Podstawowym narzędziem przeznaczonym do zarządzania zadaniami w systemie ISOF, jest moduł o nazwie Zadania. Ponadto ISOF oferuje funkcje kontroli wykorzystania czasu pracy, które pozwalają kontrolować sposób w jaki pracownicy przeznaczają czas pracy na realizację zadań.
Do zarządzania zadaniami w systemie ISOF służą funkcje zawarte w module Zadania oraz zestaw funkcji przeznaczonych do kontroli wykorzystania czasu.
Podstawowym celem modułu Zadania jest wspomaganie zarządzania pracami realizowanymi przez firmę oraz zadaniami poszczególnych pracowników. Dzięki możliwości generowania indywidualnych raportów, ułatwia on również organizowanie własnych prac przez samych pracowników.
Zadania wykonywane przez firmę mogą być dowolnie grupowane i organizowane w strukturę drzewiastą. Mogą być przydzielane indywidualnie lub grupom pracowników, którzy piszą sprawozdania z postępów prac. Dane zgromadzone przez program można następnie analizować na wiele sposobów.
ISOF-Zadania jest aplikacją przeznaczoną przede wszystkim dla firm potrzebujących możliwości zarządzania zadaniami wykonywanymi przez pracowników oraz lepszej kontroli wykonania tych zadań.
Moduł Zadania posiada szerokie możliwości raportowania zadań oraz stopnia ich realizacji w różnych przekrojach. Dostępne są różne zestawienia:
· zestawienie zadań wykonywanych przez pracowników w zadanym okresie czasu w postaci szczegółowej i ogólnej, wraz z podsumowaniami,
· zestawienie szczegółów prac wykazanych dla konkretnego zadania: pracownik, poświęcony czas, daty wykonywania zadania wraz z podsumowaniami,
· zestawienie zadań mówiące o udziale procentowym i godzinowym zadania w ramach całej firmy,
· zestawienie szefa pozwalające raportować wykonywanie zadań w różnych przekrojach: w zadanym okresie sprawozdawczym, dla poszczególnych pracowników, dla poszczególnych klientów (grup), według typu, kategorii, stopnia zaawansowania, cechy zadania.
Wszystkie zestawienia można wydrukować, możliwe jest również sortowanie danych wg określonych informacji.
Moduł zarządzania zadaniami posiada dodatkowo narzędzia wspomagające proces planowania prac w czasie, wraz z możliwością weryfikacji planów. Podczas definiowania zadania określić należy planowany termin wykonania zadania. W ten sposób powstaje plan pracy zarówno dla pracownika jak i zadania. Globalne pokazanie planu pokaże wszystkie zaplanowane prace w podziale na tygodnie, wraz z godzinami. Dzięki temu można planować wykorzystanie dostępnych zasobów w odniesieniu do planowanych oraz wykonywanych prac. Można również zaplanować prace do wykonania w przyszłości. W określonym terminie zadanie pojawi się w terminarzu prac pracownika.
Weryfikacja planu polega na uwzględnieniu w raporcie rzeczywistych godzin przeznaczonych na wykonanie zaplanowanych zadań wraz z zaawansowaniem prac.
Funkcjonalność ta pozwala na zaplanowanie prac poszczególnych pracowników, grup, całego zespołu, również w ujęciu strategicznym, a więc kontrolując zasoby przeznaczane na poszczególne zagadnienia posiadające różne priorytety w firmie.
ISOF oferuje takie funkcje zarządzania czasem pracy, jak log czasu, status użytkowników, raporty.
Log czasu jest funkcją umożliwiającą użytkownikowi włączenie i wyłączenie mierzenia czasu spędzonego w pracy oraz wskazywanie sposobu wykorzystania czasu pracy. Log czasu widoczny jest na ekranie komputera w postaci niewielkiego okna.
Funkcja informowania o statusie użytkowników przedstawia raport dotyczący frekwencji pracowników.
Funkcja generowania raportów pozwala utworzyć raporty ukazujące w różnych przekrojach sposób wykorzystania czasu pracy przez pracowników.
