. w formie cateringu.

Mając powyższe na uwadze – w odniesieniu do prowadzenia prezentacji wyrobów na rzecz stałych kontrahentów firmy – wskazać należy, że wydatki poniesione na powyższe cele nie powinny być zaliczane do kosztów reprezentacji. W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego czy wydatki te potraktujemy jako koszty reklamy czy jako koszty ogólne – związane z funkcjonowaniem w ramach danego rynku - powinny one zostać w całości zaliczone do kosztów podatkowych.

Takie stanowisko zajęło m.in. Ministerstwo Finansów w piśmie z 31 lipca 1997 r., sygn. PO3-4346/BO-22/433/97, w którym stwierdziło, że:
koszty szkoleń obejmujących wydatki na wynajęcie sali, sprzętu, wynagrodzenie wykładowców, a także koszty wyżywienia i noclegów pracowników oraz dealerów biorących udział w szkoleniu, stanowią koszty uzyskania przychodów dla organizatora szkolenia, jeżeli koszty takie poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów.