Gromadzenie zbiorów w bibliotece powinno być przemyślane, prowadzone systematycznie oraz planowo. Tylko takie działanie zapewni staranne i dokładne realizowanie zadań biblioteki. Bibliotekarz powinien w związku z tym opracować plany gromadzenia zbiorów:
· perspektywiczny,
· okresowy.
W planie gromadzenia zbiorów powinny zostać uwzględnione: zakupy różnego rodzaju materiałów bibliotecznych, liczby egzemplarzy poszczególnych tytułów, środki finansowe na zakupy oraz przybliżony termin realizacji planu. Liczba nabytków powinna by uzależniona od liczby czytelników, planów rozwojowych biblioteki oraz warunków lokalowych.Planowanie powinno się odbywać na podstawie:
· przeglądu katalogu rzeczowego i półek - pozwala to na stwierdzenie w jakich działach występują braki;
· śledzenia tendencji w nauczaniu oraz w zmieniających się programach nauczania;
· statystyki bibliotecznej - analiza kart książek i innych materiałów pozwoli na ustalenie najbardziej poczytnych tytułów.
Plan perspektywicznyTen rodzaj planu powinien obejmować kompletowanie materiałów bibliotecznych o charakterze uniwersalnym - głównie: wydawnictwa informacyjne, literaturę popularnonaukową i naukową. Plan perspektywiczny powinien ujmować również zwiększanie liczby istniejących tytułów poszczególnych rodzajów materiałów bibliotecznych (jeżeli zachodzi taka potrzeba).
Plan okresowy
Plan okresowy (roczny) powinien określać aktualne potrzeby biblioteki w zakresie uzupełniania zbiorów i obejmować bieżące potrzeby czytelników (mody czytelnicze, nagłe zmiany w programie nauczania itp.). Plan okresowy powinien uwzględniać zakup raczej pojedynczych egzemplarzy. Zakupy większej liczby egzemplarzy wybranych tytułów powinny być ujęte w planie perspektywicznym.
Gromadzenie w bibliotekach odbywa się poprzez:
1. Zakup - podstawowe źródło przyrostu zbiorów. Zapewnia planowany przyrost zbiorów oraz swobodę i racjonalność w doborze materiałów, ale ściśle wiąże się ze środkami finansowymi, których nieregularny dopływ może spowodować nieodwracalne braki w zbiorach.
2. Prenumeratę - głównie czasopism. Ten sposób gromadzenia zapewnia systematyczny i kompletny wpływ kolejnych numerów poszczególnych tytułów, ale wymaga zarezerwowania środków finansowych na kolejny okres prenumeraty (zazwyczaj z dwumiesięcznym wyprzedzeniem).
3. Dary - pozycje otrzymane od instytucji, osób prywatnych oraz przyjęte jako ekwiwalent za materiały zagubione. Dary są istotnym sposobem uzupełniania zbiorów, jednak zupełnie nieprzewidywalnym - zarówno jeśli chodzi o ich częstotliwość, jak i jakość materiałów (niektóre materiały mogą nie odpowiadać profilowi gromadzonych zbiorów, o czym darczyńca nie musi wiedzieć). Tytuły otrzymane w darze, które nie odpowiadają profilowi biblioteki, mogą być podstawą wymiany z innymi bibliotekami.
4. Wymianę - jedną z rzadszych form gromadzenia zbiorów. Podstawą wymiany z innymi bibliotekami mogą być jedynie materiały zbędne lub dublety.
5. Depozyt - najrzadsza z form gromadzenia zbiorów. Depozyt to przekazanie grupy materiałów (określonej w stosownych dokumentach, podających m.in. wykaz wszystkich jednostek) na użytek biblioteki przez osobę prywatną (np. nauczyciela) lub instytucję (np. bibliotekę pedagogiczną). Depozyt może mieć charakter czasowy lub wieczysty (bezterminowy). Materiały biblioteczne powierzone bibliotece w depozyt nie stanowią majątku biblioteki nie podlegają ewidencji.
Planowe gromadzenie zbiorów ułatwia odpowiedni zorganizowany warsztat, na który powinny się składać:
1. Księgozbiór podręczny - obejmujący wybrane wydawnictwa informacyjne (głównie z zakresu wiedzy o książce, informatory o bibliotekach i instytucjach wydawniczych, księgarskich), literatura fachowa z zakresu bibliotekarstwa oraz wydawnictwa będące źródłami informacji bibliograficznej o piśmiennictwie (czasopisma fachowe - księgarskie, wydawnicze i bibliotekarskie, plany wydawnicze poszczególnych wydawnictw, źródła dostępne w Internecie).
