system podatkowy i celny.doc

Ewidencja

Paragon

Kasa rejestrująca

Gr.203

Anna Matanina

Anna Lasota

Karolina Wójcik

Michał Sobczyk

Darek Kijak

Marcin Maciejczyk

Ewidencja - wykaz, spis dotyczący np. zatrudnienia czy obrotów. W przedsiębiorstwach najczęściej występującą formą ewidencji jest ewidencja przychodów (sprzedaży) prowadzona w celu ustalenia wysokości podatku dochodowego czy ewidencje sprzedaży i zakupu prowadzone w celu ustalenia wysokości obciążeń z tytułu podatku od towarów i usług. Ewidencja jest wykazem ilościowym, wartościowym lub asortymentowym.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zobowiązani do prowadzenia ewidencji:

Podatnicy opodatkowani na zasadach ogólnych, którzy powierzyli prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów do biura rachunkowego, nie ewidencjonujący obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a także podatnicy korzystający z możliwości przewidzianej w par. 30 rozporządzenia o PKPiR.

Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nie udokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w ustawie o VAT, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Jak powinna wyglądać i co powinna zawierać ewidencja sprzedaży, którą jest zobowiązany prowadzić przedsiębiorca zwolniony podmiotowo z VAT?

Podatnicy VAT są obowiązani prowadzić ewidencję do celów rozliczania VAT, czyli rejestry zakupu i sprzedaży VAT, które zawierają dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Natomiast podatnicy (a przynajmniej część z nich) wykonujący czynności opodatkowane VAT w mniejszym zakresie (do tej pory wyznacznikiem był próg stanowiący równowartość 10 tys. euro, a od 2008 roku będzie to kwota 50 tys. zł) mogą korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego. Oznacza to, że niezależnie od tego, według jakiej stawki winna być opodatkowana dana czynność, oni zastosują wobec niej zwolnienie od VAT. Jednak fakt, że korzystają z takiego zwolnienia, nie oznacza, że są oni całkowicie zwolnieni od powinności podatkowych. Otóż na podatników takich ustawodawca podatkowy nałożył obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży. Wpisy w ewidencji winny być dokonywane za każdy dzień, z tym że nie mogą one być dokonane później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Oczywiście, w porównaniu z ewidencją prowadzoną przez podatników niekorzystających z takiego zwolnienia, ta ewidencja jest w istotny sposób uproszczona.

Nie chodzi bowiem tutaj o wyznaczenie podstawy opodatkowania, a jedynie o zdefiniowanie momentu, w którym wartość sprzedaży przekroczy kwotę uprawniającą podatnika do stosowania zwolnienia podmiotowego. Zastrzec przy tym należy, że ani ustawodawca, ani minister finansów nie wskazuje, w jaki sposób winna wyglądać taka ewidencja (jakie dane powinna zawierać). Stąd stwierdzić należy, że podatnicy dysponują tutaj pewną swobodą.

W szczególności należy wskazać, że podatnicy zwolnieni podmiotowo nie ewidencjonują każdej sprzedaży, a sprzedaż z danego dnia. Jednym słowem zapis może być dokonany w jednej kwocie. Zatem w ewidencji takiej winna znaleźć się rubryka, w której wskażemy dzień (datę) dokonania sprzedaży oraz łączną kwotę sprzedaży danego dnia. Z uwagi na przeznaczenie takiej ewidencji wskazanym jest, aby znalazła się w niej rubryka, w której zamieszczona będzie wartość sprzedaży obliczona narastająco od początku roku.

Oprócz tego, jeżeli oczywiście zachodzi taka potrzeba (bo np. ewidencja prowadzona jest na papierze), warto w niej wskazać dane z przeniesienia (z poprzedniej strony) lub do przeniesienia (na następną stronę). Takie same pozycje (z przeniesienia i do przeniesienia) winny znaleźć się, jeżeli ewidencja prowadzona jest odrębnie dla każdego miesiąca (wówczas przeniesienie dotyczy poprzedniego i kolejnego miesiąca). Na zakończenie należy wskazać, że z uwagi na przeznaczenie takiej ewidencji należy uwzględniać w niej wyłącznie tę sprzedaż, która ma znaczenie dla wyznaczenia prawa do korzystania ze zwolnienia podmiotowego. Przypomnijmy, że do wartości sprzedaży uwzględnianej przy obliczaniu kwoty wyznaczającej istnienie lub nieistnienie uprawnienia do zwolnienia podmiotowego, nie wlicza się odpłatnej dostawy towarów oraz odpłatnego świadczenia usług zwolnionych od podatku, a także towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Trzeba też pamiętać, że w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub prowadzi ją w sposób nierzetelny, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określa wartość niezaewidencjonowanej sprzedaży w drodze oszacowania i ustala podatek przy zastosowaniu stawki 22 proc., bez prawa obniżenia kwoty podatku należnego

Podstawowe pojęcia związane z kasami fiskalnymi

Fiskalizacja kasy - Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
Kasa rejestrująca - Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego.
Numer unikatowy kasy - Jest to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.
Moduł fiskalny kasy - Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.
Pamięć fiskalna kasy - Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.
Paragon fiskalny - Jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej czynności.
Raport fiskalny (dobowy i okresowy) - Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku. 
Wydruk niefiskalny - Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnymi.

