Vorwort Wer Briefe schreibt, moechte etwas bewirken, moechte fuer sich oder sein Anliegen werben. Missverstaendnisse durch falsch verstandene Informationen treten mit einem Brief nicht so leicht auf. Und ein Anliegen, eine Information oder ein Wunsch hat schwarz auf weiss einfach mehr Gewicht und wird nicht vergessen. Das gilt sowohl fuer den Leser-, Bewerbungs- oder Reklamationsbrief als auch fuer eher persoenliche Briefe. Glueckwunschkarten, Dankschreiben und Genesungswuensche an Bekannte oder den Dienstleister unterstuetzen ein freundliches und verstaendnisvolles Miteinander. Oft ist so ein Brief sogar der Beginn einer Freundschaft. So vielfaeltig die Anlaesse zum Briefeschreiben sind, so unterschiedlich sind auch die geeigneten Formulierungen und Gestaltungsmoeglichkeiten. Doch: Wann benutze ich welche Form? Wie steige ich am besten in den Brief ein? Gibt es Regeln, nach denen ein erfolgreicher Brief aufgebaut sein sollte? Unser Ratgeber gibt Ihnen inhaltliche Gliederungstipps, Formulierungshilfen und Gestaltungshinweise, mit denen Ihnen bald jedes Schreiben leicht von der Hand geht. Viel Freude und Erfolg beim Verfassen Ihres naechsten Briefes wuenscht Ihnen Ihre Deutsche Post AG. PS: Probieren Sie es aus! Der passende Umschlag dafuer liegt schon im Ratgeber. Sie brauchen ihn nur noch zu frankieren und dann ab zum Briefkasten! Hinweis: Die Schreiben in der vorliegenden Broschuere und im Internet stellen Musteranschreiben dar. Sie koennen insofern keine auf jeden Einzelfall bezogene verbindliche juristische Argumentation beinhalten. Sie koennen keine individuelle Beratung bei einem Rechtsanwalt ersetzen. Die Deutsche Post uebernimmt fuer den Inhalt keinerlei Gewaehr in rechtlicher Hinsicht. 2 3 Inhalt Inhalt im UEberblick 6 Norm und Form fuer professionelle Briefe 8 DIN-Norm und Gestaltungstipps 10 Neue Rechtschreibregeln 14 Setzen Sie sich und Ihr Anliegen ins rechte Licht 16 Anfragen ? Informiert durchs Leben 18 Entschuldigung/Krankmeldung/Beurlaubung ? Ein Brief wird erwartet 20 Kuendigung ? Vertraege fristgerecht beenden 22 Bewerbung ? Das Aushaengeschild 26 Leserbrief ? Offen die Meinung aeussern 28 Umzugsmitteilung ? Damit die Post ankommt 30 Zu- oder Absage ? Eine Frage der Hoeflichkeit 32 Verschaffen Sie sich Ihr Recht 34 Beschwerde ? Nicht einfach alles hinnehmen 36 Einspruch/Widerspruch ? Bares Geld wert 38 Mahnung ? Wegen Maengeln und Zahlungspflicht 40 Mietminderung ? Bei Schimmel und Zugluft 42 Reklamation ? Lassen Sie sich nichts gefallen 44 Nehmen Sie sich Zeit fuer andere 46 Dankschreiben ? Einfach nett 48 Einladung ? Macht Spass 50 Genesungswuensche ? Tun gut 52 Glueckwuensche ? Aber gern! 54 Kondolenzschreiben ? Was schreibe ich bloss? 56 Trauerdrucksache/Traueranzeige ? Freunde und Bekannte benachrichtigen 58 Nuetzliche Tipps 60 Porto und Versand 62 Literatur und Adressen 45 AErgert es Sie, wenn Sie einen Brief erhalten und diesen mehrfach kreuz und quer lesen muessen, um zu erfassen, was der Absender Ihnen mitteilen moechte oder was Sie tun sollen? Meist kommt es dazu, wenn das Papier der Schriftfarbe sehr aehnelt, die Schriftgroesse zu klein gewaehlt wurde oder wenn der Brief inhaltlich und gestalterisch nicht klar gegliedert ist. Ein schlecht gestalteter Brief ist jedoch nicht nur schwer zu verstehen, der Unmut des Empfaengers darueber erschwert auch die Durchsetzung Ihrer Interessen und das Bild Ihres Briefes wird direkt auf Sie uebertragen. Um einen solchen Eindruck zu vermeiden, sollten Sie Ihre Schriftstuecke stets leserfreundlich, zweckmaessig und uebersichtlich gestalten. Norm und Form Bei der zweckmaessigen Gliederung Ihres Briefes helfen Ihnen die DIN-Normen 5008 und 676. Einen uebersichtlichen Aufbau erreichen Sie durch Absaetze, Aufzaehlungszeichen und fett gedruckte Woerter. Wenn Sie den Brief per Computer schreiben, nutzen Sie eine moeglichst deutliche Schriftart wie Arial oder Times. Die optimale Schriftgroesse betraegt 10 bis 12 Punkt. Der Zeilenabstand betraegt eine Zeile. Professionell und serioes wirken Sie, wenn Sie fuer offizielle Schreiben weisses Briefpapier und einen neutralen Briefumschlag waehlen. Bei eher persoenlichen Anlaessen wie Danksagung, Glueckwunsch oder Kondolenz verwenden Sie am besten Briefkarten. 67 10,16 cm Briefkopf mit Absenderadresse mit Namen, Anschrift, Telefon-, evtl. Fax-, Mobilnummer, E-Mail 8,5 cm Das Anschriftenfeld mit 3 Zeilen fuer postalische Vermerke (Schriftgrad 6? 6 Zeilen fuer die Empfaengeradresse (Schriftgrad 1 Unternehmen GmbH & Co. Herrn /Frau Ansprechpartner Strasse oder Postfach PLZ Ort Datum 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Betreffzeile (ohne das Wort ?Betreff? zu verwenden) Anrede des Ansprechpartners, wer auf die aeussere Form achtet, macht schon auf den ersten Blick einen professionellen Eindruck und wird ernst genommen. Durch den einheitlichen Aufbau erkennt der Empfaenger ausserdem gleich, worum es geht, und Ihr Anliegen kann schnell bearbeitet werden. Der Brieftext ist in eine Einleitung (ein bis drei verbindliche oder erklaerende Zeilen), den Hauptteil (die klare Beschreibung des eigentlichen Anliegens) und den Schluss (Hinweis auf Vorgehen, Erwartungen und Forderungen) gegliedert. Zur Strukturierung des Textes folgt nach jedem Absatz eine Leerzeile. Die Grussformel am Textende kann je nach Bekanntheitsgrad auch persoenlicher formuliert werden als in diesem Briefbeispiel. Mit freundlichen Gruessen MUWtA, Name des Unterschreibenden (Enthaelt der Briefkopf den Namen, kann diese Zeile entfallen.) PS: Das Postskriptum sollte kurz geschrieben werden und die Laenge von zwei Zeilen moeglichst nicht ueberschreiten. evtl. Anlagen 1,69 cm 5,08 cm 2,41 cm 4 cm 30 Norm und Form Normen fuer professionelle Briefe Was sind die DIN-Normen 5008 und 676? Wie der Duden die Rechtschreibung vorgibt, legen die DIN-Normen 5008 und 676 die einheitliche Gliederung und korrekte Textgestaltung fuer professionelle Briefe fest. ? Den Briefkopf koennen Sie individuell gestalten. Sie sollten aber daran denken, dass er ins Gesamtbild passt und leserlich ist. ? Das Datum steht in der ersten Briefzeile 10,16 cm vom linken Textrand entfernt. Fuer die Schreibung gibt es folgende Moeglichkeiten: ? 4.Jan. 2006 oder 4.Januar 2006 ? 04.01.06 oder 04.01.2006 ? 06-01-04 oder 2006-01-04 ? Das Anschriftfeld umfasst drei Zeilen fuer postalische Vermerke (z. B. ?Einschreiben?, ?Nicht nachsenden!?) und sechs Zeilen fuer die Anschrift. Soll der Brief den Empfaenger ungeoeffnet erreichen, muss dessen Name ueber dem Firmennamen an erster Stelle stehen. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und -land in Grossbuchstaben geschrieben. Innerhalb des Anschriftenfeldes werden keine Leerzeilen geschrieben. ? Im Betreff informieren Sie den Empfaenger in Kurzform ueber Ihr Anliegen. Hier sollten Sie immer ? falls vorhanden ? Aktenzeichen, Referenz- oder Rechnungsnummer angeben. ? Die uebliche Anrede ist ?Sehr geehrter Herr X / Sehr geehrte Frau Y?, ggf. mit akademischem Grad (?Dr.?) und Titel (?Graf von?). Wer den Empfaenger kennt, kann ruhig auch persoenlicher werden und mit ?Liebe Frau Z? einsteigen. ? Im Brieftext beschreiben Sie Ihr Anliegen so genau wie moeglich. ? Grussformel und Unterschrift: ? Klassische Abschluesse sind ?Mit freundlichem Gruss? oder ?Freundliche Gruesse?. ? Kennt man sein Gegenueber, sind ?Herzliche / Viele Gruesse? persoenlicher. ? Unter der Unterschrift kann der Name noch einmal abgedruckt werden. ? Anlage(n) und PS: ? Im Postskriptum (Nachsatz) machen Sie Anmerkungen, die ueber den Inhalt des Briefes hinausgehen bzw. einen wichtigen Punkt betonen. ? Wenn Sie dem Brief etwas beilegen, weisen Sie mit dem Wort ?Anlage? darauf hin. Sie muessen diese aber nicht aufzaehlen. Achtung: Niemals Originale, immer nur Kopien als Anlage mitschicken. 89 Die neuen Rechtschreibregeln Die neun wichtigsten AEnderungen auf einen Blick Die neue Rechtschreibung ? fuer viele immer noch ein Buch mit sieben Siegeln. Damit Sie schnell durch den Dschungel der neuen Regeln finden, haben wir fuer Sie die neun wichtigsten AEnderungen in der Rechtschreibung zusammengestellt. Regel 1 Nach einem kurzen Vokal (Selbstlaut) schreibt man immer Doppel-s. traditionelle Schreibung reformierte Schreibung Kuss Kuss bisschen bisschen (er / sie) isst (er / sie) isst Regel 2 Folgt auf einen kurzen Vokal (Selbstlaut) ein einzelner Konsonant (Mitlaut), so wird dieser in der Regel doppelt wiedergegeben. traditionelle Schreibung reformierte Schreibung numerieren nummerieren Tip Tipp Friteuse Fritteuse Regel 3 Beim Zusammentreffen von drei gleichen Konsonanten (Mitlauten) bleiben alle Buchstaben erhalten. traditionelle Schreibung reformierte Schreibung Schiffahrt Schifffahrt Stilleben Stillleben Sperriegel Sperrriegel Regel 4 Verbindungen von einem Verb (Zeitwort) im Infinitiv (in der Grundform) mit einem zweiten Verb (Zeitwort) werden in der Regel getrennt geschrieben. traditionelle Schreibung floetengehen (= verloren gehen) spazierenfahren reformierte Schreibung floeten gehen spazieren fahren 10 11 Regel 5 In Zusammensetzungen mit Ziffern setzt man einen Bindestrich. traditionelle Schreibung reformierte Schreibung 6jaehrig 6-jaehrig 100prozentig 100-prozentig 3tonner 3-Tonner Regel 6 Tageszeiten nach den Woertern heute, gestern, vorgestern, morgen und uebermorgen werden grossgeschrieben. traditionelle Schreibung reformierte Schreibung heute abend heute Abend gestern mittag gestern Mittag morgen vormittag morgen Vormittag Regel 7 Adjektive (Eigenschaftswoerter) in festen Verbindungen mit einem Substantiv (Hauptwort) werden im Normalfall kleingeschrieben. traditionelle Schreibung reformierte Schreibung das Schwarze Brett das schwarze Brett das Grosse Los das...
Romaniek