Excel 2010 Visual Quick Tips.pdf

Table of Contents

chapter 1 Making Excel More Efficient

Customize the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Customize the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Export Ribbon Customizations to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Configure Excel to Use the Mouse Wheel for Zooming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Move in a Different Direction When You Press Enter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Automatically Insert a Decimal Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Configure When Excel Warns You About Long Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Pin Excel to the Windows 7 Taskbar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Make a Workbook Faster by Saving it as Binary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Open a New Window for a Workbook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Allow Only Certain Values in a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Apply Text or Formatting to Multiple Worksheets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Quickly Display the Office Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Use Dialog Box Controls to Input Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Check for Accessibility Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

chapter 2 Making It Easier to Manage Workbooks

Increase the Number of Recent Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Open Workbooks Automatically at Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Create a Workspace of Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Specify a New Default File Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Set the Default Font and Font Size for New Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Set the Default Number of Worksheets for New Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Repair a Corrupted Workbook File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Convert a Workbook to a PDF File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Create a Workbook Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Create a New Workbook from an Existing File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Compare Two Workbooks Side by Side. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Check for Features Not Supported by Earlier Excel Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

chapter 3 Customizing Worksheet Presentation

Create Custom Numeric Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Create Custom Date and Time Formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Set the Default Width for All Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Hide Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Create a Custom Fill List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Maximize Work Space by Turning Off Window Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Create a Custom Cell Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Build a Custom Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Create a Custom Color Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Create a Custom Font Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Save a Custom Workbook Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Build a Custom Header and Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Customize the Excel Status Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Minimize the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

chapter 4 Getting More Out of Formulas

Paste a Formula’s Result . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Show Formulas Instead of Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Use a Watch Window to Monitor a Cell Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Use Absolute Cell References in a Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Create an Array Formula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Apply Range Names to Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Create a Link to Another Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Combine Two Ranges Arithmetically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Troubleshoot a Formula by Stepping Through Each Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Skip Data Tables When Calculating Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Turn On Iterative Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Display Text Rather than Error Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Check for Formula Errors in a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Audit a Formula to Locate Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

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