index4.pdf

Architektura korporacyjna zmiena postrzeganie informatyki w urzêdzie

¬ródło: Andrzej Sobczak, 01.03.2009

W chwili obecnej nikt ju¿ nie zadaje „po co” informatyzowaæ administracjê publiczn±. Pojawiaj±

siê jednak pytania: jak to robiæ w sposób efektywny – tak, aby z jednej strony racjonalnie dysponowaæ

¶rodkami publicznymi, a jednocze¶nie, aby powstaj±ce rozwi±zania informatyczne w jak najwiêkszym stopniu

były dopasowane do potrzeb – zarówno urzêdów jak i klientów urzêdów – czyli obywateli,

przedsiêbiorstw oraz jednostek tzw. trzeciego sektora (NGO). Jest to o tyle istotne, ¿e w przeci±gu najbli¿szy

kilku lat polskie urzêdy otrzymaj± z Unii Europejskiej istotne ¶rodki na wdra¿anie szeroko rozumianych

rozwi±zañ IT (w tym równie¿ e-urzêdu).

W poszukiwaniu odpowiedzi na te pytania autor przeprowadził w 2007 roku badania ankietowe, a nastêpnie

pogłêbione wywiady, którymi objêci zostali przedstawiciele wybranych jednostek publicznych. Ich celem było

zdiagnozowanie stanu obecnego w zakresie zagadnieñ zwi±zanych z: rol± informatyki w urzêdach,

sposobami organizacji słu¿b IT w tych jednostkach a tak¿e stosowanymi podej¶ciami do opracowywania

nowych systemów informatycznych na potrzeby administracji publicznej.

Poni¿ej, w punktach, zaprezentowano wybrane wyniki badañ , uzyskane dla analizowanych jednostek:

- ¶redni priorytet informatyki w organizacji (w skali 0-10) respondenci z poszczególnych kategorii urzêdów

ocenili: dla urzêdów marszałkowskich na 6,8, w przypadku urzêdów powiatowych grodzkich na 5,6, urzêdów

powiatowych ziemskich na 4,9, za¶ urzêdów gminy na 5,7;

- ¶redni poziom zło¿ono¶ci rozwi±zañ informatycznych w organizacji (w skali 0-10) respondenci z

poszczególnych kategorii urzêdów ocenili: dla urzêdów marszałkowskich na 5,2, w przypadku urzêdów

powiatowych grodzkich na 6,3, urzêdów powiatowych ziemskich na 5,1, za¶ urzêdów gminy na 5,8;

- badane urzêdy (zwłaszcza ¶rednie i wiêksze) wykorzystuj± w istotnym stopniu dedykowane systemy

oprogramowania, przy czym najczê¶ciej s± one tworzone przez podmioty zewnêtrzne (najczê¶ciej firmy,

rzadziej gospodarstwa pomocnicze); tylko du¿e i bardzo du¿e jednostki (tj. powy¿ej 300 etatów) tworz±

samodzielnie oprogramowanie na własne potrzeby;

- w badanych jednostkach wsparcie realizacji strategii rozwoju organizacji przez systemy oprogramowania ma

stosunkowo niski priorytet jako czynnik uwzglêdniany podczas opracowywania rozwi±zañ dedykowanych;

jednocze¶nie du¿a czê¶æ organizacji deklaruje posiadanie strategii rozwoju; mo¿na sformułowaæ wniosek, ¿e

albo strategie te maj± charakter czysto deklaratywny, albo s± realizowane bez wsparcia rozwi±zañ

informatycznych (co wydaje siê jednak mało prawdopodobne, gdy¿ realizacja celów strategicznych organizacji

zwi±zana jest z obsług± zło¿onych procesów biznesowych, które z kolei musz± byæ wspierane przez systemy

oprogramowania);

- barier± w rozwoju informatyki w urzêdach jest szczupło¶æ zasobów kadrowych; z tego wzglêdu wiêkszo¶æ

podejmowanych prac ma charakter wymuszony – albo poprzez konieczno¶æ realizacji wprost zapisów

ustawowych, albo poprzez utrzymywanie istniej±cych ju¿ rozwi±zañ. Jeden z respondentów podczas

przeprowadzonego wywiadu podkre¶lił, ¿e „brak jest czasu na strategiczne my¶lenie w zakresie

rozwoju informatyki".

