Jak prawidłowo zaksięgować należności odsetkowe, by nie narazić się fiskusowi?

Wielu trudności przysparza przedsiębiorcom prawidłowe księgowanie należności odsetkowych. Wynika to z tego, że przepisy podatkowe odmiennie traktują odsetki od zobowiązań podatkowych i odsetki od zobowiązań cywilnoprawnych. W przypadku tych ostatnich – różnicują także sposób zaliczania ich w koszty w zależności od okoliczności, w których są naliczane. Sprawdź, jak rozliczyć takie odsetki, aby nie popełnić błędu.

Odsetki  od należności publicznoprawnych
Nie próbuj zaliczać w koszty odsetek od tzw. należności publicznoprawnych, naliczanych przez organy administracji z tytułu nieprzestrzegania przez Ciebie przepisów lub niewywiązywania się z obowiązków wobec Skarbu Państwa lub gminy (art. 23 ust. 1 pkt 18 updof). Dotyczy to w szczególności odsetek za zwłokę od zaległych podatków, ceł i innych należności budżetowych, odsetek od zaległych składek na ubezpieczenie społeczne, nieterminowo zapłaconych opłat za korzystanie ze środowiska, kar i innych.

Nie ma wyjątków od powyższej zasady i nigdy odsetki od niezapłaconych w terminie należności budżetowych nie mogą stanowić kosztów w Twojej firmie. Nawet jeżeli opóźnienie w zapłacie należności budżetowych nastąpiło nie z Twojej winy, np. w wyniku zdarzeń losowych, czy innych zdarzeń niezależnych od Ciebie (pismo Izby Skarbowej w Gdańsku z 3 lutego 2004 r. – nr BI/005/0778/03).

Odsetki od należności cywilnoprawnych
Inaczej jest w przypadku odsetek od nieterminowo spłacanych przez Ciebie zobowiązań o charakterze cywilnoprawnym (należności z tytułu dostaw towarów, wykonania usług, rat leasingowych itp.). Takie odsetki możesz zaliczać w koszty uzyskania przychodów, ale dopiero z chwilą ich faktycznej zapłaty kontrahentowi. Samo otrzymanie przez Ciebie od kontrahenta noty odsetkowej zawierającej wyliczenie odsetek nie uprawnia Cię jeszcze do zaliczenia odsetek w koszty (art. 23 ust. 1 pkt 32 updof).

Odsetki z tytułu spłaty kredytu bankowego
Nieco inaczej jest w przypadku odsetek z tytułu spłaty udzielonego Ci kredytu bankowego. Tu również co do zasady odsetki kredytowe możesz zaliczyć w koszty dopiero z chwilą ich faktycznej zapłaty. Niekiedy jednak bank kapitalizuje odsetki, czyli powiększa ratę kredytową o odpowiednią część odsetek z tytułu pożyczenia kapitału. Takie skapitalizowane odsetki możesz zaliczyć w koszty z chwilą ich naliczenia (wyrok NSA z 3 marca 2003 r., sygn. akt I SA/Łd 695/2001).

Odsetki związane z nabyciem środka trwałego
Jeszcze inaczej jest w przypadku odsetek naliczonych w związku z nabyciem środka trwałego. Odsetek za opóźnienie w zapłacie ceny za zakupiony środek trwały nie wolno Ci wliczyć bezpośrednio w koszty. Odsetki zapłacone przez Ciebie do dnia przekazania środka trwałego do używania zwiększą wartość początkową kupionego środka trwałego i możesz zaliczyć je w koszty tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Podobnie jest w przypadku odsetek płaconych z tytułu spłaty kredytu, z którego sfinansowałeś zakup środka trwałego. Odsetki takie również zwiększą wartość początkową środka trwałego i będą podlegać amortyzacji. Jednak tu bardzo często popełniane są błędy. W odróżnieniu bowiem od odsetek za opóźnienie, wartość początkową środka trwałego zwiększają odsetki kredytowe, naliczone (zgodnie z harmonogramem spłaty kredytu) do dnia przekazania środka trwałego do używania. Nie muszą one więc być zapłacone.