Kontrola - proces działania kierownictwa organizacji, którego naczelnym celem jest regulowanie i korygowanie wszelkich czynności dla zapewnienie ich przyszłej sprawności i skuteczności; istotą kontroli jest stwierdzenia, czy wynik działania organizacji jest zgodny z zamierzeniem oraz, czy wszystkie czynności i środki zastosowane w działaniach były potrzebne do osiągnięcia zamierzonego stanu. Jest funkcją zarządzania i równocześnie końcowym etapem cyklu działania zorganizowanego. Polega ona na porównywaniu jakiejś normy z rzeczywistością, jest zorientowana na przeszłość. Normy te noszą różne nazwy i należą do nich różne wzorce, standardy i cele ustalone w wyniku procesu planowania. Z powyższego wynika, ścisła współzależność planowania i kontroli, a więc porównanie tego, co jest z tym, co powinno być. Fazy procesu kontroli (Mockler): wytyczenie standardów i metod pomiaru wyników, ustalenie rzeczywistego stanu działania, pomiar wyników, (proces trwały i powtarzalny, którego częstotliwość zależy od rodzaju działalności); porównanie osiągniętych wyników z ustalonymi standardami (ważne aby umieć odróżnić akceptowane odchylenia od tych poza kontrolą); podjęcia działań korygujących (regulacja działania lub korekta wzorców kontrolnych). Procedura tworzenia systemu kontroli (William Newman): zdefiniować pożądane wyniki, ustalić wskaźniki przyszłych wyników (czyli miary, którymi określony będzie wynik np. zysk), ustalić normy i standardy dla poziomów wyników i wskaźników przyszłych wyników, ustalić sieć przepływu informacji, ocenić informacje i podjąć działania korygujące. Podstawowe funkcje kontroli: ochronna (korygująca) - polega na zabezpieczeniu przed pomniejszeniem sprawności organizacji, najczęściej związana jest z kontrolą instytucjonalna, a więc dokonywaną przez specjalnie do tego powołane komórki lub organy, których obowiązkiem jest kontrola; kreatywna (inspirująca) - pobudzanie działań służących podniesieniu sprawności funkcjonowania organizacji, najczęściej związana z kontrola funkcjonalną, a wiec dokonywaną przez kierownika, dla którego jest to jedno z wielu zadań. Inne funkcje: informacyjna, profilaktyczna, instruktażowa, pobudzająca. Rodzaje kontroli ze względu na jej umiejscowienie względem procesu kontrolowanego: ex –ante (przeprowadzana przed rozpoczęciem procesu kontrolowanego, wstępna), sterująca (bieżąca korekcja odchyleń, zanim proces kontrolowany dobiegnie końca), 0-1 odrzucająca - akceptująca ( określa warunki, które muszą być spełnione, aby działania mogły być kontynuowane), ex -post (kontrola końcowa, pomiar efektów działania). Rodzaje kontroli wyodrębnia się na podstawie kryteriów takich jak: zasoby organizacji, podmiot kontroli, przedmiot kontroli, cechy organizacyjne (funkcjonalna i instytucjonalna), usytuowanie organu kontroli, okres objęty kontrolą, zakres działań kontrolnych, tryb podejmowania kontroli, charakter kontroli. W małych przedsiębiorstwach funkcja kontroli wykonywana jest bezpośrednio przez właściciela - kierownika, który może na bieżąco sprawdzić wszelkie zdarzenia zachodzące w jego firmie. W dużych przedsiębiorstwach kontrola powinna być inaczej zorganizowana, a mianowicie nie może i nie musi dotyczyć wszelkich obszarów firmy. Nadmiar działań kontrolnych, prowadzi do autonomizacji działania jednostek organizacyjnych. Dlatego zaleca się objęcie kontrolą pewnych ważnych obszarów w przedsiębiorstwie. Kluczowymi obszarami kontroli powinny być: finanse, zaopatrzenie, kształtowanie się zapasów, jakość usług, kadry. Controlling: - słowo, które w ostatnich kilku latach w Polsce zrobiło sporą karierę. Wbrew pozorom skojarzeniowym wywodzi się od angielskiego słowa „control”, które oznacza sterowanie, a nie kontrolę („controller” = regulator), chociaż sterowanie bez sprzężenia zwrotnego ( czyli formy kontroli) nie ma większe go sensu. Komórka Controllingu nie jest: Komórką Planowania, chociaż zajmuje się planami finansowymi przedsiębiorstwa, Komórką Analiz Finansowych, chociaż zajmuje się tworzeniem analiz finansowych przedsiębiorstwa, Komórką Kontroli, chociaż zajmuje się kontrolą wydatków w ramach przyjętego planu, Komórką Księgowości, chociaż bardzo blisko z nią współpracuje, Komórką Kosztów, chociaż analiza kosztów jest podstawową informacją dla jej funkcjonowania. Komórka controllingu w przedsiębiorstwie ma za zadanie: współuczestniczyć w wyznaczaniu celów przez Zarząd przedsiębiorstwa i koordynować działania wewnątrz przedsiębiorstwa tak, aby umożliwić osiągnięcie wyznaczonych celów. Controlling - system zarządzania koordynujący procesy planowania, kontroli oraz zasilania w informacje i umożliwiający tym samym sterowanie przedsiębiorstwem z punktu widzenia wyznaczonych celów; controlling nie zastępuje zarządzania, ale wspomagając, opiniując i doradzając czyni je możliwym.
MARRYied