- wiêkszo¶æ jednostek zleca wykonanie kluczowych dedykowanych systemów oprogramowania jednostkom

zewnêtrznym. wskazywano na istotne zagro¿enie, jakim jest uzale¿nienie siê od dostawcy, i problemy, jakie

wystêpuj±, kiedy okazuje siê, ¿e niezbêdna jest jego zmiana; jeden z respondentów podczas wywiadu

zauwa¿ył, ¿e czasami łatwiej jest wdro¿yæ nowy system ni¿ przej±æ ju¿ istniej±ce rozwi±zanie, poniewa¿

„bardzo czêsto cała wiedza na temat wdra¿anych systemów pozostaje po stronie dostawcy";

- wci±gu ostatnich kilku lat, kiedy sytuacja na rynku informatycznym wyra¼nie siê poprawiła, nasila siê

fluktuacja kadr w działach informatyki w organizacjach publicznych (dotyczy to zwłaszcza du¿ych miast); je¿eli

pracownicy kompetentni pojawiaj± siê w organizacji, to na stosunkowo krótki czas; odchodz±cy pracownicy

„zabieraj± ze sob±” wiedzê na temat istniej±cych rozwi±zañ informatycznych, za których

budowê i utrzymanie byli odpowiedzialni;

http://www.egov.pl - eGov.pl - Forum Nowoczesnej Administracji Publicznej

Data: 22 03 2009

Strona 1/3

- wystêpuj± du¿e trudno¶ci w porozumiewaniu siê z przedstawicielami czê¶ci biznesowej (merytorycznej)

urzêdów; wynikaj± one z kilku przyczyn: braku wiedzy i zrozumienia dla nowych rozwi±zañ informatycznych,

niechêci do podejmowania wi±¿±cych decyzji, które nastêpnie przekładaj± siê na rozwi±zania informatyczne,

innej perspektywy rozpatrywania urzêdu, a tym samym braku wspólnego jêzyka na linii: informatyka –

pracownicy merytoryczni;

- czêsto zmieniaj±ce siê przepisy prawne i wystêpuj±ce problemy z ich interpretacj±; niestabilno¶æ przepisów

generuje znaczne koszty – zarówno bezpo¶rednie (konieczno¶æ opracowania nowych systemów), jak i

po¶rednie (niezbêdne jest ci±głe zaanga¿owanie pracowników odpowiedzialnych za informatyzacjê w

¶ledzenie zmieniaj±cego siê prawodawstwa); brak jednoznaczno¶ci przepisów wpływa w istotny sposób na

trudno¶ci przy tworzeniu specyfikacji dla systemów oprogramowania, co z kolei powoduje trudno¶ci w ich

odbiorze od dostawców zewnêtrznych podczas prowadzenia testów akceptacyjnych;

- wystêpuj± trudno¶ci w realizacji zapisów ustawy o zamówieniach publicznych; respondenci podkre¶lali, ¿e

pomimo przeprowadzonych ostatnio nowelizacji ustawy o zamówieniach publicznych zapisy zawarte w tym

akcie prawnym nakładaj± obowi±zek wykonywania pracochłonnych zabiegów, co czêsto wpływa na

przedłu¿enie siê postêpowania przetargowego.

Z analizy powy¿szych punktów wyłania siê obraz daleki od sytuacji idealnej. Informatykom w urzêdach ciê¿ko

jest przekonaæ decydentów do traktowania ich jako wiarygodnych partnerów przy planowaniu działañ

kluczowych dla jednostki. Koncentruj± siê oni raczej na tzw. „utrzymaniu przy ¿yciu”

działaj±cych systemów, rzadko kiedy my¶l±c o wdra¿aniu naprawdê innowacyjnych rozwi±zañ. Wynika to

zarówno ze szczupło¶ci kompetentnych kadr, „walce” pochłaniaj±cej mnóstwo czasu i

zasobów przy realizacji zamówieñ publicznych, konieczno¶ci utrzymania zgodno¶ci funkcjonuj±cych

rozwi±zañ z przepisami prawa. Na to wszystko nakłada siê czêsto ograniczona ilo¶æ ¶rodków finansowych,

które przeznaczane s± w administracji na IT.

Koncepcj±, która mo¿e pomóc zmieniæ postrzeganie informatyki w urzêdzie – z roli czysto technicznej,

na maj±c± istotne znaczenie dla funkcjonowania jednostki – jest architektura korporacyjna (enterprise

architecture). W literaturze definiuje siê j± jako opis struktury i funkcji komponentów jednostki (komponentami

s± np. ludzie, procesy biznesowe, struktury organizacyjne jak równie¿ systemy informatyczne), wzajemnych

powi±zañ pomiêdzy tymi komponentami oraz pryncypiów i wytycznych zarz±dzaj±cych ich tworzeniem i

rozwojem w czasie. Czyli mówimy tutaj nie tylko o modelach, ale tak¿e o sposobie działania.

Miêdzynarodowe konsorcjum The Open Group, które zajmuje siê standaryzacj± rozwi±zañ w zakresie IT,

wskazuje, ¿e architektura korporacyjna składa siê z piêciu elementów. S± to:

- pryncypia architektury korporacyjnej – bêd±ce zbiorem trwałych zasad, bazuj±cych na strategii

rozwoju organizacji, które stanowi± reprezentacjê cało¶ciowych potrzeb organizacji w zakresie tworzenia

rozwi±zañ informatycznych; - architektura biznesowa – reprezentuj±ca strategiê biznesow±, sposoby

zarz±dzania organizacj± i jej strukturê organizacyjn± oraz główne procesy biznesowe, a tak¿e relacje

pomiêdzy tymi elementami; - architektura danych – opisuj±c± główne typy i ¼ródła danych niezbêdnych

do funkcjonowania organizacji; - architektura oprogramowania – charakteryzuj±ca poszczególne

systemy oprogramowania, ich rozlokowanie, wzajemne współdziałanie oraz relacje miêdzy tymi systemami a

głównymi procesami biznesowymi organizacji; - architektura infrastruktury technicznej – opisuj±ca

infrastrukturê techniczn±, która stanowi podstawê funkcjonowania kluczowych systemów oprogramowania

(obejmuje ona m. in.: systemy operacyjne, systemy zarz±dzania bazami danych, serwery aplikacyjne, sprzêt

komputerowy oraz infrastrukturê komunikacyjn±.

Powy¿sze architektury tworzone s± zarówno dla stanu bazowego (s± to tzw. architektury odniesienia) jak i

stanu docelowego (s± to tzw. architektury docelowe). W ramach opracowywania architektury korporacyjnej

powstaje tak¿e plan przej¶cia, opisuj±cy strategiê transformacji architektur odniesienia do architektur

docelowej.

Architektura korporacyjna umo¿liwia spójne poł±czenie wszystkich zasobów informatycznych urzêdu z jego

struktur± organizacyjn± i realizowanymi procesami. Zapewnia to m.in. zwiêkszenie elastyczno¶ci procesów

biznesowych urzêdu dziêki poprawie dopasowania systemów informatycznych do potrzeb biznesowych

jednostki (potrzeby te s± jasno wyartykułowane w ramach architektury biznesowej, wiêc zdecydowanie łatwiej

jest opracowywaæ rozwi±zania informatyczne; ponadto posiadanie wizji stanu docelowego urzêdu pozwala,

http://www.egov.pl - eGov.pl - Forum Nowoczesnej Administracji Publicznej

Data: 22 03 2009

Strona 2/3

aby miały one w wiêkszym stopniu charakter innowacyjny). Nie bez znaczenia bêdzie tak¿e ułatwienie w

pozyskiwaniu funduszy unijnych na wdra¿anie rozwi±zañ teleinformatycznych, gdy¿ bêdzie mo¿na wykazaæ

posiadanie spójnej drogi rozwoju IT w urzêdzie, sharmonizowanej ze strategi± rozwoju jednostki.

