WDRAŻANIE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

TEORIA A PRAKTYKA

Na przykładzie systemu ubezpieczeniowego Insurer.

1              System TINY TERM INSURER              3

2              Działanie systemu w wydziałach, w których został zaaplikowany.              4

2.1              Sekcja Likwidacji Szkód              4

2.2              Wydział akwizycji.              7

2.3              Wydział Księgowości i Rachunkowości.              7

3              Po co Insurer ? Przesłanki wdrożenia nowego systemu.              8

3.1              Niedoskonałość stosowanego dotychczas, wybiórczo zaimplementowanego systemu.              8

3.2              Dążenie do zinformatyzowania całego PZU S.A. w celu wprowadzenia jednolitego systemu i stworzenia interakcyjnej bazy danych.              8

3.3              Stworzenie ujednoliconego i łatwo dostępnego dla osób uprawnionych  systemu informacji o klientach.              8

3.4              Usprawnienie pracy.              8

4              Jak wdrażano?  Trochę teorii i praktyki.              9

4.1              Pozyskanie systemu informatycznego.              10

4.2              Charakterystyka prac przygotowawczych              11

4.3              Weryfikacja systemu. Wady i zalety systemu TINY TERM INSURER.              14

4.3.1              Wypłata Odszkodowania.              16

4.3.2              Rejestracja przedmiotu szkody.              16

4.3.3              Rejestracja polisy ubezpieczeniowej.              17

4.3.4              Obciążenia Bonus Malus.              17

4.3.5              Sprawozdania i rejestry.              17

4.3.6              Środowisko pracy.              17

4.3.7              Zalety systemu TINY TERM INSURER              18

5              Czy warto było wdrażać nowy system? Ocena ekonomiczna i społeczna komputeryzacji systemów informacyjnych              18

5.1              Efekty cząstkowe              21

5.2              Efekty globalne              21

6              Bibliografia              22

1         
System TINY TERM INSURER

W 1999 roku w celu wyeliminowania niespójności i różnorodności systemów wykorzystywanych w PZU S.A. oraz konsekwencji płynących z niewielkiego stopnia skomputeryzowania firmy w dobie tak ogromnego postępu został wdrożony nowy system ubezpieczeniowy TINY TERM INSURER, stworzy przez firmę Prokom dla PZU S.A.

Struktura funkcjonalna inspektoratu przedstawiona na schemacie nr 1 stanowiła podstawę do wyodrębnienia w systemie oddzielnych modułów dla poszczególnych działów, co z kolei pozwoliło na rozciągnięcie w czasie procesu wdrożeniowego. I tak w pierwszym etapie zaaplikowano INSURER-a w Sekcji Likwidacji Szkód, w Wydziale Akwizycji (OC i AC pojazdów mechanicznych) i częściowo w Księgowości. Zarówno ubezpieczenia jak odszkodowania majątkowe są nadal obsługiwane za pomocą starych systemów. W przypadku Księgowości, wprowadzenie INSURER-a w celu obsługi ubezpieczeń i szkód komunikacyjnych wymusiło częściowe wdrożenie nowego systemu
w tej komórce i ewidencjonowanie rozliczeń zgodnie z jego zasadami z powodu stworzenia wspólnej bazy danych. Tutaj należy dodać, że ze względu na wielość jednostek terenowych firmy PZU S.A. wdrażanie nowego systemu odbyło się w różnych miejscach w różnym czasie.

Schemat 1: „Struktura funkcjonalna jednostki terenowej na podstawie inspektoratu PZU S.A.
                   w Jaworznie”.
Źródło: Opracowanie własne

2          Działanie systemu w wydziałach, w których został zaaplikowany.

2.1         Sekcja Likwidacji Szkód

              Tutaj system Insurer został wdrożony w celu obsłużenia ewidencji odszkodowań komunikacyjnych i stanowi rozwiniętą bazę danych, w której:

Ø      rejestruje się zaistniałe kolizje,

Ø      dokonuje się wypłaty odszkodowania uczestnikowi kolizji będącemu poszkodowanym,

Ø      obciąża się polisę OC sprawcy szkody, lub polisę poszkodowanego w przypadku Auto Casco.

Rejestracja zaistniałej kolizji wymaga podania następujących danych:

1.        Polisa sprawcy szkody,

Informacje dotyczące numeru polisy, daty zawarcia i okresu obowiązywania, nr rejestracyjnego oraz marki pojazdu, na który zawarte jest ubezpieczenie, oraz danych właściciela polisy. W sytuacji, kiedy ubezpieczający posiada polisę zawartą w inspektoracie, w którym zgłaszana jest  kolizja, dane te są wybierane automatyczne po podaniu zadanych parametrów z bazy, na podstawie informacji dostarczonych przez dział akwizycji.

Miejsce zawarcia oraz grupa ubezpieczenia określają typ szkody:

Ø        712 - szkoda z OC komunikacyjnego osób fizycznych,

Ø        711 – szkoda z OC komunikacyjnego osób prawnych,

Ø        702 – szkoda z polisy Auto Casco osób fizycznych,

Ø        701 – szkoda z polisy Auto Casco osób prawnych.

Każda z wymienionych grup ubezpieczenia posiada odpowiedni podtyp:

Ø        J - polisa zawarta w Inspektoracie PZU S.A. w Jaworznie,

Ø        W – polisa zawarta w Inspektoracie należącym do danego Oddziału Okręgowego,

Ø        Z – polisy zawarte poza Oddziałem Okręgowym w Katowicach[1],

2.      Data kolizji, data zgłoszenia, dane personalne wszystkich możliwych uczestników kolizji.

Tutaj należy dodać, że INSURER ma wbudowaną opcję wyboru z listy typu uczestnika szkody, może to być; poszkodowany, sprawca szkody, właściciel polisy, kierowca, użytkownik, opiekun, warsztat naprawczy, uposażony do odbioru odszkodowania, leasingobiorca.

3.        Dane dotyczące samochodów uszkodzonych w kolizji (przedmiot szkody):

·         W przypadku szkody OC: nr rejestracyjny pojazdu, marka, typ, rok i kraj produkcji, pojemność silnika, nr nadwozia, nr silnika ( tylko dla samochodu poszkodowanego),

·         W przypadku szkody z AC, powyższe informacje rozszerza się o nr silnika,

posiadane zabezpieczenia (np.: alarm, blokada, immobilajzer).

4.                   Przewidywanej rezerwy na wypłatę odszkodowania.

2

Rysunek 1: „Moduł rejestracji szkody”
Źródło: Opracowanie własne na podstawie systemu Tiny Term Insurer.

Kiedy szkoda zostanie w taki sposób zarejestrowana, kolejnym etapem jest dokonanie wypłaty odszkodowania i obciążenie polisy.

Sam proces wypłaty wymaga podania : rodzaju operacji, daty likwidacji szkody, daty wypłaty odszkodowania, osoby, na rzecz której wypłacane jest świadczenie, kwoty wypłaty.

Rodzaj operacji mówi, czy mamy do czynienia z pierwszą wypłatą, czy z kolejną, co może być wynikiem przewyższania kosztów faktycznie poniesionych przez poszkodowanego w związku z naprawą samochodu nad kwotą wypłaconą wcześniej, wyliczoną przez rzeczoznawcę PZU S.A. na podstawie systemu Audatex lub Eutotax. Koszty te jednak muszą byś udokumentowane rachunkami z warsztatu naprawczego.

Jeśli wypłata zostanie prawidłowo zarejestrowana, system pyta, czy zmniejszyć rezerwę oraz czy obciążyć Bonus Malus.

Zmniejszenie rezerwy może zostać przeprowadzone w dwóch wariantach:

Ø    Całkowite wyzerowanie rezerwy, gdy nie przewiduje się kolejnych wypłat. Szkoda zostaje wtedy „zlikwidowana” i insurer przypisuje obciążenie polisy.

Ø    Korygowanie rezerwy tylko o kwotę wypłaconego odszkodowania, która nie jest całkowitą wielkością świadczenia powoduje zmianę stanu szkody ze „zgłoszona” na „zlikwidowana częściowo” i pociąga za sobą dokonanie dopłaty w celu wyzerowania rezerwy i otrzymania stanu „zlikwidowana”.

Właściwe obciążenie Bonus Malus  jest niezwykle istotne dla ubezpieczonego, gdyż tak naprawdę jest to nic innego jak podwyższenie składki ubezpieczenia o jedną grupę (czyli dziesięć procent na trzy lata) w wyniku spowodowania kolizji w OC lub korzystania
z polisy w AC. Tak więc omyłkowe obciążenie polisy powoduje każdorazowo bezpodstawne powiększenie składki ubezpieczenia o kolejne dziesięć procent.

Innym przypadkiem jest odmowa odszkodowania, która następuje w wyniku rezygnacji poszkodowanego z odszkodowania, wartości uszkodzeń niższej niż franszyza ustalona na poziomie jednej drugiej najniższego wynagrodzenia (obecnie 380 PLN) bądź w wyniku nieuzasadnionego zgłoszenie roszczeń, gdy uszkodzenia nie wynikają
z warunków umowy. Wówczas Insurer wymaga od użytkownika podania przyczyny i daty odmowy, oraz danych osoby, której odmówiono. Szkoda zmienia statut na „zlikwidowana” i nie następuje obciążenie Bonus Malus.

2.2        
Wydział akwizycji.

Opisując pokrótce działanie systemu Insurer w Wydziale akwizycji,  należy wspomnieć, że dotyczy on rejestrowania polis Obowiązkowego ubezpieczenia OC i Auto Casco. Rejestracja polisy wymaga podania szczegółowych informacji dotyczących:

Ø      Ubezpieczonego (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, nr pesel, data urodzenia itp...).

Ø      Polisy (numer i seria, data zawarcia, agent zawierający ubezpieczenie, okres obowiązywania, zniżki wynikające z bezkolizyjnej jazdy i taryfa, upust za kontynuację polisy,  franszyza - połowa najmniejszego wynagrodzenia w Polsce), jest to kwota poniżej której PZU S.A. nie odpowiada za powstałe szkody, suma ubezpieczenia, kwota składki, termin płatności itp.).

Ø      Samochodu (nr rejestracyjny, marka, typ, wartość pojazdu w przypadku Auto Casco, data produkcji, kraj produkcji, data pierwszej rejestracji, pojemność silnika, numer silnika, numer nadwozia,  itp...)