Excel.doc

Część 1

Wstęp do Excela

Zbliża się okres wakacyjny. Najczęściej jest to czas relaksu i oderwania od spraw zawodowych, ale niektórzy zabiegani czytelnicy być może będą chcieli go poświęcić na podniesienie swoich kwalifikacji.

Excel popularny

Excel jest bezsprzecznie jednym z najpopularniejszych programów używanych w zarządach firm i instytucji. Jeszcze niedawno badania wykazywały, że np. 75 proc. controllerów korzysta z niego, jako głównego programu wspomagającego pracę. Dzisiaj trudno jest spotkać pracownika już nie tylko controllingu, ale któregokolwiek z działów zarządu i księgowości, który by nie używał na co dzień Excela.

Jak każdy popularny program i on ma tę zaletę, że można zacząć go używać po kilku minutach od momentu uruchomienia. Wystarczy znajomość podobnych aplikacji windowsowych, wciśnięcie klawisza F1 (HELP – Pomocy!), spytanie bardziej doświadczonej koleżanki „o co tu chodzi” lub przeczytanie kilku stron z pierwszego lepszego podręcznika.

I prawdopodobnie na takiej zasadzie używa go przeważająca większość użytkowników.

Wystarczy, że wiedzą, jak policzyć sumę kolumny, Vat od wartości netto, jak pogrubić podsumowanie, jak stworzyć tabelkę z obramowaniami i wreszcie, jak całość wydrukować.

Korzyści z przyspieszenia pracy, zwolnienie ze żmudnych czynności jest tak oczywiste, że te kilka umiejętności wystarcza na długo i jest racją używania programu.

Rys. 1: To każdy potrafi

(Tabela liczb, policzony podatek Vat, podsumowane kolumny i sformatowana za pomocą autoformatu.)

Na tym rysunku jest już jednak pierwszy problem: sumy się nie zgadzają! Dlaczego? Dowiedzą się państwo w następnych odcinkach!

Na początek krótkie przypomnienie, co widzimy na ekranie: Kolumna B zawiera w wierszach od 6 do 9 liczby. Czytelnicy początkujący, ale ambitni – proszeni są o wykonanie tego prostego ćwiczenia.

Zawartość arkusza z rys. 1.

Ekran Excela wygląda, jak pokratkowany arkusz, przypomina formularze do wyliczeń tabelarycznych (dzisiaj zupełnie zapomniane). Każde pole (komórka) ma swój adres składający się z literowego oznaczenia kolumny i nr. wiersza (np. A1, B8 itp.).

Ten pokratkowany arkusz jest ogromny: ma 256 kolumn i 65 536 wierszy, widzimy więc na raztylko mały wycinek, ale mamy duży zapas, który czasem, przy analizie dużej ilości danych, przydaje się. Ale o tym będzie w drugiej części cyklu.

Do każdej komórki arkusza możemy wpisywać dane w dwóch postaciach: wprost, jako liczby, daty, teksty (tak jak w edytorze tekstów) i pośrednio, podając regułę, według której Excel ma obliczyć a następnie wyświetlić liczbę, datę, tekst.

Przeanalizujmy teraz, co kryje się za postacią przedstawioną na pierwszym rysunku:

W wierszu 9 pokazano, jak Excel ma zdefiniowaną zawartość poszczególnych pól:

Jest liczba 200 (pole B9) wpisana wprost oraz formuły (pola C9 i D9): (obliczany podatek Vat – pole B9 razy pole C5 oraz funkcja Suma). Formuły wpisuje się, zaczynając od znaku równości: =B9*C5.

W polu B10 wpisana jest funkcja =SUMA(B6:B9).

B6:B9 oznacza obszar (ciągły) zawarty miedzy komórkami o tych adresach. Funkcja Suma z parametrem obszaru B6:B9 oznacza: podsumuj liczby znajdujące się w obszarze.