Moduł jest zintegrowany z modułem DMS. Umożliwia to zarządzanie zadaniami również z poziomu DMS oraz wykorzystanie obiegów do pracy z zadaniami. Możliwe jest również przyłączanie różnych dokumentów do zadań.
Mechanizm zarządzania zadaniami zastosowany w ISOF posiada wiele zalet, wśród których najważniejszymi wydają się być łatwość obsługi funkcji oraz usprawnienie zarządzania.
Oferowane przez ISOF funkcje wspomagające zarządzanie są łatwe w obsłudze a zatem ich przyswojenie nie zabiera dużych ilości czasu, nie absorbują także uwagi pracownika podczas korzystania z nich.
Funkcje oferowane przez ISOF pozwalają usprawnić zarządzanie zadaniami pracowników i sposobem wykorzystania czasu.
· Łatwe i sprawne planowanie prac pracowników w różnych działach.
· Pełna kontrola wykorzystania dostępnych zasobów do wykonania strategicznych zagadnień.
· Analiza kosztów prac poniesionych na wykonanie poszczególnych zadań lub grup zadań.
· Dokładna kontrola wykorzystania czasu pracy przez pracowników.
· Integracja z DMS zapewnia obsługę zadań wg zdefiniowanego obiegu.
System ISOF wyposażony jest w funkcje umożliwiające sprawowanie skutecznej kontroli nad sposobem wykorzystywania czasu przez pracowników. Realizację tego zadania umożliwia grupa funkcji przeznaczonych do rejestrowania czasu pracy oraz funkcje związane z rejestracją delegacji.
Do funkcji rejestrowania czasu pracy należy funkcja pomiaru czasu spędzonego w pracy, funkcja informowania o statusie użytkowników (obecny, nieobecny, w delegacji) oraz funkcja tworzenia raportów podsumowujących czas pracy i sposób jego wykorzystania.
Log czasu jest funkcją umożliwiającą użytkownikowi włączenie i wyłączenie mierzenia czasu spędzonego w pracy oraz wskazywanie sposobu wykorzystania czasu pracy. Log czasu widoczny jest na ekranie komputera w postaci niewielkiego okna, przedstawionego na poniższym rysunku.
Za pomocą widocznych przycisków pracownik włącza liczenie czasu pracy, wskazuje kiedy rozpoczyna i kończy przerwę lub wyjście służbowe a na koniec dnia wyłącza liczenie.
Użytkownik pracujący w centrali oraz użytkownik mobilny informowany jest przez log czasu o czasie rozpoczęcia pracy, całkowitym czasie pracy, czasie bez przerw, czasie spędzonym na wyjściach służbowych i przerwach oraz pozostałym czasie przerwy.
Funkcja informowania o statusie użytkowników przedstawia raport dotyczący frekwencji pracowników. Informacje przedstawione są w powyższym okienku.
Dzięki temu, bez odchodzenia od stanowiska pracy, zarówno szef jak i pozostali pracownicy mogą łatwo sprawdzić, czy ktoś jest obecny na swoim stanowisku.
Funkcja tworzenia raportów umożliwia przygotowywanie zestawień podsumowujących czas pracy pracowników.
Użytkownik może określić okres czasu, którego raport ma dotyczyć a także wybrać rodzaj raportu, jaki chce uzyskać (pełny, skrócony, lista obecności).
Rejestracja czasu pracy powiązana jest z systemem zarządzania aktywnościami w module CRM. Wykonując określoną aktywność, pracownik może zarejestrować czas poświęcony na jej realizację. Czas ten jest następnie uwzględniany w module rejestracji czasu pracy.
Moduł pozwala na sporządzenie i wydrukowanie list obecności pracowników. Możliwe jest również zarejestrowanie informacji o zwolnieniu lekarskim, planowanym urlopie, czy innego rodzaju nieobecności pracownika.
Wszystkie te informacje pokazane zostaną na liście obecności sporządzanej na dany miesiąc dla wszystkich pracowników.
