• Odpowiedzialność
• Określenia i definicje
• Tryb postępowania
• Schemat blokowy postępowania
• Wykaz dokumentów związanych
• Wykaz załączników
• Wzory formularzy stosowanych przy realizacji procedury.
CEL PROCEDURY określa przyczynę istnienia procedury. Cel ten powinien nawiązywać do odpowiedniego wymagania zawartego w normie. Przykładowo: „celem niniejszej procedury jest zapewnienie odpowiedniego poziomu szkoleń pracowników, a przez to stałe podnoszenie ich kwalifikacji" (procedura dotycząca szkoleń).
ZAKRES PROCEDURY określa obszar działalności, którego dotyczy procedura. Ścisłe określenie zakresu jest szczególnie ważne, gdy dokumentowany SZS obejmuje tylko część działalności przedsiębiorstwa (np. odnosi się do wybranego procesu produkcyjnego czy jednego z wydziałów). Ma także związek z określeniem odpowiedzialności za przestrzeganie procedury i realizację poszczególnych działań.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ - w tym punkcie najczęściej określa się stanowisko (osobę) odpowiedzialną za realizację celu określonego w procedurze i działań w niej opisanych. Należy unikać podawania w tym miejscu odpowiedzialności za działania cząstkowe, która można określić przy opisie trybu postępowania.
OKREŚLENIA l DEFINICJE - w tym punkcie należy zdefiniować wszystkie pojęcia warunkujące zrozumienie procedury. Szczególnie powinny tu się znaleźć wyjaśnienia terminów potocznie używanych w innym znaczeniu oraz terminów specyficznych dla danego przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę, że procedura powinna być zrozumiała dla pracowników o niższych
kwalifikacjach oraz osób nie będących pracownikami, a więc nie znających specyfiki przedsiębiorstwa, np. auditorów klienta lub instytucji certyfikującej.
TRYB POSTĘPOWANIA - jest to najistotniejsza część procedury, w której w logicznej kolejności podaje się kolejne realizowane działania, od których zależy realizacja postawionego celu oraz określa się wykonawców tych działań, np. przez podanie ich stanowiska i funkcji. Wskazuje się także dokumenty, które są podstawą działania, oraz jeżeli konieczne jest dokumentowanie działań -określa się jego formę, miejsce i sposoby np. przez określenie odpowiednich formularzy. Warunkiem poprawnego opracowania opisu postępowania jest dokładna znajomość procesu, a więc tworzenie procedury wymaga bezpośredniego zaangażowania osób związanych z realizacją opisywanych działań.
SCHEMAT BLOKOWY POSTĘPOWANIA - przedstawia kolejne działania w formie algorytmu (schematu blokowego). Jego umieszczanie w procedurze jest opcjonalne. Można przyjąć zasadę, że powinien być zawarty w procedurze wtedy, gdy potencjalni użytkownicy potrafią z niego korzystać i może być pomocny w zrozumieniu opisywanych działań.
WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH - w tym punkcie podaje się oznaczenia i nazwy dokumentów wyższego rzędu lub równorzędnych, które mają związek z procedurą lub są w niej przywoływane.
WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW - zawiera oznaczenia i tytuły załączników używanych podczas realizacji działań zgodnie z procedura. Załącznikami mogą być instrukcje precyzujące sposoby wykonania poszczególnych działań, które zostały przywołane w procedurze oraz stosowane do dokumentowania działań formularze.
janeknowak143