#77 5. Na poczštek Od którego miejsca każe mi Jego Majestat rozpoczšć? - zapytał. Rozpocznij od poczštku - odpowiedział Król z największš powagš - a póniej czytaj, póki nie dotrzesz do końca: wtedy przestań Lewis Carroll Przygody Alicji w krainie czarów" (przekład Macieja Słomczyńskiego) =============================================== Wszystko ma gdzie swój poczštek i projektowanie baz danych nie stanowi tu wyjštku. Interesujšce, że proces ten rozpoczyna się od zdefiniowania wyniku końcowego. To włanie na samym poczštku tworzenia nowej bazy powiniene okrelić cel, jakiemu baza ta będzie służyć. Równolegle z tym celem trzeba też sporzšdzić listę zadań, które Twoja baza powinna spełniać. Uzyskasz w ten sposób punkt odniesienia, niezbędny w budowaniu sprawnego i efektywnego systemu. Prowadzenie wywiadów Wywiady sš niezwykle istotnym elementem procesu tworzenia bazy danych, gdyż koniecznoć ich przeprowadzania występuje na kilku etapach tego procesu. Zakładajšc, że pracujesz dla jakiej organizacji i tworzysz bazę danych, która ma za zadanie ułatwiać pracę Twojš i Twoich kolegów, powiniene prowadzić wywiady w sposób podobny do opisanego. Oznacza to, że w trakcie projektowania bazy wejdziesz w interakcję ze swoimi współpracownikami, kierownictwem oraz - w zależnoci od wielkoci organizacji - dyrektorem. Nawet jeli pracujesz w małej firmie, zatrudniajšcej niewiele osób, lub jeli tworzysz bazę danych dla własnych celów, powiniene prowadzić autorozmowy". Innymi słowy, będziesz grał role jednoczenie indagujšcego oraz indagowanego - odpowiadajšc na swoje własne pytania. Powodem, dla którego wywiady sš ważne, jest to, iż płynšce z nich wnioski majš znaczšcy wpływ na strukturę bazy danych. Przykładowo, podczas pracy nad relacjami #78 czasem trudno jest okrelić właciwy typ uczestnictwa oraz jego stopień dla niektórych tabel. Jedynym sposobem na uzyskanie odpowiednich informacji jest przeprowadzenie rozmów z pracownikami. Wiedza, którš w ten sposób uzyskasz, umożliwi Ci poprawne zdefiniowanie parametrów. Wykorzystujšc wywiad jako narzędzie do zdobywania informacji, będziesz mógł spojrzeć na różne aspekty projektowanej bazy z nowej perspektywy. Pamiętaj jednak, że należy przeprowadzić wszystkie wywiady przewidywane przez proces projektowania, niezależnie od typu czy wielkoci bazy, którš tworzysz - nieuczynienie tego oznacza utratę cennych informacji i może mieć negatywny wpływ na produkt końcowy. Ze względu na rolę wywiadów w procesie projektowania, trzeba nauczyć się je poprawnie przeprowadzać. Prowadzenie rozmowy staje się o wiele łatwiejsze, jeli dysponujesz listš uprzednio przygotowanych pytań. (Wymylanie pytań na poczekaniu" nie jest zalecane, chyba że jeste dowiadczonym projektantem, łatwo nawišzujšcym kontakty). Posiadanie uprzednio sporzšdzonej listy pytań pozwala na pokierowanie rozmowš zgodnie z własnymi potrzebami. Rozmowa taka jest o wiele płynniejsza i cechuje jš większa produktywnoć. Przygotowujšc listę pytań do postawienia podczas wywiadu, powiniene preferować pytania otwarte. Na przykład, pytanie Czy uważa pan, że jakoć naszych usług jest (a) niska, (b) rednia, (c) wysoka?" jest pytaniem zamkniętym. Nie pozostawia ono respondentowi miejsca na wygłoszenie obiektywnej opinii ze względu na ograniczonš możliwoć wyboru odpowiedzi. Co pan sšdzi o jakoci naszych usług?" jest pytaniem otwartym, gdyż daje indagowanemu szansę udzielenia odpowiedzi, która byłaby szczegółowa i obiektywna. Istniejš co prawda sytuacje wymagajšce zadawania pytań zamkniętych, należy ich jednak używać ostrożnie i z umiarem. Uwaga: W następnych rozdziałach opisom wywiadów wchodzšcych w skład procesu projektowania zawsze towarzyszš przykładowe pytania otwarte. Możesz je wykorzystywać jako podstawę do tworzenia własnych pytań na potrzeby danej rozmowy. Prowadzšc wywiady z pracownikami i kierownictwem staraj się stosować kilka podstawowych zasad. Poinformowanie wszystkich uczestników rozmowy o sposobie jej prowadzenia oraz o tym, czego się od nich oczekuje, ułatwi prowadzenie wywiadu, a innym - udzielanie odpowiedzi na pytania. Powiniene również powiadomić każdego uczestnika o temacie dyskusji, o imionach pozostałych uczestników oraz o tym, że dany wywiad jest częciš większego cyklu rozmów na jeden temat. Przede wszystkim jednak musisz uwiadomić wszystkim pracownikom, że Twoje pytania nie majš na celu dokonania potajemnej oceny wyników ich pracy. #79 Oprócz zasad przedstawionych uczestnikom rozmowy, możesz również sam ustalić pewne reguły. Oto kilka sugestii: Wyznacz limit szeć osób na jedno spotkanie. Ograniczona liczba uczestników tworzy milszš atmosferę i ułatwia ludziom branie udziału w dyskusji. Podstawowym problemem zwišzanym z prowadzeniem rozmów w szerokim gronie jest fakt, że skłonnoć poszczególnych dyskutantów do swobodnej wypowiedzi maleje wraz ze wzrostem liczby ludzi uczestniczšcych w spotkaniu. Niektórzy pracownicy obawiajš się wyjć na ignorantów w oczach swoich kolegów, niezależnie od rzeczywistego stopnia ich umiejętnoci. Istnieje więc bardzo poważny powód do ograniczania liczby uczestników wywiadu. :; :jiť Jeżeli to możliwe, prowad oddzielne rozmowy z pracownikami i kierownictwem. Rozdzielenie tych dwóch grup jest słuszne z wielu przyczyn, między innymi ze względu na czynnik strachu" opisany wyżej. Głównym powodem jest jednak to, że każdy z owych zespołów ma inne wyobrażenie o swojej organizacji i sposobie wykorzystywania posiadanych danych. Jeli więc zdecydujesz się na prowadzenie oddzielnych wywiadów z pracownikami i kierownictwem, będziesz mógł lepiej poznać poglšdy panujšce wród przyszłych użytkowników bazy danych. Kolejnym wytłumaczeniem dla dokonania tego rozdziału jest częsty brak porozumienia między pracownikami i kierownictwem w niektórych kwestiach zwišzanych z funkcjonowaniem organizacji. Wzajemne niezrozumienie nie jest czym rzadkim i istnieje duże prawdopodobieństwo, iż konflikty te wyjdš na jaw podczas dyskusji. Skutki mogš być różne: albo doprowadzisz w ten sposób do poprawy stosunków między pracownikami i kierownictwem, albo jeszcze pogorszysz sytuację. Tak czy inaczej, przedłuży to wywiad i zafałszuje jego wyniki. Powiniene więc wykorzystać swojš wiedzę o potencjalnych rozmówcach do podjęcia decyzji, czy rozmowy należy prowadzić razem, czy oddzielnie. Jeli z jakich powodów musisz przeprowadzić wywiad z obydwoma grupami jednoczenie, bšd wiadom potencjalnych konsekwencji tego wyboru. Prowadzšc wywiady z kilkoma grupami ludzi jednoczenie, wyznacz lidera każdej z tych grup. Lider grupy pomoże Ci w efektywnym przeprowadzeniu wywiadu. Jego zadanie powinno polegać na odpowiednim przygotowaniu każdego uczestnika do dyskusji. Ponadto powinien Cię on informować o dodatkowych problemach, które wyszły na jaw przed lub po rozmowie. Podczas samej dyskusji lider grupy może kierować Twoje pytania do właciwych osób. Pamiętaj jednak, że nie powinien on sam udzielać wszystkich odpowiedzi. Przed rozpoczęciem wywiadu poinformuj uczestników rozmowy o jego temacie oraz sposobie prowadzenia. Wiele ludzi boi się wywiadów. Nie lubiš, kiedy stawia się ich w wietle reflektorów" i nie chcš, żeby zadawano im podchwytliwe" pytania. Twoi rozmówcy będš znacznie skłonniejsi do wzięcia aktywnego udziału w dyskusji, jeli wczeniej poinformujesz ich, czego od nich oczekujesz #80 i czego oni powinni oczekiwać od Ciebie. Informacje te przyczyniš się w znacznym stopniu do stłumienia ich obaw. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy wywiadu rozumiejš, iż doceniasz ich udział w dyskusji i że ich odpowiedzi majš ważny wpływ na tworzony projekt. Jest bardzo prawdopodobne, że dowiadczenia z przeszłoci nauczyły pracowników, iż nikt w miejscu pracy nie liczy się z ich zdaniem. Nawet jeli dostarczone przez nich informacje miały kiedy duże znaczenie dla jakiego projektu, jedyne co usłyszeli z ust przełożonych to zdawkowe dziękuję". W zwišzku z tym nie majš oni żadnej motywacji do uczestniczenia w prowadzonym przez Ciebie wywiadzie. Wielu Twoich rozmówców, jeli nie wszyscy, rozpocznie współpracę z takim włanie nastawieniem. Możesz jednak doprowadzić do jego zmiany, jeli dasz pracownikom do zrozumienia, że doceniasz ich udział w projekcie i jeste bardzo zainteresowany wygłaszanymi przezeń opiniami. Upewnij ich, że udzielane Tobie odpowiedzi majš duży wpływ na ostateczny projekt i że stanowiš podstawę dla podejmowanych decyzji. Jeli uwiarygodnisz się przez swojš szczeroć i otwartoć, wówczas ludzie, z którymi będziesz pracował, pomogš Ci na miarę swoich sił. Ułatwi i uprzyjemni to Twojš pracę oraz wprowadzi atmosferę entuzjazmu. Bardzo dobrym pomysłem jest pokazanie podczas drugiego wywiadu, w jaki sposób wykorzystałe informacje otrzymane od uczestników pierwszego. Organizuj dyskusje w dobrze owietlonych pomieszczeniach, z dala od ródeł hałasu, przy dużym stole, na wygodnych fotelach, zatroszczywszy się o kawę i ciastka. Jeli chcesz, aby wywiad był udany, musisz też zadbać o atmosferę, w jakiej się on odbywa. Dobre owietlenie pomieszczenia ułatwi wszystkim czytanie materiałów wykorzystywanych w dyskusji. Duży stół daje każdemu odpowiedniš przestrzeń do pracy, a wygodne siedzenia umożliwiajš skoncentrowanie się na prowadzonej rozmowie. Dobrze jest też mieć pod rękš zapas kawy - ulubionego napoju ludzi interesu - oraz ciastek, ułatwiajšcych wprowadzenie dobrego nastroju. Ludziom myli się łatwiej, jeli majš co, co mogš pogryzać w czasie rozmowy. Jeli nie najlepiej wychodzi Ci szybkie notowanie, powierz to zadanie wykwalifikowanemu współpracownikowi lub uzyskaj od grupy pozwolenie na użycie dyktafonu. Prowadzenie wywiadu ma na celu zebranie od rozmówców informacji na temat ich organizacji, należy więc dysponować dokładnym za...
sliwak