1. Rodzaje kontroli w zakresie bezpieczeństwa – krótka charakterystyka.
Ze względu na usytuowanie podmiotów, które wykonują kontrolę:
v Zewnętrzną – organy usytuowane na zewn. administracji, osoby fizyczne i prawne oraz inne jednostki organizacyjne niepaństwowe i państwowe na podstawie uznanego zwyczaju lub przepisów prawnych oraz tylko i wyłącznie na podstawie i w zakresie wyznaczonych przez aktualne przepisy prawne
v Wewnętrzną – osoby usytuowane wewnątrz organizacji, czyli pracownika, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub inny podmiot należący do systemu jednostek organizacyjnych administracji. Może to być samokontrola, kontrola innych pracowników. Do tej kontroli może być powołana odrębna jednostka organizacyjna tego urzędu.
2. Kryteria kontroli i audytu.
- legalność – zgodność działania z przepisami prawa ogólnie obowiązującymi i lokalnymi (zarządzeniem wewnętrznym, statutem, regulacjami wewnętrznymi), sprawdzenie czy kierownictwo podejmując decyzje i zarządzając nie skłania jednostki di działań niecelowych i nieefektywnych
- gospodarność – czy jednostka osiąga optymalne wyniki, efekty przy najniższych kosztach, nakładach, oznacza również skuteczność i wydajność, kontrolujący bada czy nie ma strat i marnotrawstwa oraz ocenia czy podjęte decyzje nie przekroczyły granic określonego ryzyka
- rzetelność – uczciwość, terminowość, dyscyplina wykonania, sumienność, prawdomówność, słowność, zgodność dokumentów, ewidencji, sprawozdań ze stanem faktycznym
- celowość – czy jednostka działa z wyznaczonym celem, zadaniami określonymi w statucie, regulaminie, realizuje wyznaczone jej działania, zaplanowane efekty i wyniki
- przejrzystość – jawne i dostępne do wiadomości publicznej procedury i regulaminy; obowiązek informowania obywateli o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne
- jawność – podawanie do wiadomości publicznej różnego rodzaju sprawozdań finansowych, bilansów z działalności jednostek.
3. Podstawy prawne audytu i kontroli.
§ Ust. 30.6.2005 o finansach publicznych – Audyt wewnętrzny oraz koordynacja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.
§ Rozporządzenie Ministra Finansów z 5.7.2002 w sprawie szczegółowego przeprowadzenia audytu wewnętrznego
§ Rozporządzenie Ministra Finansów 20.12.2002 w sprawie określenie kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku
§ Rozporządzenie Ministra Finansów 20.9.2002 w sprawie sposobu organizowania i przeprowadzania egzaminu na audytora wewnętrznego oraz działania komisji egzaminacyjnej
4. Różnice pomiędzy audytem a kontrolą.
Audyt – ocena danej osoby, organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Audyt jest przeprowadzany w celu upewnienia się, co do prawdziwości i rzetelności informacji, a także oceny systemu kontroli wewnętrznej. Celem audytu jest wyrażenie opinii na temat osoby/organizacji/systemu itd. w ramach oceny w oparciu o przeprowadzone testy. Ze względów praktycznych, celem audytu jest dostarczenie tylko racjonalnego zapewnienia, o braku istotnych błędów. Dlatego w audycie stosowane są często statystyczne metody doboru próby do badania.
Audyt polega na ocenie przez kompetentny i niezależny zespół audytujący czy dany przedmiot audytu spełnia wymagania. Zespół audytujący składa się z jednego lub więcej audytorów.
Celem audytu może być weryfikacja, czy cel wyznaczony przez organizację audytowaną został osiągnięty lub czy jej działania są zgodne z zaakceptowanymi standardami, statusem czy praktykami. Audyt ocenia także procedury kontrolne celem stwierdzenia, czy przedmiot audytu także w przyszłości będzie odpowiadał uzgodnionym do stosowania wymaganiom. Oprócz oceny wskazuje także zalecenia zmian w procedurach, w tym sprawdzających oraz w politykach.
Kontrola - ogólnie porównywanie stanu faktycznego ze stanem założonym. W innym sensie nadzór nad czymś i dopilnowywanie, aby to funkcjonowało zgodnie z ustalonymi zasadami.