Architektura korporacyjna pozwala na uporz±dkowanie portfela posiadanych systemów informatycznych i

rozwi±zañ technologicznych (dzieje siê to na poziomie architektury oprogramowania i architektury

infrastruktury technicznej), zredukowanie czasu i ryzyka zwi±zanego z prowadzeniem projektów

informatycznych (istniej± wytyczne dotycz±ce tworzenia i rozwoju nowych systemów) oraz obni¿enie kosztów

posiadania rozwi±zañ informatycznych (poprzez ich unifikacjê i standaryzacjê – co zapewniaj±

pryncypia architektoniczne).

Posiadanie spójnego i wyczerpuj±cego opisu istniej±cych rozwi±zañ informatycznych (a to gwarantuje

architektura korporacyjna) zapewnia uniezale¿nienie siê od ich dostawców. Wiedza na temat powstaj±cych

systemów gromadzona jest po stronie urzêdu, a nie ich sprzedawców.

Istotn± korzy¶ci± zwi±zan± z posiadaniem architektury korporacyjnej jest zapewnienie interoperacyjno¶ci

systemów funkcjonuj±cych w jednostkach administracji publicznej. Na to zagadnienie wskazuje siê w nowej

wersji ram Interoperacyjno¶ci opracowywanej obecnie przez Komisjê Europejsk± – tzw. European

Interoperability Framework for Pan-European eGovernment Services. W dokumencie tym wystêpuje wprost

odniesienie do TOGAF (The Open Group Architecture Framework) jako podej¶cia do tworzenia architektury

korporacyjnej.

Wreszcie, dziêki opracowaniu architektury korporacyjnej informatycy w urzêdzie staj± siê partnerami dla

urzêdników. Bêd± oni bowiem precyzyjnie wskazaæ, jak działanie poszczególnych systemów informatycznych

przekłada siê na funkcjonowanie procesów biznesowych w urzêdzie. Ponadto maj± ułatwione zadanie

podczas przygotowywania uzasadnieñ dotycz±cych wprowadzania nowych rozwi±zañ informatycznych lub

modernizacji ju¿ istniej±cych, gdy¿ mo¿liwe jest przeprowadzenie analizy „co-je¿eli” –

tzn. np. co siê stanie je¿eli nie zostanie zwiêkszona przepustowo¶æ ł±cza sieciowego, lub nie zostanie

wprowadzona nowa funkcja do systemu – powoduje to, ¿e decydenci „czarno na

białym” widz± konsekwencje podejmowanych decyzji (lub ich braku) – zanim one nast±pi±.

W chwili obecnej w Polsce coraz gło¶niej mówi siê o potrzebie podjêcia prac na rzecz przebudowy zasad

funkcjonowania organizacji publicznych z zastosowaniem nowoczesnych metod zarz±dzania i narzêdzi

informatycznych. Wynika to z faktu, ¿e ze wzglêdu na rosn±cy poziom zło¿ono¶ci tych organizacji, presjê, jaka

jest wywierana przez otoczenie na te jednostki w zakresie efektywno¶ci i jako¶ci dostarczanych przez nie

usług publicznych, oraz konieczno¶æ ci±głej adaptacji do zmian w ¶rodowisku, w którym one funkcjonuj±,

dotychczasowe sposoby ich działania przestały wystarczaæ. Z jednej strony przekłada siê to na wzrost

znaczenia rozwi±zañ informatycznych funkcjonuj±cych w urzêdach. Równolegle powoduje to, ¿e

dotychczasowe metody ich opracowywania i zarz±dzania nimi staj± siê niewystarczaj±ce.

Zastosowanie koncepcji architektury korporacyjnej mo¿e byæ sposobem na lepsze dopasowanie systemów

informatycznych do potrzeb urzêdu, a tym samym bardziej efektywne zarz±dzanie rozwojem IT organizacji.

¬ródło/Autor: Katedra Informatyki Gospodarczej SGH/dr Andrzej Sobczak

http://www.egov.pl - eGov.pl - Forum Nowoczesnej Administracji Publicznej

Data: 22 03 2009

Strona 3/3

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: