(101 Ways to Better Communication.)
Wstęp
Właśnie w tym momencie na całym świecie ludzie zajęci są prowadzeniem interesów. W chwili, gdy czytasz tę stronę odbywają się tysiące spotkań handlowych. Pracownicy firm wysyłają faksy, redagują korespondencję elektroniczną, otwierają listy, czytają sprawozdania, sporządzają notatki służbowe, rozmawiają z kolegami, przemawiają na konferencjach lub też gawędzą przy kawie lub herbatce. Komunikując się, dokonują przekazu informacji, a komunikacja ta stanowi krwiobieg organizacji gospodarczych. Mimo iż ciągle musimy komunikować się z innymi osobami, to jednak większość z nas nie została do tego celu należycie przygotowana. Zatem każdy z nas może udoskonalić swoje umiejętności.
Niniejsza książka proponuje Doskonalenie komunikacji międzyludzkiej na 101 sposobów. Napisano ją dla ludzi biznesu rozumiejących, jak istotne znaczenie dla ich osobistego sukcesu, a także sukcesu ich firm, ma skuteczna komunikacja. Mimo iż każdy z proponowanych 101 sposobów dotyczy innego aspektu komunikowania się, najwięcej możemy skorzystać, jeśli rozważymy je łącznie.
Gdy czytasz tę książkę, inni ludzie biznesu są - być może -akurat zajęci dyskusją nad swoimi zadaniami, celami, stratami, zyskami, kosztami ogólnymi przedsiębiorstwa, polityką handlową, budżetami, pożyczkami, promocjami, planami strategicznymi, rozwojem produktu, szkoleniem, rekrutacją personelu, technologią, redukcją wymiarów wyrobów, przejęciami firm, globalną konkurencją, spotkaniami towarzyskimi w biurze, rozmieszczaniem biurek, przerwami na kawę lub zaopatrzeniem biura. Wyobraź sobie, jakie mogą być następstwa, jeśli nie jesteś w stanie zrozumieć, o czym się mówi w salach narad, w biurach lub też przy stole w czasie przerwy obiadowej. Wyobraź sobie konsekwencje niezrozumienia Twojego punktu widzenia przez Twoich kolegów lub też niemożności przedstawienia przez nich własnego stanowiska. Gdy zawodzi komunikacja, nawet w takich przypadkach, jak zamawianie papieru do kopiarek czy też tworzenie długoterminowych planów zatrudnienia, zawsze prowadzi to do zamieszania. Rozważmy zatem metody osiągania pomyślnie j szych rezultatów.
Część pierwsza: Komunikacja międzyludzka
- uwagi ogólne
Podczas gdy druga część niniejszej książki zawiera analizę określonych typów komunikacji międzyludzkiej część pierwsza poświęcona jest pogłębieniu rozumienia ogólnych zasad komunikowania się. Proponuje ona rozmaite sposoby opanowania problematyki komunikacji poprzez analizę zasad, teorii, organizacji, języka, postaw i zachowań.
Większość z nas traktuje proces komunikowania się jako coś oczywistego. Są ku temu powody. Przecież robiliśmy to w ciągu całego naszego życia: w domu, w sklepie, w autobusie, na lotnisku, w biurze lub w szkole. Aczkolwiek komunikujemy się cały czas, to nie zawsze udaje nam się to robić z powodzeniem. Że jest to prawdą, możemy sądzić na podstawie tego, jak często słyszymy lub używamy zdań w rodzaju:
„Co rozumiesz przez...?"
„Sądziłem, że powiedziałeś..."
„Czy mógłbyś wyjaśnić ostatnią kwestię?"
„Czy na zebraniu nie stwierdziłeś, że Ty...?"
„Ależ przypuszczałem, że proponujesz..."
„Przepraszam, źle zrozumiałem".
Każde z tych zdań sugeruje, że zawiodła komunikacja, co w każdym biurze stanowi sytuację niepożądaną. Co zatem możesz uczynić, by zminimalizować ten problem?
I
Korzyści płynące z bardziej efektywnej komunikacji
Zacznijmy naszą dyskusję od rozważenia korzyści, jakie zapewnia bardziej efektywne komunikowanie się. Wyjaśnijmy najpierw znaczenie dwóch słów powszechnie używanych w tekście książki: audytorium oraz wiadomość. Audytorium odnosi się do jednej, tysięcy lub więcej osób, z którymi się komunikujesz. Wiadomość odnosić się będzie do idei lub myśli, którą pragniesz podzielić się z Twoim audytorium. Jedną wiadomością może być, na przykład, „dzień dobry", a inną Twoje roczne sprawozdanie dla udziałowców. Zacznijmy więc naszą dyskusję mając na uwadze przyjętą interpretację słów: audytorium i wiadomość.
