organizacja - notatki.doc

Spis treści

Administracja              3

Stanowisko pracy              3

Komórka organizacyjna              3

Struktura organizacyjna              3

Struktura liniowa              3

Struktura funkcjonalna              3

Struktura sztabowa              4

Biuro              4

Zakres typowych czynności administracyjno – biurowych              4

Nośniki informacji              4

Proces decyzyjny              4

Zasady obiegu pism              4

Typowymi punktami zatrzymania              5

Instrukcja kancelaryjna              5

1.)              System dziennikowy              5

System bezdziennikowy              7

Przyjmując pisma              7

Dekretacja              8

Termin prekluzyjny              8

Wysyłanie pism              8

I.              Zasady funkcjonowania biura              9

V.              Organizacja stanowiska pracy z ergonomicznego punktu widzenia              10

BHP w biurze              11

Klasyfikacja rzeczowa akt              12

Kategoria archiwalna              12

Sekretariat              13

a)              Statut spółki              13

b)              Absolutorium              13

c)              Kworum (quorum)              13

Regulamin organizacyjny              13

Ramowy zakres czynności sekretarki              14

Korespondencja dotycząca zatrudnienia              14

Rodzaje pism              14

1)              Styl urzędowy              15

Pisma zatytułowane              16

Pisma zaadresowane              17

Organizowanie spotkań biznesowych              18

05.10.2008

Administracja – działalność organizatorska realizowana przy pomocy aparatu urzędniczego, obejmująca zakres spraw o charakterze publicznym, które są regulowane ogólnie przyjętymi normami prawnymi.

Stanowisko pracy – najmniejsza jednostka organizacyjna w przedsiębiorstwie, w której odbywa się proces pracy, wyróżniająca się wyposażeniem, metodą pracy, warunkami pracy, wykonawcą i rodzajem wyrobów lub usługi.

Komórka organizacyjna – składa się ze stanowisk pracy i ma określone miejsce w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Komórką organizacyjną zarządza kierownik.

Struktura organizacyjna – zależności służbowe i funkcjonalne.

Struktura liniowa – dominują więzi służbowe. Występuje jeden główny kierownik. Podwładni posiadają odrębnego kierownika i od niego otrzymują polecenia i przed nim rozliczają się ze swoich zadań. Strukturę liniową charakteryzuje duży stopień centralizacji decyzji oraz silne powiązania pionowe.

Zalety struktury liniowej:

1.       Jednoosobowe kierownictwo – łatwiejsze określanie kompetencji i odpowiedzialności,

2.       Mniejsza sprzeczność zaleceń,

3.       Sprzyja szybkości podejmowania decyzji,

4.       Łatwiejsza zastępowalność kierowników liniowych

Wady:

1.       Uniwersalizacja kwalifikacji dyrektora osłabia szybkość postępu technicznego i organizacyjnego

2.       Sprzyja dyrektywnemu stylowi kierowania i osłabia innowacyjność oraz motywację pracowników wyższych szczebli

3.       Długie drogi przepływu informacji

4.       Możliwość zniekształcenia informacji.

Struktura funkcjonalna – w tej strukturze wyodrębnione są specjalistyczne stanowiska kierownicze posiadające określone uprawnienia, mogą wydawać polecenia kierownikom niższych szczebli i pracownikom.

Zalety:

1.       Wysokie kompetencje kierowników funkcjonalnych

2.       Większa szybkość podejmowania decyzji

3.       Krótsze drogi przepływu informacji

4.       Większa elastyczność dostosowania się do zmian wewnętrznych i zewnętrznych.

Wady:

1.       Mniej klarowne określenie kompetencji

2.       Mniej jednoznaczne egzekwowanie odpowiedzialności

3.       Niebezpieczeństwo wystąpienia sprzeczności w zleceniach

4.       Trudniejsza zastępowalność kierowników funkcjonalnych.

Struktura sztabowa – liniowo – funkcjonalna. Występują w niej więzi funkcjonalne i są one nałożone na więzi służbowe. W tej strukturze występują doradcy funkcjonalni (specjaliści). Występują na różnych szczeblach zarządzania. Są podporządkowani tylko kierownikom, którym doradzają tworząc razem sztab, kierownicy natomiast sami podejmują decyzję i przekazują podwładnym polecenia.

Zalety:

1.       Jednoosobowość kierowania sprzyja klarowności podziału kompetencji i jednoznaczności w egzekwowaniu odpowiedzialności,

2.       Sprzyja poprawności podejmowania decyzji łącząc zalety szybkości i trafności decyzji,

3.       Elastyczność w dostosowaniu się do zmian.

Wady:

1.       Możliwość wystąpienia konfliktu między doradcą a kierownikiem,

2.       Niebezpieczeństwo przekształcenia się więzi funkcjonalnych w liniowe

3.       Możliwość opóźnienia w podejmowaniu kompleksowych decyzji ze względu na wielopodmiotowość i specjalizację kierowniczą.

Biuro – jest to przygotowane pomieszczenie do opracowywania informacji w postaci dokumentacji oraz do rejestrowania i przechowywania informacji i dokumentów.

Zakres typowych czynności administracyjno – biurowych:

1.       Przyjmowanie korespondencji i informacji,

2.       Rejestracja korespondencji i informacji,

3.       Przekazywanie informacji wewnątrz przedsiębiorstwa,

4.       Opracowywanie informacji,

5.       Gromadzenie informacji,

6.       Wysyłanie informacji na zewnątrz.

Nośniki informacji: wszelkie dokumenty papierowe oraz elektroniczne. Różne informacje są zbierane i tworzona jest własna baza danych. Informacje są segregowane i przekazywane do różnych działów np. inne są dla kierownika, inne dla sekretarki lub konstruktora. Baza danych powinna być tworzona w sposób bardzo dokładny, ponieważ zwykły błąd może zmienić pozycję informacji w bazie, co podważa przydatność użytkową takiej bazy.

19.10.2008

Rola informacji w procesie decyzyjnym

- selekcja

- przetwarzanie (zbieranie, porównywanie)

Proces decyzyjny:

1.       Zebranie informacji

2.       Podejmowanie decyzji dotyczących określonych działań

3.       Przekazywanie decyzji w formie polecenia

4.       Wykonywanie poleceń – jest to działanie

5.       Kontrola, czy są realizowane.

Zasady obiegu pism:

Obieg pisma jest to droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z obiegiem pism wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych.

Komórki te są punktem zatrzymania.

Typowymi punktami zatrzymania są:

1.)    Kancelaria ogólna, która przyjmuje pisma, rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki, oraz wysyła na zewnątrz.

2.)    Sekretariat, który otrzymuje z kancelarii pisma przychodzące i przedkłada je szefowi.

3.)    Szef zapoznaje się z treścią pisma i przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej dla danego pisma.

4.)    Kierownik komórki organizacyjnej dekretuje korespondencję.

5.)    Pracownik, który załatwia sprawę.

6.)    Aprobant, który wyraża zgodę na sposób załatwienia sprawy.

7.)    Hala pisania pism.

8.)    Sekretariat przedkładający korespondencję wychodzącą szefowi do podpisu.

9.)    Kancelaria ogólna, która wysyła pismo.

Liczba punktów zatrzymania powinna być jak najmniejsza i ograniczona do niezbędnych.

W jednym punkcie pismo powinno być tylko raz.

Organizacja obiegu pisma w dużych firmach jest regulowana przez instrukcję kancelaryjną.

Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism.

Ustalony instrukcją sposób wykonywania tych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżnia się trzy systemy kancelaryjne:

1.)    System dziennikowy – polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism przychodzących i wychodzących w dziennikach podawczych zwanych dziennikami kancelaryjnymi. Jednostka stosująca ten system musi posiadać dzienniki podawcze we wszystkich punktach zatrzymania pism.

Wyróżniamy system jednodziennikowy i dwudziennikowy.

2

Dziennik korespondencji