W kolumnie D znajdują się formuły sumy wartości netto z kolumny B i podatku z kolumny C: =B6+C6.

W wierszu 10 znajdują się odpowiednie sumy wartości netto, podatku i wartości brutto.

Ładniejszy wygląd tabelki można uzyskać, zaznaczając cały obszar i wybierając Menu FORMAT – AUTOFORMATOWANIE i następnie wybierając któryś z szablonów formatowania tabelki.

Następnie z pozycji Menu PLIK – wybrać Zapisz. Radzimy zapamiętać miejsce, gdzie zapisujemy swój plik, inaczej trzeba będzie go później szukać wyszukiwarką (pod warunkiem że zapamiętamy nazwę pliku lub cokolwiek z jego istotnych cech, które mogą posłużyć jako parametry wyszukiwania). Prawda, że to każdy potrafi?

Excel nieznany

Ponieważ każdy potrafi to, o czym była wyżej mowa, nasz cykl jest przeznaczony dla każdego. Zakładamy, że nikomu nie wystarcza taka umiejętność.

Czy chcieliby więc państwo potrafić sporządzić następujący arkusz? (rys. 2)
Proszę zwrócić uwagę na formułę, która jest wpisana do komórki B3. (Widać ją nad literami oznaczającymi kolumny arkusza A, B, C, D). W całej tabeli są identyczne formuły, a zostały wprowadzone przez kilka uderzeń klawiszy!

Wszystkie dane o wykonaniu budżetu (księgowania) znajdują się w oddzielnych arkuszach danych (nie widać nieotwartych zakładek styczeń, luty, marzec, kwiecień z danymi księgowymi).

Każda informacja o pozycji budżetu jest obliczana kombinacją funkcji arkuszowych. Nie ma tu żadnych liczb wprowadzonych odręcznie.

Rys. 2: Arkusz wykonania budżetu

Proszę się nie zniechęcać skomplikowaniem tej formuły. Zresztą, żeby przygotować ten arkusz w takiej postaci, trzeba dane o wykonaniu skądś wziąć. Umiejętność pozyskiwania danych do arkusza jest równie ważna, jak umiejętność analizy tych danych za pomocą odpowiednio zdefiniowanych formuł.

Wysiłek się opłaci, a jest, jak już wspominaliśmy, i dobra wiadomość: istnieje możliwość, żeby taką funkcję napisać tylko raz. Będzie obowiązywać dla całej tablicy: dla wszystkich miesięcy i dla wszystkich pozycji budżetu.

Raz opracowany wzór arkusza z formułami analizy i procedurami pozyskiwania danych będzie odtąd służył nam przez cały rok i nie będzie wymagał wielu dodatkowych czynności. Dopiero wówczas naprawdę odczujemy korzyści ze stosowania arkusza i wejdziemy do ekskluzywnego grona twórców aplikacji komputerowych. Zapraszamy do towarzystwa.

Nasze doświadczenia z Excelem są związane z zastosowaniami w księgowości, w działach analiz ekonomicznych, controllingu itp.

Stykając się na co dzień z „przeciętnymi” użytkownikami i ich problemami, wyrobiliśmy sobie pogląd na to, jak Excel jest znany i używany, a jak, naszym zdaniem, powinien być. Wyrazem tego poglądu jest właśnie niniejszy cykl.

Test wstępny

Pytanie: Jakie są sposoby wpisywanie danych do Excela i czym się różni Excel od edytora tekstów?

Zakładamy, że potrafisz: spróbuj:

a. Uruchomić swojego Excela,
b. Sporządzić tabelkę zawierającą: Kolumnę liczb, kolumnę liczb zwiększoną o 7 proc.,
c. Podsumować obydwie kolumny liczb w kierunku poziomym i pionowym. Użyj do tego celu jednej funkcji – Sumy na zakresie ciągłym komórek – usytuowanych w jednym wierszu lub kolumnie, podaj argument tej funkcji w postaci zakresu adresów względnych (czyli takich, jakie się pojawią, kiedy będziesz wpisywał adres przez wskazanie komórki myszką).

Część 2

Formuły i funkcje w Excelu

Zanim zajmiemy się trudniejszym arkuszem, przeanalizujmy arkusz ze wstępnego odcinka.

Rys. 1 To każdy potrafi, ale czy na pewno?

We wstępnym odcinku widzieliśmy w tej tabeli dziwną rzecz, sumy liczb z kolumn B i D, a także wszystkie kwoty brutto były źle policzone!

To się często zdarza, gdy dane w komórkach nie zostały wpisane ręcznie, lecz obliczone formułą lub importowane z zewnątrz i, co ciekawsze, niektórzy użytkownicy uważają, że „komputer nie potrafi sobie z tym poradzić”.

Błędy zaokrągleń

Tymczasem formatując komórki tak, żeby były wyświetlane z dokładnością do groszy, możemy nie być świadomi, że rzeczywista wartość liczby jest inna. Suma takich kilkudziesięciu liczb może daleko odbiegać od wyniku, jaki uzyskamy na kalkulatorze.

Spróbujmy rozwiązać ten problem.

Wartość wyświetlana/Wartość rzeczywista

Najpierw sprawdźmy, co się naprawdę kryje za wyświetlanymi liczbami. W tym celu zwiększymy dokładność wyświetlenia liczby w komórce B4, czyli liczby 100,00. Użyjemy do tego ikonki z paska narzędziowego „Formatowanie” (jednego z dwóch pasków, który jest na ekranie w domyślnym ustawieniu Excela).

Rys. 2 Zwiększanie dokładności wyświetlania liczby w komórce

Jeśli ramka obejmująca aktywną komórkę znajduje się w komórce B4 i klikniemy dwukrotnie we wskazaną ikonkę, dokładność wyświetlenia zwiększy się z jednej setnej do jednej dziesięciotysięcznej, czyli o dwa miejsca dziesiętne. Okazuje się, że naprawdę liczba znajdująca się w komórce B4 ma wartość 99,995, tylko formatowanie do groszy zaokrągliło tę wartość.

Możemy się również o tym przekonać, spoglądając na „pasek formuły”, czyli miejsce znajdujące się bezpośrednio nad literowymi oznaczeniami kolumn po symbolu fx. W tym miejscu wyświetlana jest albo rzeczywista wartość liczby, albo postać formuły, jaka została wpisana do komórki. Jeżeli wyświetlimy w ten sposób rzeczywiste wartości komórek B5, B6 i B7, a następnie sprawdzimy wynik na kalkulatorze, okaże się, że wszystko jest w porządku. Excel się nie pomylił, policzył po prostu sumę liczb 99,995; 299,995; 249,995; 199,995 i wynik wynosi rzeczywiście 848,98.

Funkcje

W wielu zastosowaniach (np. analizy ekonomiczne) taki błąd, nazywany błędem zaokrągleń, jest pomijalny. W innych jest niedopuszczalny (np. faktury VAT lub księgowe rozliczenie kosztów pośrednich), sumy muszą się zgadzać co do grosza. Jak więc spowodować liczenie z dokładnością do 2 miejsc po przecinku i uniknąć niedokładności sumowań?

Do tego celu potrzebna nam będzie funkcja ZAOKR().

Cóż to jest takiego – funkcja? Jeśli chcemy pracować profesjonalnie w Excelu i robić takie budżety, jak to pokazano w artykule wstępnym, pojęcie „funkcji” musimy opanować śpiewająco. Ale nie święci garnki lepią.

Funkcja to narzędzie do wyznaczenia liczby (funkcje matematyczne), napisu (f. tekstowe), daty (czasu i daty), wartości logicznej (f.logiczne), tablicy (f.tablicowe), na podstawie wartości argumentu lub argumentów.

Funkcja może mieć 0 (nie mieć żadnego), jeden, kilka lub nieokreśloną liczbę argumentów.

Funkcja ZAOKR() ma dwa argumenty: liczba, którą zaokrąglamy i dokładność, do jakiej zaokrąglamy, wyrażona liczbą cyfr dziesiętnych po przecinku.
Jeżeli chcemy zaokrąglić liczbę taką jak w komórce B4 (99,995) i interesuje nas wynik z dokładnością do grosza, to możemy napisać:

=ZAOKR(99,995;2) *
Wynik w wyświetlony w komórce: 100,00

* Uwaga: Polska wersja Excela wymaga separatora, czyli znaku rozdzielającego listę argumentów, w postaci średnika. Przecinek jest zarezerwowany na przecinek dziesiętny liczb.

Po takiej modyfikacji zawartości komórki B4 zmiana dokładności wyświetlania da zawsze wynik dokładnie 100,00 – ewentualnie będzie wyświetlana większa liczba zer po przecinku.

Inne przykłady użycia funkcji ZAOKR() (zakładamy, że sformatowano dokładność wyświetlania na cztery cyfry po przecinku):

=ZAOKR(123,4567;3) *
Wynik w wyświetlony w komórce: 123,4570

=ZAOKR(123,456;-1) *
Wynik w wyświetlony w komórce: 120,0000

Excel liczy bardzo dokładnie – w tzw. podwójnej precyzji – czyli z dokładnością do 15 cyfr po przecinku, ale błędy zaokrągleń będą się zawsze pojawiać, gdy mnożymy, a zwłaszcza dzielimy przez siebie liczby mające dwie cyfry po przecinku, a potem nie pamiętamy, że otrzymana liczba ma cztery lub więcej cyfr po przecinku.
Zanim poprawimy do końca naszą „podchwytliwą” tabelkę, jeszcze kilka przykładów funkcji.

Przykłady funkcji: Teraz(), Suma(), Rzymskie(),

Funkcja Teraz() – funkcja daty i czasu

To funkcja najprostsza – nie ma argumentów, w wyniku otrzymujemy datę i godzinę.
Formuła w komórce, widoczna w pasku formuły: = Teraz()

Wynik w komórce: 2004-06-11 17:08

Jeszcze szybciej uzyskamy informację o dacie, wciskając kombinację klawiszy[Ctrl;] (Ctrl i średnik)

Funkcja Rzymskie() – funkcja matematyczna, która daje w wyniku tekst
Przykład prostej, bo tylko jednoargumentowej, matematycznej funkcji Excela: Rzymskie(). Argumentem tej funkcji jest dowolna liczba. Napiszmy:

= RZYMSKIE(1000) (ten właśnie napis będzie wyświetlany w pasku formuły).

Wynik w komórce: M, (czyli jeden tysiąc, według notacji zapisu liczb używanej przez Rzymian). Jest to przykład funkcji matematycznej, która w wyniku daje tekst.

Funkcja Suma ()- funkcja matematyczna

Przykładem funkcji tak dobrze opracowanej, że przyjmie argumenty praktycznie w dowolnej postaci, jest funkcja Suma(), dzięki czemu każdy początkujący użytkownik Excela używa jej odruchowo: klikając na ikonkę sumy na pasku narzędzi „Standardowy” (można też użyć skrótu klawiszowego [Alt =] (Alt i znak równości).

Excel najczęściej sam się domyśla, co chcemy posumować i możemy się właściwie nie zastanawiać, jak się dodaje kolumny liczb w Excelu, a co za tym idzie, jak się podaje argumenty funkcji Suma. A nawet jeśli źle się domyśli, wskazujemy po prostu zakres komórek do posumowania.

Zakres możemy podać w formie:

• ciągłego zakresu komórek (B4:B7 – czyli wszystkie komórki z kolumny B od B4 do B7),
• nieciągłego zakresu komórek (B4:B5;B7 – czyli komórki B4, B5 oraz B7),
• zakresu określonego przez nazwę (netto), lub
• kombinację tych definicji.

Suma() wszystko to posłusznie posumuje.

Wszystkie przypadki są powszechnie znane, może z wyjątkiem dwóch ostatnich. Odczarujmy je więc przy okazji. Zaznaczmy obszar komórek B4:B7 (proszę bez myszki: poznajemy nowe skróty! [Shift i strzałka w dół])

Teraz: [Ctrl F3] i pokazuje się nam ekran dialogu „Definiowanie nazw”. Excel już się domyślił, o jaki obszar nam chodzi, pozostaje więc tylko podać naszą nazwę obszarowi: Netto. Wpisujemy ją w polu pod napisem Nazwy w skoroszycie i dla pewności klikamy na przycisk „Dodaj”. Od tej pory możemy używać tej nazwy jako argumentu każdej funkcji, która potrzebuje zawartości komórek w tym obszarze do wyliczenia swojej wartości.

Przykłady:

=Suma(Netto)
=StawkaVat*Netto

Prawda, że to łatwe? A proszę zwrócić uwagę, jak ładnie wygląda taka formuła. Po prostu nie wymaga komentarza!

Sprawdź swoje umiejętności

Co to jest funkcja? Co to są argumenty funkcji? Jak się zadaje wartości argumentów? Ile może być argumentów funkcji? Jak oddzielamy od siebie argumenty funkcji w polskiej wersji Excela?

Część 3

Formuły i funkcje w Excelu

Zanim zajmiemy się trudniejszym arkuszem, dokończymy temat z poprzedniego odcinka.

Rys. 3. Nadawanie nazwy obszarowi

Nie wszystkie funkcje arkuszowe są tak posłuszne jak Suma(), dobrze jest więc wiedzieć trochę więcej o sposobie parametryzowania funkcji. A umiejętność podania parametrów (czyli wartości argumentów) funkcji jest kluczowa dla właściwej definicji formuł arkuszowych.

Po tym pierwszym zapoznaniu z funkcjami spróbujmy napisać formuły w naszej tabelce w sposób uniwersalny, czyli tak, żeby zgodnie z obietnicą z artykułu wstępnego formuły jednego rodzaju wpisywać tylko raz. Dla przejrzystości, będziemy je budowali stopniowo, coraz bardziej komplikując. Na początek przeanalizujmy formuły tak, ja je zapisano w przykładzie wstępnym.

Pisanie formuł z adresami komórek jako argumentami

W naszym przykładzie w kolumnie C wyliczany jest podatek Vat w następujący sposób: Stawka z komórki C3 jest mnożona przez wartość netto z kolumny B.

Jeśli jesteśmy w wierszu 4 kolumny C, to obliczamy podatek na podstawie wartości netto z tego samego 4 wiersza (komórka B4).

Formuła dla komórki C4 jest więc następująca: = C3*B4
Analogicznie, po przeprowadzeniu podobnego rozumowania...

Formuła dla komórki C5 jest bardzo podobna: = C3*B5.

Oczywiście nikt nam nie broni przeprowadzić takiego rozumowania dla wszystkich komórek, w których należy wyliczyć wartość podatku i potem pracowicie wpisać do każdej komórki odpowiednią formułę.

Na szczęście istnieje lepszy i o wiele szybszy sposób. Trzeba tylko napisać taką formułę, żeby można ją było skopiować do wszystkich podobnych komórek (w tym wypadku komórek z podatkiem VAT). Jak to zrobić?

Adres bezwzględny

Dla wszystkich komórek z kolumny C, w których liczymy podatek Vat, stawkę pobieramy zawsze z komórki C3.

Wniosek: Adres C3 jest adresem bezwzględnym, przy kopiowaniu nie powinien się wcale zmieniać.

Excel powinien więc traktować adres C3 jako stały (bezwzględny). Aby mu o tym powiedzieć, stosujemy znaki $ przed symbolem kolumny i/lub przed numerem wiersza.

Zamrażanie adresu klawiszem F4

Po wpisaniu adresu (a przed wciśnięciem klawisza Enter!) trzeba wciskać dodatkowo klawisz F4 tyle razy, ile potrzeba, za każdym naciśnięciem otrzymamy inną kombinację znaków $.

Stawka podatku VAT będzie zawsze pobierana z komórki C3, więc adres komórki C3 w formule podatku powinien mieć zawsze postać $C$5.

Dla tego przykładu z podatkiem to wszystko, co trzeba wiedzieć, żeby napisać formułę raz!

Dobra formuła jest następująca: = $C$5*B4

Skopiujmy tę formułę do komórek C5, C6 i C7. Wszystkie podatki są wyliczone prawidłowo, każdy na podstawie wartości netto z kolumny poprzedniej, z tego samego wiersza.

Zobaczmy, jak Excel zmodyfikował formuły: Po pierwsze, zgodnie z naszym życzeniem nie ruszył adresu $C$5. Natomiast w komórce C5 zmienił nr wiersza w adresie wartości netto, z 4 na 5 (było B4, jest B5). Podobnie postąpił z pozostałymi formułami w komórkach C6 i C7.

Adres względny

Brak znaku $ przy symbolu kolumny lub numerze wiersza oznacza, że mamy do czynienia z adresem względnym, Excel podczas kopiowania formuł może go zmieniać... i zmienia!

Właściwe adresowanie oszczędzi nam później dużo pracy, wykażmy jeszcze trochę cierpliwości i prześledźmy następujący przykład (tabela 1), w którym formuły dla większej czytelności ograniczono do samych odwołań do innych komórek:

Zapis adresu w postaci $B4 znajdujący się w komórce C4 oznacza „komórka z kolumny B, z tego samego wiersza” (przypadek bezwzględnego odwołania się do kolumny a względnego do wiersza).

Adres B5 (bez znaków $) znajdujący się w komórce C5 oznacza: „komórka znajdująca się o jedną kolumnę w lewo od bieżącej, w tym samym wierszu” (przypadek adresu względnego).

Wniosek: Adresy B4 i B5 są adresami względnymi, przy kopiowaniu zmieniają się (ale każdy trochę inaczej).

O co walczymy? O dużą stawkę! O to mianowicie, by formułę z komórki C4 skopiować do wszystkich komórek kolumny C, dla których chcemy liczyć VAT i żeby podatek liczył się tak samo prawidłowo, jak dla tej pierwszej. Zobaczymy później, że jedną formułę kopiujemy czasem do kilkuset komórek, więc warto trochę się pomęczyć.

Przeanalizujmy zatem tabelę 1:

Jeśli skopiujemy formułę zawierającą adres $C$3 z komórki C4 w dowolne miejsce, to adres pozostanie niezmieniony (tabela 1c).

Jeśli skopiujemy formułę zawierającą adres $B4 z komórki C4 do komórki D19, czyli o jedną kolumnę w prawo, symbol kolumny w adresie nie zmieni się (przy symbolu kolumny jest znak $): był B i został B. Czyli nowy adres po skopiowaniu: $B19 (tabela 1d).

Jeśli skopiujemy formułę zawierającą adres B5 z komórki C5 do komórki D19, czyli o jedną kolumnę w prawo, symbol kolumny w adresie zmieni się (symbol kolumny bez znaku $: był B, zmieni się na C. Czyli nowy adres po skopiowaniu: C19 (tabela 1d).

Więcej o funkcjach

Skoro umiemy już tak napisać formułę (na obliczenie podatku VAT), żeby skopiować ją w dowolne miejsce arkusza, to teraz otwierają się przed nami bogate możliwości analiz, Excel przestaje być programem do tworzenia tabelek z podsumowaniami.

Nasze rozważania o funkcjach mają na względzie cel główny, jak punkt orientacyjny:

Samodzielnie zbudować arkusz budżetu sparametryzowany ze względu na pozycje budżetu i na okresy rozliczeniowe – jedną formułą.