Funkcjonalność pozwala również na zarejestrowanie czasu pracy pracowników mobilnych znajdujących się poza firmą. Mogą oni poprzez telefon komórkowy posiadający Java 2.0 zarejestrować się do pracy z miejsca, w którym przebywają. Mogą również wykorzystać inne funkcje moduły, w tym dodatkowo wyszukać pracowników przebywających w pobliżu.
Dzięki temu możliwa jest kontrola oraz raportowanie czasu pracy również tych pracowników, którzy pracują w terenie.
Mechanizm zarządzania czasem pracy w ISOF posiada wiele zalet, wśród których najważniejszymi wydają się być łatwość obsługi funkcji oraz automatyczne rejestrowanie i raportowanie informacji, które w firmach sporządzane są najczęściej ręcznie, w postaci papierowych dokumentów. Moduł nie tylko umożliwia zapis operacji związanych z rejestracją czasu pracy pracowników ale dostarcza wszystkie podstawowe zestawienia, których wykonywanie jest konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy.
· Łatwa i dostępna w każdej chwili kontrola czasu pracy pracowników, w tym pracowników mobilnych,
· Raportowanie ilości godzin pracy i nieobecności pracowników,
· Podstawowe raporty w tym sporządzanie list obecności, planowanie urlopów, rejestr zwolnień lekarskich.
ISOF integruje w sobie mechanizmy wspomagające pracę biura firmy. Dzięki temu biuro wyposażone zostaje w zintegrowany zestaw narzędzi pozwalających wykonywać zadania bez konieczności uruchamiania wielu różnych programów.
ISOF dostarcza bogatego zestawu funkcji wspomagających pracę biura, które umożliwiają zarządzanie informacjami o kontrahentach firmy, wystawianie delegacji pracowników, wystawianie umów-zleceń, zarządzanie dokumentami firmy, prowadzenie rejestru urzędów.
Moduł zarządzania kontrahentami pozwala zarządzać bazą danych o firmach, z którymi firma utrzymuje kontakty gospodarcze. Zakres możliwych działań obejmuje wprowadzanie nowego kontrahenta do bazy danych, modyfikację i uzupełnianie danych o kontrahencie, usuwanie danych oraz wyszukiwanie danych.
Jednym kliknięciem można nawiązać połączenie telefoniczne z kontrahentem, o którym informacje w danej chwili są przeglądane. Jest to możliwe dzięki zintegrowaniu modułu zarządzania kontrahentami z funkcjami telefonicznymi automatyzującymi proces obsługi połączeń telefonicznych.
W oparciu o CRM Aktywności możliwe jest planowanie i organizowanie spotkań dla zarządu, kontrola realizacji spraw oraz gromadzenie ważnych danych, dokumentów lub informacji związanych z terminarzem zarządu.
Dzięki wykorzystaniu funkcji do zarządzania zasobami z modułu CRM, możliwe jest usprawnienie przepływu informacji związanych z dostępem do zasobów firmowych (np. sal konferencyjnych, sprzętu), optymalne planowanie ich wykorzystania, kontrola rezerwacji zasobów w celu uniknięcia ewentualnych kolizji.
Moduł Sekretariat wspomaga obsługę korespondencji firmowej w oparciu o funkcjonalność modułu DMS. Znajdują się tam funkcje umożliwiające prowadzenie zarówno rejestru korespondencji papierowej przychodzącej i wychodzącej, jak również obsługę poczty elektronicznej, faksów, wiadomości głosowych. Możliwa jest również obsługa dokumentów zgodnie z odpowiednio opracowanym obiegiem, usprawniającym przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami i działami firmy.
Moduł DMS dostarcza zestawu funkcji do gromadzenia, porządkowania, wyszukiwania oraz udostępniania różnych dokumentów firmy. Możliwe jest również skanowanie dokumentów a następnie obsługa dokumentów elektronicznych. Dzięki odpowiedniej organizacji gromadzonych dokumentów, szerokiemu zakresowi dostępnych funkcji, możliwe jest sprawne zarządzanie różnymi dokumentami, oraz organizacja i kontrola dostępu do nich.
Moduł zawiera funkcjonalność związaną z przygotowaniem oraz wykonaniem mailingów elektronicznych, związanych z np. promowaniem firmy lub informowaniem klientów o różnych akcjach promocyjnych, nowych produktach i usługach.
Wsparciem dla obsługi korespondencji papierowej lub mailingu właściwego jest funkcja do drukowania nalepek adresowych, wykorzystująca dane zawarte w kartotece kontrahentów, oraz duże możliwości wyszukiwania i grupowania danych kontrahentów i osób kontaktowych.
Moduł udostępnia funkcje do komunikowania się pracowników-użytkowników systemu ISOF. Dodatkowo, możliwość szybkiego sprawdzenia statusu dostępności pracownika pozwala na lepszą organizację wzajemnych kontaktów oraz sprawny przepływ informacji.
Moduł obsługi delegacji pozwala gromadzić, przetwarzać i udostępniać informacje związane z delegacjami pracowników.
Zestaw odpowiednich funkcji pozwala nie tylko systematycznie rejestrować delegacje, ale również sporządzać różnorodne raporty istotnie wspomagające prowadzenie szczegółowej analizy kosztów.
Dane o delegacjach wprowadzane są do systemu przy wykorzystaniu odpowiednio zaprojektowanego, łatwego w obsłudze formularza.
Moduł obsługi delegacji dostarcza rozbudowanej funkcji przeznaczonej do modyfikacji danych o zarejestrowanych wcześniej delegacjach.
Na bazie zgromadzonych informacji utworzone mogą być odpowiednie raporty. Do tego celu przeznaczona jest funkcja raportowania. Udostępnia ona formularz umożliwiający zdefiniowanie zaawansowanych kryteriów wyszukiwania danych. Po zdefiniowaniu kryteriów użytkownik otrzymuje syntetyczny raport zawierający interesujący go przekrój danych.
Moduł delegacji umożliwia definiowanie stawek kilometrowych oraz standardowych odległości między określonymi miastami. Tego typu baza danych znacznie ułatwia i przyspiesza obliczanie kosztów podróży służbowych pracowników.
Moduł raportów pozwala zachować informacje o przebiegach pojazdów a następnie, na podstawie zgromadzonych danych, przygotowywać raporty o przebiegu danego pojazdu w określonym okresie.
ISOF zawiera zestaw funkcji przeznaczonych do zarządzania informacjami o umowach na wykonanie określonej pracy. Za ich pomocą można rejestrować nowe dokumenty tego typu, modyfikować ich treść lub też usuwać z rejestru jak również wystawić dokument przelewu do modułu Kasa-Bank określonej kwoty stanowiącej zapłatę za wykonane prace. Zgromadzone dane pozwalają także przygotować odpowiednie zestawienia na podstawie kryteriów ustanowionych przy pomocy specjalnego formularza.
Funkcja prowadzenia rejestru urzędów pozwala zachować i w razie potrzeby udostępniać, niezbędne informacje o urzędach, z którymi firma współpracuje.
Możliwe jest utworzenie i prowadzenie rejestru samochodów służbowych zarejestrowanych w firmie, wraz ze wszystkimi podstawowymi danymi. Dla każdego samochodu można rejestrować rachunki pokazujące koszty wykorzystania samochodu w pracy, łącznie ze zużyciem paliwa. Dzięki temu dostępny jest szczegółowy rejestr dotyczący kosztów wykorzystania samochodów służbowych. Dodatkowo na podstawie zgromadzonych danych możliwe jest wykonanie zestawienia dotyczącego rozliczenia tzw. EkoPodatku.
Dostarczane przez ISOF rozwiązania wspomagające pracę biura wykazują zalety, do których zaliczyć należy zintegrowaną obsługę funkcji biurowych oraz bogatą funkcjonalność.
Przedstawione powyżej moduły ISOF dostarczają zintegrowanego pakietu funkcji pozwalającego zaspokoić potrzeby zgłaszane przez typowy sekretariat. Połączenie wszystkich tych funkcji w jednym module ułatwia pracownikom przyswojenie funkcji i obsługę tych ...
chomikSGHowy