Kontrola jest to obserwowanie, ustalanie lub wykrywanie stanu faktycznego, porównywanie rzeczywistości z zamierzeniami, występowanie przeciwko zjawiskom niekorzystnym oraz informowanie właściwych jednostek o dokonanych spostrzeżeniach, jednakże bez decydowania o zmianie kierunku działania jednostki kontrolowanej. Kontrola polega na: - ustaleniu istniejącego stanu rzeczy, - ustaleniu jak być powinno, - zestawieniu tego, co istnieje z tym, co być powinno, według odpowiednich wzorców i norm postępowania oraz opisaniu różnic, ustaleniu przyczyn wystąpienia różnic i sporządzeniu zaleceń w celu usunięcia niepożądanych zjawisk.
5. Rys historyczny audytu.
Historia audytu sięga głębokiej starożytności. Ponad 5,5 tyś lat temu w Mezopotamii dostrzeżono potrzebę weryfikacji dokumentów handlowych i stworzono specjalne stanowisko, którego było to zadaniem. Był to pierwszy system kontroli, za pomocą stawiania kropek i kratek na marginesach dokumentów. Podobne oznaki wykryto także w dokumentach egipskich, chińskich, perskich i żydowskich. Egipcjanie wymagali potwierdzenia ilości dostarczonego zboża poprzez przedstawienie naocznego świadka i pisemnego pokwitowania. Starożytni Grecy wprowadzili relatywnie zaawansowany system kontroli swoich operacji finansowych, oparty na przyznawanych uprawnieniach oraz niezależnej weryfikacji zapisanych danych. Wprowadzili także 3 fundamentalne zmiany w porównaniu do wcześniejszych systemów:
- obowiązek autoryzacji transakcji finansowych,
- niewolnicy sprawowali pieczę nad dokumentami handlowymi,
- w sytuacjach wątpliwych niewolników poddawano torturom.
Przykłady historyczne:
6. Kontrola i audyt w Polsce.
Najważniejszą instytucją kontroli zewnętrznej w Polsce jest Najwyższa Izba Kontroli.
Pojecie audytu pojawiło się w Polsce na początku lat 90. w odniesieniu do audytu zewnętrznego, wykonywanego przez biegłych rewidentów i tzw. firmy audytorskie. Audyt zewnętrzny, głownie ze względu na warunki akcesyjne, wprowadzony został po raz pierwszy w naszym kraju ustawą z dnia 27 lipca 2001 r.
Wprowadzając zapisy o systemie kontroli finansowej i audytu wewnętrznego do ustawy o finansach publicznych, Ministerstwo Finansów stworzyło od 2002 roku spójny system kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.
Ustawa o finansach publicznych nakłada na każdego kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązek określenia w formie pisemnej procedur kontroli finansowej oraz zapewnienia ich przestrzegania. Przepisy ustawy wskazują również na obowiązek prowadzenia przez organ sprawującej nadzór nad jednostka kontroli przestrzegania realizacji procedur, przy czym kontrola ta ma obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków nadzorowanej jednostki.
Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym opiera się na następujących zasadach:
- prowadzenie audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych jest obowiązkowe,
- audyt wewnętrzny jest prowadzony z zasady przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w tych jednostkach (z wyjątkami dotyczącymi jednostek podległych i nadzorowanych),
- audyt wewnętrzny prowadzony jest tylko przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia,
- system audytu podlega koordynacji – zadania centralnej jednostki harmonizującej wykonuje, co do zasady, Minister Finansów (oraz Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w zakresie środków pochodzących z Unii Europejskiej).
W ustawie o finansach publicznych została określona grupa jednostek, które od 1 stycznia
2002 roku zobowiązane zostały do prowadzenia audytu wewnętrznego, zostały zobowiązane do przesłania Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego (GIAW) planu audytu i sprawozdania z wykonania tego planu.
Zgodnie ze znowelizowaną 27 lipca 2001 r. ustawą o finansach publicznych od 1 stycznia 2002 r. istnieją komórki audytu wewnętrznego w najważniejszych jednostkach administracji rządowej (ministerstwa, urzędy centralne, urzędy wojewódzkie, ZUS, NFZ, PFRON, KRUS i agencje państwowe). Procedurę audytu wewnętrznego określa rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. Ministerstwo Finansów opracowało także ramowy podręcznik audytu wewnętrznego. W lutym 2003 r. Ministerstwo Finansów wydało standardy audytu wewnętrznego, które stanowią podstawę do tworzenia zasad dobrej praktyki dla audytorów wewnętrznych. Standardy audytu wewnętrznego są zgodne z ogólnie przyjętymi międzynarodowymi standardami audytu wewnętrznego wydanymi przez międzynarodową organizację zawodową audytorów wewnętrznych - Instytut Audytorów Wewnętrznych (The Institute of Internal Auditors) oraz przez Międzynarodową Organizację Naczelnych Organów Audytu (INTOSAI).
Na szczeblu centralnym za koordynację kontroli finansowej oraz audytu wewnętrznego odpowiada Ministerstwo Finansów, a w szczególności Główny Inspektor Audytu Wewnętrznego i podległy mu Departament Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego.
W Ministerstwie Finansów zostało utworzone Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych - jednostka, która jest partnerem dla Europejskiego Biura ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Jego zadaniem jest koordynacja i nadzór nad wykorzystaniem funduszy płynących z UE, a także wymiana informacji w związku z ochroną interesów finansowych Polski i UE.
7. Kontrola i audyt w UE.
W Unii Europejskiej nie ma jednolitego modelu kontroli, który obowiązywałby państwa członkowskie. Komisja Europejska określiła jednak oczekiwania wobec krajowych systemów kontroli finansowej w państwach kandydackich. Są one następujące:
Członkostwo w UE wymaga zdyscyplinowania i racjonalizacji wydatków publicznych, dbałości o prawidłowe wykorzystanie środków unijnych oraz przeciwdziałania nadużyciom finansowym.
Komisja Europejska zleciła organizacji SIGMA1 (ang. Suport for Improvement In Governance and Management) opracowanie „Podstaw kontroli finansowej, które posłużyły do oceny sytuacji w dziedzinie publicznej wewnętrznej kontroli finansowej w krajach kandydujących do Unii Europejskiej. Wprowadzono cztery kryteria kontroli:
1) spójną i wszechstronną podstawę ustawową, określającą zasady i sposób funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli finansowej, łącznie z mechanizmami audytu wewnętrznego,
2) właściwe systemy i procedury zarządzania i kontroli finansowej,
3) funkcjonalnie niezależny audyt wewnętrzny z określonym zakresem kompetencji i czynności, działający według powszechnie przyjętych międzynarodowych standardów,
4) systemy zapobiegające i umożliwiające przeciwdziałanie nieprawidłowościom oraz odzyskiwanie utraconych kwot.
Rola audytu wewnętrznego jest niezależna ocena i weryfikacja organizacji Unii Europejskiej. Przejawia się to na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, funkcja audytu wewnętrznego została wprowadzona jako jeden z elementów systemu kontroli wewnętrznej w organizacjach Unii Europejskiej. Po drugie funkcjonowanie audytu wewnętrznego stało się jednym z wymagań lub zaleceń wobec tych podmiotów, które wydatkują środki finansowe pochodzące z budżetu Wspólnot Europejskich. Funkcjonowanie audytu wewnętrznego pozwala, bowiem na systematyczne podejście do oceny i, w efekcie, usprawnień systemów kontroli, których celem jest zapewnienie prawidłowego i wydajnego wydatkowania środków podatników europejskich.
Przedstawiciele Komisji Europejskiej lub ETO (Europejskiego Trybunału Obrachunkowego) mogą wykonywać bezpośredni nadzór nad wykorzystaniem europejskich funduszy.
8. Pułapka innowacyjna (cykl życia organizacji)
Innowacje stają się dzisiaj jedną z najważniejszych broni w walce konkurencyjnej, podstawowym elementem strategii dobrze zarządzanych przedsiębiorstw i to zarówno elementem działania ofensywnego, polegającego na wchodzeniu na nowe rynki, jak i działania defensywnego, chroniącego je przed zagrożeniem ze strony rzeczywistych i potencjalnych konkurentów.
Strategię takich przedsiębiorstw cechuje tzw. dynamizm innowacyjny, który rozumiany jest jako otwarcie się na wszelkiego rodzaju nowości, ciągłe poszukiwanie nowych idei, pomysłów i rozwiązań oraz szybki ich wprowadzanie do praktyki.
Zmiany zachodzące w otoczeniu powodują, że współczesna firma staje wobec realiów, nowych wyzwań i niepewności. Z każdej strony pojawiają się naciski do wprowadzania nowych rozwiązań we wszystkich sferach działalności: produkcji, technologii, marketingu itp. Aby dostosować się do zmian zewnętrznych, firma musi wprowadzać także u siebie różne zmiany i innowacje modyfikujące czy przekształcające jej charakter i naturę, burzyć istniejący ład i porządek, a wprowadzać nowy, pozwalający jej lepiej wypełniać swoje funkcje względem otoczenia.
Wprowadzając różne zmiany o większym czy mniejszym zakresie, firma podejmuje walkę o przetrwanie bądź utrzymanie czy też poprawienie swojej pozycji strategicznej na rynku. Większość z tych zmian ma charakter zewnętrzny. Ich źródłem są naciski z zewnątrz inspirujące lub zmuszające do wprowadzania zmian w firmie. Są też zmiany wewnętrzne, będące rezultatem stabilnych rutynowych procesów, jak też podejmowane z inicjatywy własnej kierownictwa firmy, dostrzegającego konieczność jej przekształcania.
Przedsiębiorstwa, które nie wprowadzają innowacji, wpadają w pułapkę, w której niezdolność do innowacji osłabia konkurencyjność, szkodzi ich pozycji rynkowej i rentowności.
Innowacje nabierają, więc w każdym przedsiębiorstwie swoistego wymiaru, stając się warunkiem aktywności i żywotności przedsiębiorstwa. Jednocześnie są one coraz trudniejszym problemem do rozwiązania, wymagającym wielostronnej analizy. Kadra kierownicza koncentruje się głównie na ich aspektach tech-org., lekceważąc aspekty psychospołeczne, a to właśnie one są szczególnie ważne, gdyż decydują o stosunku do innowacji jej bezpośrednich wykonawców. Wprowadzając innowacje, należy zawsze mieć na uwadze, że dla pracowników siłą napędową jest wizja przyszłości firmy i dążenie jej kierownictwa do poprawy ich sytuacji pracy.
Wprowadzanie innowacji napotyka na swej drodze szereg barier. Możemy do nich zaliczyć:
- obawa pracowników przed utratą dotychczasowego bezpieczeństwa
- brak zrozumienia potrzeby innowacji
- obawa przed popełnieniem błędu
- brak zdolności menedżera do twórczego myślenia oraz brak umiejętności organizacyjnych
Powyższe bariery w znacznej mierze utrudniają kreowanie i wprowadzanie innowacji oraz osłabiają efekty planowanych przeobrażeń. Opór przedsiębiorstwa wobec zmian tkwi głównie w jego podsystemie społecznym, w cechach psychologicznych pracowników i ich wzajemnych interakcjach.
Innowacje są głównym motorem strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Wdrażanie innowacyjności pociąga za sobą występowanie dwóch przeciwstawnych skutków dla firmy pozytywnych i negatywnych.
Pozytywy:
Negatywy:
Przystosowanie przedsiębiorstw do zmian zachodzących w otoczeniu może być funkcjonalne i koncepcyjne. Przystosowanie funkcjonalne polega na zbieraniu informacji o zamierzeniach innych podmiotów w otoczeniu (na rynku) oraz ocenie ewentualnych zagrożeń i niwelowaniu ich skutków. Przystosowanie koncepcyjne polega na skorzystaniu z nowych możliwości, jakie niesie przyszłość i umiejętnym uplasowaniu się we właściwym segmencie rynku z właściwymi wyrobami.
Zmiany mogą wprowadzać tylko menedżerowie kreatywni, którzy dostrzegają i rozumieją potrzebę przekształcenia swojej firmy w organizacje innowacyjną i uczynienia jej zdolną nie tylko do trwania, ale i sprostowania wyzwaniom przyszłości. Najkorzystniejsze są zmiany wprowadzane w sposób zaplanowany, uporządkowany i terminowy, wyprzedzające przyszłe wydarzenia.
9. Wymagania prawne audytora.
§ formalne - określone przez ustawę o finansach publicznych. Zgodnie z art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych audytorem wewnętrznym może być osoba, która:
- ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA)
- ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
- nie była karana za przestępstwo popełnione z winy umyślnej;
- posiada wyższe wykształcenie;
- certyfikaty;
- ukończył aplikację kontrolerską i złożył egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli,
- złożył z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej,
- uprawnienia biegłego rewidenta.
10. Czy audyt to kontrola k...
RNA1