Organizacja i zarządzanie
Rozdział 9– Kontrola jako funkcja zarządzania
9.1 Pojęcie i znaczenie kontroli jako funkcji zarządzania
Kontrola – porównanie tego, co jest wykonywane, lub tego co zostało już wykonane, z pewnym pożądanym wzorcem (systemem norm) oraz korektę takich odchyleń od wzorca, które przekraczają wyznaczony próg tolerancji.
Kierownicy zarządzający całą instytucją lub jej wyodrębnionymi obszarami wykonują funkcję kontrolną po to, by:
§ mieć na bieżąco orientację co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań z obowiązującymi zasadami i planami
§ wiedzieć, czy i kiedy podejmować interwencję w nadzorowane procesy po to, aby powodować eliminację niedopuszczalnych odchyleń od obowiązujących zasad i planów
§ wyjaśniać przyczyny istniejących odchyleń i ustalać sposoby ich eliminacji
§ dokonywać oceny już zrealizowanych zadań i wyciągać wnioski dotyczące następnych cyklów działań
Rozwiązania jakie funkcja kontroli wykorzystuje w ramach pozostałych funkcji zarządzania:
§ funkcja planowania jest dla kontroli źródłem norm w postaci celów, zadań, parametrów ekonomiczno finansowych oraz technicznych
§ funkcja personalna jest dla kontroli źródłem norm w formie wzorców postępowania poszczególnych członków oraz grup w organizacji
§ organizowanie jest dla kontroli źródłem norm w postaci wewnątrz-organizacyjnych zasad działania
Kontrola jest równocześnie elementem każdej pozostałej funkcji zarządzania np. w ramach planowania sprawdzeniu podlega racjonalność procedury i tzw. cech dobrego planu, w ramach organizowania sprawdzeniu podlega poprawność procesu organizowania i jego wytworów, a w ramach funkcji personalnej kontroli i ocenie podlegają zarówno zasady poprawnej konstrukcji systemów motywacyjnych, oceny i awansów. Kontrola jest także źródłem informacji wykorzystywanych w realizacji wszystkich pozostałych funkcji i całego procesu zarządzania.
9.2 Procedura i elementy procesu kontrolowania
Proces wykonywania kontroli powinien przebiegać w sposób uporządkowany. Składa się z następujących etapów:
1. Normy są przekazywane regulatorowi, sensorowi oraz wykonawcom kontrolowanych procesów lub/i produktów
2. Regulator ustala wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego funkcjonowania instytucji
3. Następnie regulator przekazuje te elementy do sfery wykonawczej
4. Wykonawcy w fazie transformacji przetwarzają otrzymane zasoby i wytwarzają produkty
5. Sensor porównuje proces wytwarzania z obowiązującymi normami (kontrola właściwa, kontrola w wąskim znaczenie)
6. Produkty spełniające wymagania normatywne są przekazywane do odbiorców
7. Sensor analizuje wyniki kontroli i przekazuje regulatorowi informację o nieprawidłowościach
Podmioty i inne elementy należy interpretować w następujący sposób:
1. Normy to wymagania odnoszące się do sposobu realizacji działań lub produktów: Typowe formy tych norm to:
§ cele i zadania
§ normy prawne
§ normy przemysłowe
§ wewnątrzorganizacyjne zasady postępowania
§ zasady określonej sztuki (dobrej roboty)
§ wartości społeczno-kulturowe
2. Regulatorami w procesie kontroli są te podmioty wewnętrzne które na podstawie norm dążą do prawidłowego ukształtowania przebiegu procesów w organizacji oraz nadania wymaganych właściwości produktom. W roli regulatorów występują głównie kierownicy.
3. Sensorami są te podmioty, których zadaniem jest sprawdzanie czy procesy i produkty są zgodne z normami, gromadzenie i analizowanie informacji i przedstawianie wniosków i zaleceń usprawniających procesy i produkty. Podmioty te sprawują zatem kontrolę w wąskim znaczeniu.
4. Wykonawcami są członkowie instytucji uczestniczący w procesie transformacji zasobów w produkty końcowe.
5. Produkty mogą mieć charakter wyrobów lub usług.
6. Odbiorcy korzystają z produktów. Celem końcowym kontroli jest doprowadzenie do tego, by produkty organizacji oraz sposób jej działania zostały korzystnie ocenione przez otoczenie.
9.3 Rodzaje kontroli i zakres ich stosowania w zarządzaniu
W procesie zarządzania może występować wiele rodzajów kontroli, różniących się głównie sposobem odgrywania ról przez podmioty zaangażowane w proces kontroli.
9.3.1 Kontrole bieżąca i końcowa.
Kontrola bieżąca polega na sprawdzaniu, czy realizowane na bieżąco procesy są zgodne z obowiązującymi normami, oraz na korygowaniu niedopuszczalnych odchyleń od norm.
Kontrola końcowa polega na sprawdzaniu, czy wykonywane już procesy są zgodne z obowiązującymi normami, oraz na korygowaniu niedopuszczalnych odchyleń od norm.
9.3.2 Kontrole wstępna (zapobiegawcza) i następna
Wcześniej wymienione formy kontroli należą do kategorii kontroli następnej, której istota polega na tym, że sprawdzeniu procesy i zdarzenia, które już całkowicie lub częściowo zostały zakończone.
Kontrola wstępna polega na sprawdzeniu zgodności z obowiązującymi normami zanim zostaną wykonane jakiekolwiek działania
Przedmiotem tego rodzaju kontroli jest hipoteczny przebieg procesów transformacji lub hipoteczny stan produktów.
9.3.3 Kontrole funkcjonalna i instytucjonalna
Istota kontroli instytucjonalnej polega sprawdzeniu zgodności procesów transformacji i produktów z normami przez sensora. Wyłącznym przedmiotem działalności takiego podmiotu jest wykonywanie kontroli.
Kontrola funkcjonowania polega na tym, że jest w całości wykonywana przez kierowników określonych odcinków działalności organizacji oraz podległy im personel.
9.3.4 Kontrole wewnętrzna i zewnętrzna
Wszystkie rodzaje kontroli zaprezentowane powyżej należą do kontroli wewnętrznej, w której podmioty w niej uczestniczące są wewnętrznymi częściami organizacji.
Kontrola zewnętrzna polega natomiast na tym, że w roli sensora występuje jakiś podmiot zewnętrzny. Jej przedmiotem jest przestrzeganie norm szczególne ważnych z społecznego (ogólnogospodarczego) punktu widzenia otoczenia, a zwłaszcza norm prawnych.
9.3.5 Samokontrola
Wykonawcy realizujący procesy transformacji sami wykonują czynności sprawdzające zgodność z obowiązującymi normami, a także podejmują niezbędne czynności korygujące lub inicjują ich podjęcie przez inne podmioty organizacyjne.
Elementarne wymagania dotyczące kontroli:
1. Za sprawność realizacji funkcji kontrolnej w największym stopniu odpowiadają kierownicy, w następnej kolejności podmioty wspomagające kierowników w wykonywaniu czynności kontrolnych, a dopiero na końcu wykonawcy procesów transformacji.
2. Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej powinny być wykonywane w taki sposób, by nie powodowały zakłóceń w realizacji procesów podstawowych.
3. Wynikające z kontroli oceny wewnętrznych podmiotów organizacyjnych instytucji i ich personelu powinny być racjonalnie powiązane z systemem motywacyjnym.
4. System kontroli musi zapewniać równowagę stopnia poszanowania przyjętych w instytucji norm i zasad działania oraz niezbędnej innowacyjności działania.
5. Należy unikać nadmiernej biurokratyzacji kontroli.
9.4 Współczesne koncepcje ujmowania planowania i kontroli jednolitego procesu – elementy contollingu
Controlling jest nowoczesną koncepcją zarządzania instytucją, zakładającą koordynację funkcji planowania, sterowania i kontroli oraz motywowania. Jako proces kompleksowy, w którym łączy się czynności koordynacyjne, informacyjne, planistyczne i kontrolne, jest realizowany przez tzw. zespoły zadaniowe controllingu.
W skład systemu controllingu wchodzą następujące elementy:
§ system informacyjny
§ system planowania, kontroli i sterowania działalnością przedsiębiorstwa
§ system zarządzania jednostkami wewnętrznymi przedsiębiorstwa oparty na centrach zysków
Controlling jest formą funkcji kontroli funkcjonowania najistotniejszych systemów funkcjonowania instytucji. Jego istotę stanowi integracja funkcji planowania, informowania i kontroli.
Podstawowe cech controllingu to:
§ orientacja na cele
§ koncentracja na krytycznych obszarach przedsiębiorstwa i określenie dopuszczalnych odchyleń
§ stała obserwacja wybranych działań i obszarów działalności firmy
§ koncentracja na aspekcie personalnym
§ koncentracja na rachunkowości zarządczej
Controlling strategiczny zajmuje się zapewnieniem długotrwałej egzystencji przedsiębiorstwa poprzez lepsze i wcześniejsze dopasowanie firmy do wymagań otoczenia
Controlling operacyjny ma na celu koordynację procesów implementacji strategii i współdziałanie w ramach tych procesów.
Aby controlling mógł spełniać swoje zadania, zwłaszcza w działaniu praktycznym, należy uwzględnić:
§ przeprowadzenie okresowych przeglądów kadr kierowniczych i pracowniczych
§ analizę efektywności zarządzania
§ unormowanie zasad procedur administracyjnych i kontrolnych
§ uporządkowanie dokumentacji firmy i jej obiegu
§ rozgraniczenie zadań, uprawnień i odpowiedzialności na wszystkich szczeblach zarządzania
§ rozbudowę systemów informatycznych
gusho