2. Kartoteki.
· Kartoteka zakupu - zbiór fiszek (kartek) zawierających adnotowane opisy bibliograficzne dokumentów, które mają zostać zakupione do biblioteki. Kartoteka zakupów powstaje w wyniku przeglądania źródeł informacji bibliograficznej o piśmiennictwie lub decyzji podjętej w czasie przeglądania nowości, np. w księgarni. W tym typie kartoteki można stosować następujące rozdzielacze: "Zamówienia wstępne", "Zamówienia po przeglądzie z autopsji", "Zakup zrealizowany częściowo", "Zakup zrealizowany".FiszkaKartoteka kontynuantów - zawiera fiszki z informacjami o wydawnictwach wielotomowych, które ukazują się w różnych odstępach czasu lub w różnej kolejności, przez co ich gromadzenia może sprawiać kłopot.Kartoteka pozwala na szybkie zorientowanie się w brakach dokumentów wieloczęściowych.Fiszka
· Kartoteka dezyderatów - zbiór fiszek zawierających życzenia czytelników - zamówienia na określone pozycje. Kartoteka może zawierać również fiszki - sporządzone przez samych bibliotekarzy - z informacjami o materiałach, których zakup będzie możliwy w późniejszym terminie (ze względu, np. na finanse lub niezgodność tematu dzieła z profilem biblioteki).Fiszka
· Kartoteka kontrahentów - zbiór fiszek z danymi teleadresowymi instytucji, w których biblioteka dokonuje zakupów lub prenumeraty materiałów bibliotecznych.
Każda biblioteka - jako placówka publiczna, która jest zobowiązana do przestrzegania Ustawy o zamówieniach publicznych - powinna wybrać takich dostawców materiałów bibliotecznych, którzy okażą się najtańsi i najsolidniejsi.
1. KsięgarnieKsięgarnie są podstawowym miejscem zakupów do bibliotek szkolnych. Duża konkurencja na rynku księgarskim zachęca do wybrania jednej księgarni i nawiązania z nią długofalowej współpracy, która dla biblioteki może okazać się bardzo korzystna. Współpraca z zaprzyjaźnioną księgarnią może zaowocować m.in.:
· rabatami i zniżkami, a także sponsorowaniem bibliotek,
· zamawianiem książek niebędących obecnie w asortymencie księgarni,
· dostawą planów i katalogów wydawniczych oraz prospektów wydawców;
· możliwością regulowania rachunków przelewem,
· odkładaniem dla biblioteki ciekawych tytułów.
2. Księgarnie wysyłkoweTen rodzaj księgarń znajduje ostatnio coraz większą rzeszę odbiorców. Dla bibliotek (zwłaszcza przy jednoosobową obsadą) jest to z pewnością wygodne miejsce dokonywania zakupów. Jednak w tym wypadku trzeba liczyć się z opłatami pocztowymi za paczki.
3. HurtownieHurtownie nastawione na sprzedaż wielu egzemplarzy jednego tytułu są z reguły niechętnie nastawione do klientów kupujących pojedyncze tytuły i egzemplarze. Jednak przy zakupie większej liczby egzemplarzy na pewno warto negocjować i dążyć do ustalenia specjalnych zasad dotyczących dokonywania zakupów, cen i rabatów.
4. WydawnictwaWydawnictwa czasami są jedynymi miejscami zakupu materiałów, zwłaszcza jeśli chodzi o tytuły unikatowe, kierowane do wybranego, zawężonego kręgu odbiorców. W tym wypadku należy również liczyć się z dodatkowymi opłatami pocztowymi.
5. Dystrybutorzy prasyZ usług kolportera prasy warto skorzystać przy zamawianiu prenumeraty większej liczby tytułów prasy i czasopism ze względu na upusty, które można wynegocjować - wiąże się to jednak z jednorazowym wydaniem większej kwoty. Również poczta oferuje prenumeratę, a także poszczególni wydawcy, którzy dodatkowo oferują np. darmowe egzemplarze lub dostęp do internetowego archiwum. Nierzadko cena prenumeraty u wydawcy jest niższa.
6. InternetTo miejsce dokonywania zakupów staje się ostatnio bardzo popularne. Coraz więcej wydawnictw posiada swoje strony WWW, na których przedstawiona jest aktualna oferta wydawnicza z możliwością złożenia zamówienia. Pojawiają się również internetowe sklepy (również księgarnie) oferujące oprócz książek coraz więcej dokumentów audiowizualnych oraz elektronicznych. Dla bibliotek jest to z pewnością wygodne miejsce dokonywania zakupów, ale korzystając z tej możliwości, trzeba liczyć się z opłatami pocztowymi za paczki. Duże księgarnie (zwłaszcza zagraniczne) oferują zniżki przy regulowaniu płatności kartą kredytową.
Iwa.4