Rys. 1 Nasz cel – już odrobinę bliższy: Wykonanie budżetu

Poznaliśmy na razie funkcje matematyczne Suma() – to było tylko lepsze poznanie starego znajomego, Zaokr(), czyli funkcję zaokrągleń, Teraz() – bezargumentową funkcję daty i czasu oraz jedną funkcję – ciekawostkę dla badaczy rzymskich rękopisów, żeby pokazać, że Excel nie tylko potrafi pomóc księgowym i controllerom.

Na tych funkcjach oraz na formułach dodawania, mnożenia i dzielenia wprawdzie takiego arkusza budżetu zbudować się nie da, ale niejeden wirtuoz gry na jednej strunie wykonuje piękne arkusze – analizy i sprawozdania. Excel jest jednak instrumentem wielostrunowym, ma około 450 funkcji, a istnieje rynek dodatków z nieprzebranym bogactwem następnych.

Chcemy więc zapoznać Państwa z kilkoma charakterystycznymi przedstawicielami tej gromady. Reszta zależy już od Was.

część 4

Formuły i funkcje w Excelu

Sposobem na zrobienie przeglądu funkcji, jakie się nam mogą przydać, jest kreator „Wstawianie funkcji”.

Użyjmy skrótu klawiszy: [Shift F3] wywołującego kreatora

Rys. 1 Wstawianie funkcji wspomagane kreatorem

{Przykład funkcji Statystyczne}

Prosty ranking sprzedaży

Wybierzmy rodzaj funkcji: Statystyczne. Żeglując po tych funkcjach [strzałką w dół], dostajemy krótką informację o każdej funkcji.

Po wybraniu funkcji Max.K() (kliknięcie na przycisku OK) pokazuje się nam ekran z polami do wpisania wartości argumentów. Ponowne wciśnięcie klawisza OK wpisuje funkcję z wartościami argumentów do bieżącej komórki.

Użyjmy tej funkcji do sporządzenia rankingu sprzedaży regionów (rys. 2)

W komórce E4 wpisujemy formułę:

=MAX.K(C4:C7;F4),

lub jeśli kto woli i pamięta, jak zdefiniować nazwę, prościej

=MAX.K(Netto;F4),

W komórce F4 wpiszmy pozycję rankingu 1, w komórce F5 – 2.

Sporządzenie listy poprzez ciągnięcie za uchwyt

Teraz zaznaczamy myszką lub klawiszami [Shift + strzałka w dół], komórki F4 i F5.

Zaznaczony obszar ma po lewej stronie u dołu tzw. uchwyt, czyli mały kwadracik. Chwytamy za ten uchwyt (czyli najeżdżamy na niego białym krzyżem myszy, aż się zmieni na czarny, wtedy wciskamy i przytrzymujemy lewy przycisk) i ciągniemy w dół, obserwując, jak po prawej stronie obok czarnego krzyżyka ukazują się kolejne liczby. Gdy osiągniemy docelową liczbę puszczamy przycisk. Wykorzystaliśmy w ten sposób standardową listę liczb naturalnych do szybkiego wypełnienia obszaru kolejnymi liczbami – pozycjami rankingu.

{Rozszerzenie formuły na cały obszar}

Wpiszmy teraz formułę =MAX.K(C4:C7;F4) do całego obszaru E4:E7.

Najpierw zadbajmy o właściwy typ adresów komórek: w adresie F4, gdzie znajduje się nr pozycji rankingu tylko kolumnę musimy „zamrozić”, natomiast zakres obszaru, z którego wybieramy kandydatów musi być stały (patrz artykuł z nr 1233). Wciskamy F2, przechodzimy kursorem w okolice adresu C4 i wciskamy klawisz F4, podobnie z adresami C7 i F4, które odpowiednio „zamrażamy” klawiszem F4.

Tej formuły nie będziemy kopiować!

...