Sposób l
Oszczędzaj zasoby
Nieskuteczna komunikacja prowadzi do straty czasu i pieniędzy, odbija się na morale personelu oraz wydajności. Z drugiej strony efektywna komunikacja międzyludzka jest źródłem oszczędności czasu i pieniędzy oraz ma korzystny wpływ na ludzi. Rozważmy następujący scenariusz:
W środę Frank obiecuje Loraine, że dopilnuje, by Gary przesłał jej kopię poufnego sprawozdania. Zawiera ono dane które mają być wykorzystane w jej piątkowej prezentacji. Jednak zapomniał powiedzieć Gary'emu, by dostarczył jej sprawozdanie
Jaki jest tego skutek?
Gdy Loraine nie otrzyma sprawozdania, będzie musiała zadzwonić do Franka lub Gary'ego prosząc o jego dostarczenie. Jeśli najpierw zadzwoni do Franka, to prawdopodobnie powie on, że przeprasza i natychmiast go prześle. Jeśli zadzwoni najpierw do Gary'ego, może on nie orientować się, o co jej chodzi. Loraine dalej oczekuje na dane ze sprawozdania, a jej praca ulega opóźnieniu. Gary jest zakłopotany. Ponieważ nie rozmawiał z Frankiem, nie jest pewien, czy Loraine ma prawo dostępu do poufnego dokumentu. Jak z tej sytuacji wybrnąć? Gary musi zatelefonować lub wysłać e-mail do Franka, następnie do Loraine, i z kolei Frank do Loraine. Priorytety ulegają zmianie. Praca zostaje wstrzymana lub przerwana - a wszystko z powodu drobnego zaniedbania w komunikacji międzyludzkiej. Gary jest zakłopotany i zirytowany. Loraine jest zła, sfrustrowana i pod silną presją. Frank ma poczucie winy.
W działalności przedsiębiorstw ciągle spotykamy się z podobnymi scenariuszami. Jesteśmy ludźmi i popełniamy błędy. Wyobraźmy sobie, że każdemu z nas tylko raz dziennie nie udało się dokładnie porozumieć tylko z jednym spośród naszych licznych kolegów. Pomnóżmy te niepowodzenia przez tysiące wzajemnych kontaktów. Skutki owych niedociągnięć lub zakłóceń mogą przyprawić o zawrót głowy. W konsekwencji niezmiennie prowadzi to do odłożenia na później tego, co planowaliśmy zrobić przychodząc rano do pracy. Zostajemy natomiast zaabsorbowani wyjaśnianiem cudzych wiadomości, sprawozdań, notatek, dokumentów lub rozmów telefonicznych.
Dokonajmy zmiany w pierwotnym scenariuszu. Frank poprosił Gary'ego o przesłanie sprawozdania Loraine i Gary rzeczywiście to zrobił. Jednakże po przekazaniu sprawozdania Gary zauważył błąd w tabeli, na stronie 12 - przestawienie niektórych liczb. Co teraz? Czekają nas dodatkowe rozmowy telefoniczne i dalszy wzrost frustracji. Znowu trzeba przepraszać, dokonać korekt, wykonać kopie, odebrać błędne sprawozdania, napisać pisma przewodnie, rozesłać nowe wersje dokumentu oraz przeprowadzić rozmowy wyjaśniające pomyłkę - a wszystko to jest bardzo czasochłonne.
Przypomnij sobie własne doświadczenia:
• Czy kiedykolwiek musiałeś dwukrotnie czytać notatkę, gdyż po pierwszym czytaniu nie mogłeś uchwycić jej sensu?
• Czy kiedykolwiek musiałeś czytać notatkę na głos, starając się ją zrozumieć?
• Czy kiedykolwiek musiałeś dzwonić do kolegów, aby dowiedzieć się, czy zrozumieli, o czym była mowa na zebraniu?
• Czy kiedykolwiek otrzymałeś uzupełniającą notatkę służbową z wyjaśnieniami do poprzedniej?
• Czy kiedykolwiek musiałeś uczestniczyć w nieplanowanym zebraniu zwołanym w celu wyjaśnienia informacji przekazanych w notatce służbowej?
...
annia1263