027 Kaizen w administracji - Samorząd i Adm - D.Tesler.pdf - Kaizen - metoda małych kroków - Krzysztofx

ZARZĄDZANIE, ORGANIZACJA, NADZÓR

ZARZĄDZANIE

Ciągłe doskonalenie

w administracji publicznej

Istnieją projekty doskonalenia odnoszące się jednocześnie do funkcjonowania całego pań-

stwa. Zaczynając od fizycznego usprawniania miejsc pracy, kończąc na poprawianiu me-

chanizmów, których celem jest efektywna i szybsza obsługa obywateli. Tym sposobem jest

system KAIZEN.

Z systemem KAIZEN możemy zapoznać się na

nie ich. Nie jest to możliwe bez udania się na gemba ,

czyli tam, gdzie te procesy się realizują. Należy zaob-

serwować, jak rzeczy dzieją się w rzeczywistości (a nie

jak wydaje się, że się dzieją) i na podstawie tej obser-

wacji wspólnie z ludźmi realizującymi te procesy wpro-

wadzać zmiany, mające na celu wyeliminowanie mar-

notrawstwa.

Czym jest KAIZEN

KAIZEN to połączenie 2 japońskich słów KAI

– zmiana i ZEN – dobre, co w wolnym tłumaczeniu ro-

zumie się jako zmiana na lepsze lub ciągłe doskonale-

nie. Jednak sama nazwa „ciągłe doskonalenie” nie od-

daje w pełni sensu tego określenia. Jest to doskonalenie

krok po kroku, każdego dnia, dokonywane przez każ-

dego pracownika.

W budowaniu kultury KAIZEN główną rolę odgry-

wają takie określenia, jak:

■ straty – inaczej zwane marnotrawstwem (jap.

muda ) oraz

■ rzeczywiste miejsce tworzenia wartości (jap.

gemba ).

Konieczne jest dostrzeżenie w procesach elementów,

które nie dodają rzeczywistej wartości, i wyeliminowa-

Projekt na Mauritius

Działanie w sektorze publicznym na Mauritius roz-

poczęły się w 2001 r. od bardzo wysokiego szczebla za-

rządzania, czyli od samego prezydenta. Realizację pro-

jektu oparto na modelu 3P (z ang.):

1. Physical workplace improvement – Doskonalenie fi-

zycznego miejsca pracy.

2. Process improvement – Doskonalenie procesów.

3. People involvement – Zaangażowanie ludzi.

Doskonalenie fizycznego miejsca pracy to narzę-

dzie zwane w kulturze KAIZEN 5S. Jest to narzędzie

mające na celu uzyskanie i utrzymanie dobrze zorga-

Wprowadzenie w pracy zasad KAIZEN

pozwala zredukować biurokrację.

gazeta samorządu i administracji nr 11 ● 1.06.2009

przykładzie projektu zrealizowanego na wyspie

Mauritius dla administracji publicznej.

ZARZĄDZANIE, ORGANIZACJA, NADZÓR

1/2 strony

nizowanego, czystego i wydajnego miejsca pracy. Jest

to 5 kroków:

■ selekcja,

■ systematyka,

■ sprzątanie,

■ standaryzacja i

■ samodoskonalenie.

Selekcja to wybranie niezbędnych na stanowisku

narzędzi do pracy (pozbycie się wszystkich tzw. przy-

da-się). Systematyka to odpowiednie ich uporządko-

wanie, np. według częstości używania (najbardziej po-

trzebne i najczęściej używane przedmioty „pod

ręką”). Sprzątanie to także sprawdzanie (wykrywa-

nie usterek, np. sprzętu). Standaryzacja, czyli przy-

jęcie i stosowanie pierwszych dwóch kroków w innych

obszarach. Samodoskonalenie – zwane także samo-

dyscypliną – czyli bycie konsekwentnym w utrzyma-

niu uzyskanych efektów (najlepiej poprzez system au-

dytów 5S).

Doskonalenie procesów to przyjrzenie się im pod

kątem likwidacji lub skrócenia czasu takich marno-

trawstw, jak: czekanie obywateli na obsługę przez urzęd-

nika, uproszczenie zbyt zawiłych procedur czy proce-

sów oraz zaoszczędzenie zasobów.

Zaangażowanie ludzi to pozyskanie urzędników

państwowych do realizacji pierwszych dwóch P.

Wynikiem tak prowadzonych działań w postaci zbu-

dowania świadomości różnicy pomiędzy wartością doda-

ną a marnotrawstwem wśród uczestników projektu, a na-

stępnie już fizyczne zmienianie tych elementów są np.:

■ Wydział Paszportów i Emigracji – skrócenie ocze-

kiwania do 5 min. z 30.

■ Jednostka Zarządzania Ruchem i Bezpieczeństwa

Dróg – zmniejszenie magazynu o 35%, poprzez

stworzenie rodzin produktów i sposobu przechowy-

wania przedmiotów.

■ Poczta – zredukowanie czasu załadunku toreb do

samochodów o 75% (z 45 min do 10).

■ Policja – Wydział Ruchu Drogowego – marnotraw-

stwo oczekiwania zostało skrócone o ponad 50%,

natomiast kolejki z 35–40%, do 5–6%.

Wymienione przykłady pokazują, jak efekty projek-

tu pozytywnie wpływają nie tylko na wewnętrzne dzia-

łanie poszczególnych jednostek, ale także obsługę oby-

wateli.

Okazuje się, że mimo „produkcyjnego” pochodze-

nia narzędzi KAIZEN, można je z sukcesem stosować

nie tylko w firmach typowo usługowych, ale także w ad-

ministracji publicznej.

Warto zacząć od swojego stanowiska pracy i rozpo-

cząć działania doskonalące krok po kroku, a być mo-

że uda się w polskiej administracji publicznej wyelimi-

nować zbędną rozrzutność.

Dominika Tesler

Menedżer Projektów, KAIZEN® Institute Polska

www.gsia.infor.pl

027 Kaizen w administracji - Samorząd i Adm - D.Tesler.pdf

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: