Audit jakości- jest narzędziem pomiarowym, którym organizacja stosuje, jak działa system na ile jest skuteczny.
Norma mówi, że audity należy przeprowadzać po to aby sprawdzić czy wdrożenie systemu jest skuteczne, czy sposób działania jest właściwy, czy metody, którymi się posługujemy są odpowiednie, ale przede wszystkim że dane są efektywne działania mające na celu osiąganie i ustalanie celów.
Czym jest audit?
Według starej definicji:
Audit jest analizą działań systematyczną i niezależną, pod względem jakości, ale nie tylko i mającą trzy główne cele:
1.badanie czy to co robimy jest zgodne z procedurą, z instrukcją (typowa czynność kontrolna)
2. ocena czy to co robimy, robimy to efektywnie, czy nasze działania są rzeczywiście skuteczne, sprawdzamy to co było wcześniej ustalone.
3.na poziomie zarządzania, ocena czy to co wcześniej ustaliliśmy, czy to co zaplanowaliśmy czy jest to wystarczające żebyśmy osiągnęli cele strategiczne.( sprawdzamy czy te ustalenia są odpowiednie)
Są to trzy poziomy na których działamy, są to:
- poziom wykonawczy
- operacyjnego procesu
- program zarządzania organizacją
Możemy dodać czwarty cel- audyt daje nam możliwość wyszukiwania wszystkich sytuacji możliwości doskonalenia procesu.
Według nowej definicji:
Audit jest to proces systematycznie zależny i udokumentowany, proces uzyskiwania dowodów auditu, oraz obiektywnej oceny, przy spełnionymi kryteriami.
Audity mogą odnosić się do różnych form działania – odnośnie systemów jakości ale nie tylko, a przede wszystkim auditujemy procesy, wyroby, jakości usługi.
Wprowadzamy założenie: Audity mają wykonywać osoby które nie są związane z obszarem poddanemu audytowi, nie można auditowć samego siebie, trzeba być niezależnym.
Audit ma wiele celów :
-analiza sytuacji – wysuwanie wniosków, działanie pro-aktywne, działania korygujące.
- działania reakcyjne – naprawcze
Audit jest narzędziem, które ma pomagać auditowanym w doskonaleniu- audit jest analizą nie jest kontrolą.(kontrola jest częścią auditu )
Norma podaje wytyczne – (10011 stare podejście)
-sposób prowadzenia audytu
-kryteria do kwalifikowania audytorów systemu jakości
- sposób zarządzania programami auditu ( planowanie auditu z uwzględnieniem osób odpowiedzialnych za system auditu, w przedsiębiorstwie jest to pełnomocnik, w jednostce certyfikującej, ciała które mają uprawnienia planowania jak często i w jakim zakresie przeprowadzić audit. Te zapisy nas nie obowiązują, mamy nową normę która w dużym stopniu przejęła te zapisy w znacznym stopniu zostały rozszerzone.
Nowa norma: ISO 19011:2002 r.(pierwsza norma zintegrowana- system jakości i środowiska)
Norma zawiera cztery rozdziały
-Zasada auditowania
-powiązania z normami auditu
-kompetencja ustrojów
-zasada udzielania praw auditu
nowa norma jest rozbudowana w obszarze kompetencje audytorów nadzorowanie kompetencji, oraz planowanie auditu, zarządzania programami auditu.
Zagadnienia zawarte w normie ISO19011
- Rozdziały wprowadzające(pierwsze cztery)
-Rozdziały wykonawcze (Rozdział piąty)
- działania wykonawcze
Zaczyna się planowaniem auditu, czyli zarządzania programami auditu, ponieważ od auditu oczekujemy, że zapewnią nam informacje bieżącą.
Programowanie, zasady i odpowiedzialność auditu, monitorowanie i przegląd programu auditu.
-Realizacja auditu(Rozdział szósty)
Rozpoczęcie auditu- czyli ustalenie celu, zakresu auditu, dobór auditora wiodącego,
ustalenie okresu wykonalności,( w jakim czasie),obszary nadzoru, nadzorowanie, co jest przedmiotem auditu. Kolejny krok to przegląd dokumentacji który auditowany przekazał np. księgi jakości, po etapie wstępnym(przygotowawczym) następuje określenie planu auditu, przygotowuje się dokumenty robocze,(formularze- zapisy o niezgodności). Spotkanie otwierające, komunikowanie się w czasie auditu, określenie kto będzie przewodnikiem auditu, , przegląd, realizacja auditu, zbieranie informacji rejestrowaniu czy są one prawdziwe, w końcowej części możemy przystąpić do ustalenia wyniku, wnioski końcowe, spotkanie zamykające gdzie możemy ustalić wynik auditu. Przechodzimy do następnego etapu auditu, przygotowanie raportów audytu, zwykle przygotowuje go, audytor wiodący, raport jest zatwierdzany przez osobę odpowiedzialną za program auditu, raport jest dostarczany osobą przewidzianym,( klientowi zlecającemu proces auditu) i następuje zakończenie auditu.
W wyniku auditu są podejmowane działania po auditowe- działania korygujące, działania naprawcze.
-Kompetencja i ocena auditorów (Rozdział siódmy)
Mamy podane wymagania jaką wiedze mamy do wypełnienia, jakie wykształcenie, jakie doświadczenie, jakie cechy charakteru pozwalają aby być audytorem. Jak również mamy podane zasady utrzymywania i doskonalenie kompetencji. Bardzo ważnym elementem normy jest rozdział ocena auditora, czyli sposób działania, auditorów sfery, która zarządza auditami. Norma ISO 19011- jest to norma która zawiera wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego, są to wytyczne a nie wymagania, to znaczy że nie musimy tego stosować jest to tylko zalecenie, musimy się tylko stosować do tego co jest zawarte w normie ISO 9001- są to wymagania dotyczące systemu zarządzania jakością on jest podstawową normą systemu zarządzania jakością, która zawiera wymagania, mamy również normy innych systemów, odnośnie jak postępujemy.
Najczęściej wdrażane systemy w firmach:
ISO19001 – podstawa systemu
ISO 14001- system zarządzania środowiskowego
PN-N-18001-system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy
System zarządzania informacją
System jakości ( stara definicja)- jest to struktura organizacyjna, złożona z procedury procesu i przede wszystkim z zasobów. (system ma być nie zbyt rozległy, aby był dostosowany do organizacji, nie może być zbytnio rozbudowany- nie możemy tworzyć systemu ponad miarę).
W nowej normie zawarta jest definicja systemu zarządzania jakości.
System zarządzania jakością- jest związane z ustaleniem polityki i celów firmy i jakie cele będą osiągnięte- system zarządzania firmą, musi zaistnieć jedność, bo wszystko co funkcjonuje w organizacji jest związane z jakością.
Jakość(stara definicja)- zbiór własności i zdatności dobra lub usługi , które nadają zdolność zaspokojenia potrzeby klienta zarówno tych stwierdzone i tych oczekiwanych, które pojawią się na rynku.
Jakość (nowa norma)- mówi w jakim stopniu zbiór interesów i właściwości spełniają wymagania. Jakość pozwoli nam określić na ile spełniamy wymagania naszego klienta.
Auditor jakości- jest to osoba, która ma kwalifikacje i upoważnienie do tego aby prowadzić audity jakości.
Audytor wiodący- jest to osoba która kieruje zespołem,( mogą być takie przypadki że auditor wiodący nie bierze bezpośredniego udziału u klienta, ale jest wpisany jako audytor wiodący do całości ).Zawsze musi być wyznaczona osoba wiodąca.
Zespół auditorów- jedna lub więcej osób.
Ekspert techniczny- osoba, która służy zespołowi auditującemu, specjalistyczną wiedzą lub umiejętnościami. Ekspert techniczny nie działa w zespole auditującym jako auditor.
Druga strona auditu- ten który zleca wykonanie auditu, tu może być sam auditowany- zlecamy do jednostki certyfikującej wykonanie auditu u nas, my jako firma mamy swoich dostawców zlecamy audit( sprawdzamy jak nasi dostawcy pracują ), może być niezależna jednostka certyfikująca uprawniona, które mają nadzorować rynek w zakresie spełnienia wymagań tam gdzie występują uregulowania prawne, głównie dotyczących dyrektyw nowego podejścia, jak również występujących szczególnych zagrożeń np. przemysł spożywczy, produkcja nuklearna.
Auditowany- system( organizacja) poddany auditowi.
Podczas auditu zbieramy różne informacje, by móc później napisać opinie zbieramy dowody potwierdzające, że to co stwierdzamy jest prawdziwe, musimy się dowodami posługiwać dlatego że pisząc raport musimy stwierdzić zgodność lub nie zgodność, a sam auditowany może się nie zgodzić, musimy dbać o to żeby mieć pewne obiektywne dowody potwierdzające istotę analizy . Podczas auditu dokonujemy różnych spostrzeżeń, stwierdzenie pewnego faktu, który jest wsparty dowodem, pewne fakty czy spostrzeżenia mogą być niezgodnościami – niespełnienie wymagań gdziekolwiek były by zapisane. W wyniku auditu mamy pewne możemy dokonać oceny na ile kryteria auditu stały się normą. Kryteria auditu są zawsze określone. W wyniku oceny kryteriów powstają wnioski auditu, czyli decyzje czy system jest zgodny czy też nie, przedstawia rekomendacje lub brak rekomendacji, decyzje podejmuje w przypadku auditów wewnętrznych- pełnomocnik.
Program auditu: zbiór auditów który planujemy w określonym czasie.
Plan auditu- jest to konkretny plan działań w konkretnym audicie.
Zakres auditu- ma określony zakres, jest ukierunkowany na jakąś część procesu w określonym czasie.
Kompetencje- wykazane cechy osobowości oraz wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności( doświadczenie praktyczne, wykształcenie)
Audity wewnętrzne-są takim badaniem, które mają nam pozwolić nadzorować zgodność działania z zapisem w dokumentacji , mają odbywać się według planu, mają prowadzić go audytorzy, którzy są nie zależni w stosunku do auditowanych, którzy mają odpowiednie kwalifikacje,
- pozwalają nam oceniać czy nasze plany, nasze działania, jest właściwie zrobione,
- sprawdzamy czy to co zostało ustalone jest realizowane,
-weryfikujemy czy niema możliwości ulepszenia.
Audit zewnętrzny- może mieć różne cele do osiągnięcia, najczęściej dotyczy:
- zgodności z określonymi wymaganiami, które stawia przed nami klient,( badamy element systemu jakości pod kątem zgodności),
- audit zewnętrzny pozwala badać nam jakie osiągamy cele, związane z jakością czy są osiągane i w jakim stopniu, pozwala ocenić skuteczność systemu jakości,
-bardzo często audit zewnętrzny służy do oceny poddostawców,
- weryfikacji okresowej systemu jakości, aby spełnić wymagania, które służą certyfikacji
- ocena pod kontem spełnienia wymagań
Kwalifikacje auditorów- norma ISO 19011 określa:
-wymagania wykształcenia, wymagania doświadczenia. Pierwsze wymaganie mówi nam że co najmniej pełne wykształcenie średnie i dodaje że oprócz wykształcenia średniego trzeba umieć czytać i pisać.
