Negocjacje - współcześnie najbardziej rozpowszechnione narzędzie rozwiązywania konfliktów, sporów, problemów zarówno w handlu, przedsiębiorstwie, rodzinie itp. Jest narzędziem kierowania ludźmi. Negocjacje to sposób komunikowania się stron gdy oczekują one, że porozumienie przyniesie im większą korzyść niż działania bez porozumienia. Do negocjacji przystępują strony , których interesy są sprzeczne ale w jakimś zakresie są również wspólne. Celem negocjacji powinno być porozumienie, nie zaś odniesienie absolutnego zwycięstwa. Negocjatorzy powinni szukać wspólnie rozwiązania problemów, które zadowoli obie strony.
Negocjacje z łac. negotium ( neg - nie, otium - bezczynność) - nie bezczynność, duży wysiłek, interes, zobowiązanie, trudna sprawa
Umiejętności negocjatora:
- komunikowania - zadawanie pytań i słuchanie
- zachowań asertywnych - stanowczość , która nie rani, umiejętność ochrony swojego interesu bez narażania interesów drugiej strony osoby. Dawanie prawa do dawania asertywności drugiej osoby. Asertywność - uległość, asertywność nas kreuje jako osoby kompetentne
- tworzenie tzw subiektywnego wrażenia siły - zwrócenie uwagi na postawę, otwarta sylwetka
- aspiracje - im wyższe tym łatwiej negocjator wygrywa
- siła negocjatora - bierze się z następujących źródeł: wiedza ogólna i szczegółowa negocjatora, doświadczenia, osobowość, wiek, płeć ( kobiety jako słuchacz lub obserwator, dojrzą szczegóły, mężczyźni - myślą globalnie; stron stereotyp kobiety jest negatywny; kobiety wykorzystuje się do manipulacji), wykształcenie, kreatywność (umiejętność przystosowania się do każdej sytuacji), empatia ( umiejętność wczuwania się w sytuację drugiej osoby), pozycja w firmie negocjatora, pozycja firmy w otoczeniu.
W negocjacji należy zawsze uwzględnić:
- obustronność korzyści uzasadnionych
- uczciwość negocjatorów oraz trwałość kontaktów
- przydatność społeczna
- sprawność prowadzenia negocjacji
- pogłębienie dobrych stosunków między pertraktującymi stronami
Negocjacje należy podejmować gdy:
- obie strony są gotowe do zawarcia porozumienia, czyli występuje wspólny obszar zainteresowań a także chęć zawarcia porozumienia
- istnieje między stronami zarówno konflikt jak i zgodność
- dysponuje się wystarczającymi kompetencjami decyzyjnymi
- jest się przygotowanym do prowadzenia negocjacji:
* przygotowanie wąskie - przygotowanie informacji dotyczące tylko firmy lub przedmiotu negocjacji
* przygotowanie szerokie - przygotowanie informacji o firmie oraz przygotowanie samego siebie
Rozważając przygotowanie do negocjacji należy rozpatrywać następujące elementy:
1) gotowość do zawarcia umowy - musi występować minimum dobrej woli
2) muszą istnieć zarówno interesy sprzeczne jak i wspólne
3) sprawdzamy poziom kompetencji oraz posiadane pełnomocnictwa partnera jak również i własne
4) jakiego rodzaju wystąpiło przygotowanie do negocjacji
5) ograniczmy poziom emocji, pamiętamy, że nie może być wysoki
6) czy istnieje szansa na porozumienie
Przygotowanie wąskie:
- ogólne rozpoznanie sytuacji
- określenie celów negocjacji
- zestawienie wariantów pozwalających zachowanie elastyczności
BATNA - analiza alternatyw, najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia. BATNA - umacnia twoją siłę jako negocjatora
3 poziomy negocjacji:
1) to co chciałbym uzyskać - POZIOM NAJLEPSZY
2) POZIOM SŁUSZNY, SPRAWIEDLIWY