Kto i kiedy musi instalować kasę rejestrującą

Zgłoszenie kasy

Podatnicy, którzy w odpowiednim - przewidzianym przepisami - terminie mają obowiązek instalacji kasy fiskalnej, muszą rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są zobowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy rejestrujące, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia.
Rozpoczęcie ewidencjonowania przedłuża odpowiednio okres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.

Urządzenie fiskalne

Na koniec zatrzymajmy się przy kasie rejestrującej jako urządzeniu. Każdy, kto musi ją zainstalować, powinien wiedzieć, że powinna ona spełniać określone prawem wymogi. Kasa rejestrująca jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego. Kasa rejestrująca (nie do zastosowania szczególnego) musi spełniać następujące kryteria i warunki techniczne. Po pierwsze, musi być zbudowana co najmniej z następujących elementów: modułu fiskalnego wraz z pamięcią fiskalną (z tym że w przypadku systemu kasowego pamięć fiskalną musi posiadać każda kasa wchodząca w skład systemu, nie dopuszcza się instalowania pamięci fiskalnej w jednostce centralnej systemu), drukarki paragonowej, wyświetlacza (ekranu, monitora) przeznaczonego do odczytu przez kupującego danych o wartości sprzedaży. Kasa powinna zawierać pamięć fiskalną wbudowaną w części kasy niedostępnej dla użytkownika, umieszczoną w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną w sposób powodujący jej zniszczenie w momencie naruszenia. Dodatkowo kasa musi zapewniać rejestrację w pamięci fiskalnej kasy co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy, 30 zmian stawek podatku od towarów i usług oraz posiadać sygnalizację dopełniania się przy zapisie każdego z ostatnich 30 raportów dobowych. W przypadku obudowy przepisy przewidują szczególne wymogi. Obudowa każdej kasy musi być zabezpieczona plombą ołowianą w sposób powodujący jej zniszczenie w przypadku naruszenia. Ponadto kasa dostarczona podatnikowi musi być zaplombowana plombą ołowianą.
Kasa musi zawierać zabezpieczenia uniemożliwiające likwidację zapisów zawartych w rejestrach i pamięci fiskalnej kasy, w szczególności z powodu braku zasilania, oraz posiadać dwa wyświetlacze, z których jeden musi zapewniać łatwy odczyt wartości sprzedaży przez nabywcę (pojemność znakowa wyświetlacza nie może zawierać mniej miejsc znakowych niż wynosi łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku). Również powinna posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne (akumulatorowe) lub bateryjne (akumulatorowe), które musi zapewnić uzyskanie wydruku minimum 200 paragonów, średnio każdy o zawartości 30 wierszy druku, w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego, z wyjątkiem kas posiadających monitory lampowe. Trzeba też pamiętać, że kasa ma zapewniać prawidłową i bezpieczną pracę w różnych warunkach eksploatacyjnych i nie może zawierać rozwiązań konstrukcyjnych, technicznych i wykonywać funkcji, które mogą prowadzić do nieprawidłowego wyliczania obrotu i kwot podatku należnego.

Sankcje za brak kasy
Podatnicy naruszający obowiązek rejestracji sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących - do czasu rozpoczęcia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, tracą prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 % podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Ponadto w przypadku uchybienia obowiązkowi instalacji kas - podatnik traci prawo do odliczenia od podatku VAT kwoty wydatkowanej na ich zakup (50 % ceny zakupu kasy, nie więcej jednak niż 2 500 zł na kasę).

Awaria kasy
Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwa, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Przechowywanie paragonów fiskalnych

Zgodnie z  art. 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338), kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Tym samym, podatnik może po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy fiskalnej zniszczyć, w sposób trwały, kopie papierowych paragonów tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kas

1) Właściciele wynajmowanych mieszkań nie muszą instalować kas fiskalnych, jeśli dokumentują usługę najmu rachunkami. Rachunki są zrównane z fakturami i jeśli dokumentuje się nimi usługi najmu mieszkań, nie trzeba ewidencjonować ich w kasie.

2) Samochody nie zostały wymienione w § 4 rozporządzenia do ustawy o VAT, dlatego jego dostawa na rzecz osoby fizycznej nie obliguje podatnika do instalacji kasy rejestrującej.

3) Świadczenie usług transmisji danych (dostęp do sieci Internet) dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie jest objęte obowiązkiem ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej w terminie do dnia 30 czerwca 2008 r. Sprzedaż urządzeń telekomunikacyjnych oraz akcesoriów telefonicznych i komputerowych dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jest wyłączona ze zwolnienia z ewidencjonowania.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników[1] paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
a) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika,
b) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
c) numer kolejny wydruku,
d) datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
e) nazwę towaru lub usługi,
f) cenę jednostkową towaru lub usługi,
g) ilość i wartość sprzedaży,
h) wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek,
i) wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
j) łączną kwotę podatku,
k) łączną kwotę należności,
I) kolejny numer paragonu fiskalnego,
m) kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
n) logo fiskalne zgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.