- Ponadto audytor musi mieć umiejętności, które zdobył w czasie szkoleń, a to wszystko powinno być udokumentowane egzaminem,
- musi mieć praktykę zawodową, mówi się o pięcioletniej i czteroletniej w przypadku wykształcenia wyższego, praktyka ma być w pełnym wymiarze pracy, dwa lata w kontroli jakości,
- doświadczenie audytorskie-co najmniej cztery audity minimum dwadzieścia dni trwające.
Cechy audytora:
-inteligencja , stały, dojrzały
- umiejący wnioskować
- umiejący analizować
-zdolność organizacji
- szeroka wiedza z zakresu zarządzania systemami – otwartość spojrzenia z punktów biznesowych
- znajomość normy (ISO 19011, 9000)
-znajomość systemu auditowania
- zasady zarządzania procesami
- musi się orientować w wyrobach których wykonujemy dla organizacji i w procedurach w których zachodzą
- niezależność – nie można ulegać wpływom które mogą wpływać na decyzje auditora
- potrzebna jest wiedza fachowa w danej branży w której auditujemy.
Pożądane cechy audytora:
- komunikatywność
-talent dyplomatyczny
-otwartość
- zdolność do analizy
-sumienność w działaniu
- umiejętność uzasadnienia oceny niezgodności
- elastyczność działania
- obiektywizm
Cechy niepożądane:
- zaślepienie własną wizją systemu
- brak umiejętności kontaktu
- uprzedzenia
Władza audytora:
- auditor zewnętrzny jest gościem, nie powinien demonstrować władzy w sposób nachalny,
-powinien stwierdzić fakty- nie można doradzać, jak to robić, doradztwo jest w ogóle zabronione, może powiedzieć, że należy ten obszar poprawić.
- audytor wewnętrzny- w pewnym stopniu konsultantem być powinien, dlatego że audytor wewnętrzny nie jest po, to aby oceniać, ale jest po to aby pomagać w działaniach, jest tu inna rola auditora ma pomagać w działaniach jakościowych, ma stymulować działania udoskonalające, powinien stale doskonalić swoje kwalifikacje.
Audity generalnie dzielimy pierwszej, drugiej i trzeciej strony- to jest z racji tego, kto ten audit wykonuje.
Drugiej podział na audity zewnętrzne i wewnętrzne. Audit wewnętrzny zazwyczaj jest auditem pierwszej strony, audit zewnętrzny jest drugiej strony u dostawcy i trzeciej strony certyfikujący. W punkcie 2.2 jest zapis o obowiązku przeprowadzania auditów wewnętrznych w celu pomiarów, analizy doskonalenia procesów. W obszarze pomiaru jest również audit wewnętrzny, który musi być wykonywany zgodnie z planem, musi być dokumentacja, zapisy z auditów są jednym z wymogów, jest obowiązek dokumentowania tego co robimy, norma wymienia nam cele, politykę, jednym z zapisów jest audit, w wyniku auditu musimy prowadzić działania po auditowe, a wyniki tych działań są jednymi z danych wejściowych do przeglądu systemu.
Jak często wykonujemy audity?
Norma mówi że audity należy planować w oparciu o status i zapis procesu i wyniki poprzedniego auditu,(musimy, każdy proces ocenić jak jest on ważny, jaki jest jego status, czy jest stabilny, czy nie i następnie czy w wyniku poprzedniego auditu nie pojawiły się problemy z nim związane, czyli weryfikujemy ten proces po przez wyniki z auditu, jest to zasada podstawowa planowania auditu. Oprócz planowanych auditów mogą się pojawić potrzeba auditów poza planowych które będą wynikały z wprowadzenia zmiany sytuacji np. organizacji, zmian zarządzania firmy, będą mogły czy powinny skutkować jakimiś auditami poza planowanymi, sytuacja zmienna, żeby sprawdzać jak te procedury, które wdrożyliśmy jak się sprawdzają.
Audity mogą dotyczyć różnych rzeczy : systemu, procesu, wyrobu w zależności czego będzie audit dotyczyć będ...
misiek.b