3) POZIOM NAJGORSZY, KTRÓRY JESTEM W STANIE PRZYJĄĆ
- zastawienie ważniejszych argumentów - przewidywanie argumentów strony przeciwnej
- wybór właściwej strategii postępowania
- zoorganizowanie zespołu negocjacyjnego, jeżeli mamy do czynienia z negocjacjami zbiorowymi
Jeżeli jesteśmy organizatorami negocjacji to musimy przygotować:
- wybór miejsca rozmów i jego przygotowanie; wybór terminu - teren u siebie, u negocjatora, wybór neutralnego miejsca, za pomocą środków technicznych= internet
U SIEBIE - czujemy się pewnie, techniki możemy zastosować manipulowanie, możemy zastosować regułę wzajemności - ktoś mi daje coś to ja mu daje tyle samo i więcej, nie wolno nie odpowiedzieć na regułę wzajemności
negatywne - nie można zastosować reguły niedostępności kompetencji ( mamy wszystko na miejscu), nie można zastosować elementu czasowego , gościnność
U PARTNERA - mogę zastosować regułę wzajemności, mogę prosić o czas, można oświadczyć że nie zaprało się dokumentów
MIEJSCE NEUTRALNE - często służą do manipulacji
ŚRODKI TECHNICZNE - łatwość, szybkość, niska cena, brak bezpośredniości
NEGOCJACJE ZESPOŁOWE - musi być lider negocjacji ( lider dzieli role negocjacyjne: słuchacz, obserwator, protokolant, rzeczoznawca)
NEGOCJACJE INDYWIDUALNE
Przebieg negocjacji właściwych:
- otwarcie rozmów które zawiera
1)zwyczajowe grzeczności
2)ustalenie warunków wstępnych procedury rozmów
3)składanie ofert
- prowadzenie rozmów które wymagają takich technik jak:
1) słuchanie
2) zadawanie pytań
3) przeformułowanie stwierdzeń partnera
4) zachowanie milczenia
5) stosowanie humoru oraz umiejętność zadawania pytań otwartych i zamkniętych
- zakończenie negocjacji które musi zawierać podsumowanie i starannie sprawdzenie co zostało osiągnięte
- przyjęcie i podpisanie kontraktu, umowy czy porozumienia końcowego
Błędy myślenia negocjatora:
1) tendencyjność we wnioskowaniu
2) zawężanie spojrzenia
3) uogólnienie
4) wyolbrzymione reakcji
5) egocentryzm
6) myślenie dychotomiczne - biegunowe - dobro zło, czarne białe
7) błędne określenia słowne
8) podejrzliwość
9) czytanie w myślach
Negocjacje formalne i nieformalne
FORMALNE - przystępujemy do negocjacji w określonej firmie, organizacji przy uwzględnieniu wszystkich etapów negocjacji
NIEFORMALNE - odbywają się poza firmą, organizacją a mają na celu rozmiękczanie partnera negocjacyjnego
Podział negocjacji ze względu na styl:
- negocjacje twarde - partnerzy są przeciwnikami, nie pokazujemy danej oferty, twardo stoimy
- negocjacje miękkie - cel ugada, podtrzymywanie kontaktów, traktowanie jak partnera, pokazujemy dolną granicę
- negocjacje kooperacyjne/harwardzkie - negocjacje twardo, partnerów miękko; ustalenie obiektywnych kryteriów negocjacyjnych - dostępność towaru, cena, atrakcyjne oferty)
Torn wyróżnił 3 najważniejsze cechy negocjacyjne:
1) zdolności - umiejętność koncentracji na interesach; dobry negocjator patrzy w daleką przyszłość, wnikliwe badanie propozycji to atakowanie problemu a nie osoby. Tłumaczenie się z faktów i unikanie przesady.
konstruktywne wyrażanie niezgody - nie można zgadzać się na wszystko. Dobry negocjator uzależnia swoje stanowisko a potem je przedstawia. Otwarte mówienie o ideach i uczuciach. Zadawanie pytań. Dobry negocjator zadaje dużo pytań, pyta o wyjaśnienia i uzasadnienia.
Dobry negocjator podsumowuje, zbiera myśli i dane w celu określenia stopnia uzyskanych korzyści.
2) aspiracje - związane są z czynnikami motywacji; im wyżej sięgasz tym dalej zajdziesz. Ludziom bowiem zależy na: osiągnięciu sukcesów, szacunku, uznania dla siebie za owoczesnych, rozwoju własnym oraz świadomości odpowiedzialności i zachowaniu twarzy jako negocjatora, Aspiracje to część osobowości człowieka i mogą mieć różny charakter.
3) siła negocjatora. Siła to umiejętność takiego oddziaływania na drugą stronę aby osiągnąć pełną optymalizację interesów.
Jest to umiejętność przekazywania perswazji oraz wartości przedstawianej oferty. Nasze zachowanie wyznaczane jest na podstawie siły własnej i siły drugiej strony. Bardzo często nasza samoocena powoduje niedocenianie naszej siły a przecenienie siły partnera. Na siłę wpływa umiejętność autoprezentacji. Najsilniejsze wrażenie zrobisz wtedy gdy druga strona będzie myślała, że nie zależy ci na umowie, nie jesteś od niej uzależniony i odwrotnie im bardziej jest widoczne że wynik negocjacji jest dla ciebie ważny tym bardziej zanika twoja siła.
"Rób wszystko w sposób naturalny, zgodnie z prawdą, ale Twoją prawdą, nie usiłuj się pokazywać, nie usiłuj się ukrywać, wzbudzaj zaufanie a ludzie będą ci ufać i sam będziesz ufał sobie."
Rady:
- unikaj negocjacji od 13-15 wtedy większość z nas przeżywa kryzys, niecierpliwi się i jest nerwowa
- zwróć uwagę na rozplanowanie przestrzeni negocjacji
- sprawdź pełnomocnictwo partnerów, sprawdź jaka decyzje mogą podjąć
- wyznaczenie pierwszego prowadzącego, który udziela głosu
- odpręż się przed spotkaniem a będziesz mógł kontrolować emocje
- pamiętaj o pierwszym wrażeniu unikaj wszystkiego co może zniechęcić przeciwko nam - stój, słowa, gesty, zachowanie). Starajmy się aby postrzegano nas jako osobę przekonaną do swojego stanowiska
- nie bądź nieśmiały
- staramy się wykorzystać ujawnione rozbieżności w stosunku do drugiej strony dla swoich celów dlatego poszukaj u przeciwnika swoich sympatyków lub osób najsłabiej przygotowanych do negocjacji i do nich kieruj swoje argumenty
- nie zadawaj pytań które mogą ujawnić twoje niezorientowanie w problemie
- prowadź notatki z rozmów
- pamiętaj o nieformalnych zasadach negocjacji
- porozumienie powinno być honorowane
Techniki radzenia sobie w trudnych sytuacjach:
* IMPAS przełamujemy poprzez:
- zmianę zespołu negocjacji
- zmianę miejsca rozmów
- odwołanie się do strony trzeciej - wprowadzenie mediatora( osoby zaakceptowanej przez strony , ekspert, lider, obiektywność mediatora. Ważne pierwsze wrażenie więc istnieje subiektywność mediatora - przy takiej sytuacji należy zgłosić sprzeciw)
- ponowne przedstawienie rozwiązań. Skutki, alternatywy dla obu stron. Jeśli impas nie został przerwany należy lekko upuszczać. Można przełożyć negocjacje ale należy ustalić od razu termin.
*EMOCJONALNOŚĆ
- nie reagujmy, pozornie przechodzimy na ich stronę
- nie reagujemy, idź na galerie - popatrz na problem z góry
- nie odrzucamy ale przekształcamy
- nie naciskamy ale budujemy złoty most- jak wygramy to..
- nie używamy siły ani uczuć ważna siła argumentów
*MANIPULACJA
- wojna psychologiczna, stosowanie naprzemiennie gróźb i obiecanek
- wojna pozycyjna, eskalacja żądań, powołanie się na nieobecnego partnera
- działania integracyjne poprzez zdobywanie sympatii partnera poprzez wzbudzenie w nich uczuć
- zachowania mahiarolistyczne ( wyrachowanie) - sprawdzaj każdego trzy razy ...jak spr.to spr kolejne..., miej ograniczone zaufanie
tiffarte