kpir jak i co wpisywać w przychody i koszty.doc

Rzeczpospolita   29.03.07 Nr 075

Jak poprawnie zaewidencjonować przychód

Aby prawidłowo zaksięgować przychody w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, nie wystarczy zapoznać się z objaśnieniami zawartymi w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi. Trzeba też dokładnie przestudiować przepisy ustawy o PIT

Do wpisywania przychodów w księdze przychodów i rozchodów - prowadzonej zarówno według starego, jak i nowego wzoru - służą trzy kolumny:

·         ¦ 7 -. w której wpisujemy przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług,

·         ¦ 8 - przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów (np. z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika),

·         ¦ 9 - w której wpisujemy łączną kwotę przychodów zewidencjonowanych w kol. 7 i 8.

Zapisy w księdze dotyczące przychodów mogą być dokonywane na bieżąco albo po zakończeniu miesiąca - ale aby skorzystać z tej drugiej ewentualności, trzeba spełniać pewne warunki.

Zapisy na bieżąco

Zasadniczo zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonujemy raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podstawą są wystawione faktury. Przy czym, gdy w danym dniu wystawiamy wiele faktur, zapisów w księdze możemy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie sprzedaży musi przy tym zawierać co najmniej następujące dane:

·         ¦ datę i kolejny numer zestawienia,

·         ¦ numery od do faktur objętych zestawieniem,

·         ¦ sumę zbiorczą tych faktur,

·         ¦ podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Gdy mamy sprzedaż nieudokumentowaną fakturami - przychód ewidencjonujemy na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazujemy wartość tych przychodów za dany dzień.

Z kasy do księgi

Podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kas rejestrujących zapisują przychody w księdze na podstawie danych z raportów dobowych, skorygowanych o wartości zwrotów towarów, wynikające z odrębnych ewidencji prowadzonych dla celów VAT.

Uwaga, w takim wypadku nie należy wpisywać do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio zarejestrowaną w kasie. Oznaczałoby to bowiem dublowanie przychodu. Wymagane jest jednak połączenie w sposób trwały (np. zszywką) kopii wystawionych faktur ze zwróconymi oryginałami paragonów fiskalnych.

Zapisy po zakończeniu miesiąca

Przychody można też wpisywać do właściwych kolumn księgi w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Taką możliwość mają przedsiębiorcy, którzy prowadzą:

¦ ewidencję sprzedaży w miejscu wykonywania działalności - przychody wpisują wówczas na podstawie danych z tej ewidencji (patrz ramka),

¦ ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących - w takim wypadku wysokość przychodów ustala się na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych; zestawienie takie powinno zawierać:

·         -numer kolejny wpisu,

·         -numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,

·         -numery i daty raportów dobowych,

·         -łączną kwotę należności, wynikającą z raportów, pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnej ewidencji,

¦ ewidencję sprzedaży VAT (uproszczoną lub pełną) - przychody wprowadza się wówczas do księgi jako łączną kwotę wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych z tej ewidencji; takie zestawienie musi zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiących przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.

Bez uproszczeń dla podatników VAT

Przed 1 stycznia 2007 r. podatnicy opłacający podatek VAT mogli w ciągu roku podatkowego ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury, nawet jeśli wcześniej wydali towar lub wykonali usługę.

W ostatnim dniu roku wpisywali wówczas do księgi kwoty przychodów z tytułu towarów wydanych (usług wykonanych) do 31 grudnia danego roku, na które faktury miały być wystawione w roku następnym. Taki sposób ewidencjonowania był możliwy, ponieważ art. 14 ust. 1f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) dla tej grupy podatników określał szczególny moment powstania przychodu. Od nowego roku przepis ten został skreślony, w wyniku nowelizacji rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi wykreślono też § 22 i 23 przewidujące taki sposób księgowania. Obecnie więc wszyscy przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów - także czynni podatnicy VAT, ewidencjonują przychody w ten sam sposób.

Ewidencjonowanie przychodu w kwocie brutto

Zgodnie z art. 14 ust. 1 updof u podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o VAT. Zatem do przychodowych kolumn księgi wpisuje się - co do zasady - wartość netto sprzedanych towarów i usług. Niektórzy podatnicy mogą jednak ewidencjonować sprzedaż (zarówno w księdze, jak i w ewidencji sprzedaży) w kwocie brutto, łącznie z VAT, pod warunkiem że na koniec miesiąca dokonają korekty i pomniejszą przychód o należny VAT.

Dotyczy to wyłącznie podatników, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT - rozliczających należny VAT metodą uproszczoną (tzw. strukturą zakupów), spełniających łącznie następujące warunki:

·         ¦ świadczących usługi w zakresie handlu,

·         ¦ mających jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT lub opodatkowaną różnymi stawkami,

·         ¦ niemających obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących.

Ewidencjonowanie przychodu w kwotach brutto jest u nich konsekwencją przyjęcia uproszczonej metody obliczania należnego VAT - nie na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, a właśnie za pomocą struktury zakupów. Metoda ta ułatwia ewidencjonowanie masowej sprzedaży towarów opodatkowanych różnymi stawkami oraz zwolnionych z podatku. Osoba prowadząca działalność nie musi przy sprzedaży nieudokumentowanej zaznaczać, według jakiej stawki był opodatkowany każdy sprzedany przez nią towar, lecz rejestruje sprzedaż według wartości brutto. Następnie ustala udział procentowy zakupów według określonej stawki podatku w łącznej ich sumie, i w celu obliczenia należnego VAT stosuje tę proporcję do sprzedaży z danego miesiąca.

Przychody ze sprzedaży ewidencjonowane codziennie w kwocie brutto - w kol. 7 "wartość sprzedanych towarów i usług" i kol. 9 "razem przychód" księgi przychodów i rozchodów - powinna na koniec miesiąca pomniejszyć o kwotę należnego podatku. Korekta polega na wpisaniu tej kwoty ze znakiem minus (lub na czerwono). Jeśli korekty dokonuje w ewidencji sprzedaży, na koniec miesiąca do odpowiednich kolumn księgi przenosi przychody w kwotach netto, już po odjęciu tego podatku.

Jakie przychody ujmujemy w księdze

Tyle o formalnych wymogach ewidencjonowania przychodów. Ale aby poprawnie ująć je w księdze, nie wystarczy zapoznać sięz regulacjami rozporządzenia w sprawie prowadzenia tej księgi. Trzeba pamiętać o zasadach wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oto najważniejsze:

1. Przychodem z działalności gospodarczej są nie tylko otrzymane pieniądze, ale także kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (kiedy przychód staje się należny - patrz ramka).

2. Przychód pomniejszamy o wartość zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (zawsze pomniejszamy wartość przychodu w miesiącu, w którym bonifikata została udzielona/towar zwrócony, nawet gdy dotyczy to sprzedaży z miesiąca/roku ubiegłego; korekty dokonujemy poprzez zaksięgowanie kwoty bonifikaty ze znakiem minus lub na czerwono w kol. 7 księgi "wartość sprzedanych towarów i usług").

3. Przychód z działalności gospodarczej powstaje nie tylko w wyniku sprzedaży towarów i usług - są nim także m.in. otrzymane kary umowne, odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, wpływy ze sprzedaży środków trwałych, a także różnice kursowe (patrz tekst na str. 8).

4. W księdze przychodów i rozchodów ewidencjonujemy wszystkie przychody z działalności gospodarczej, prócz zwolnionych (wolnych) od podatku dochodowego, których nie należy wykazywać.

5. Nie są przychodem pobrane lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (mimo że takie zaliczki, zadatki, przedpłaty należy udokumentować fakturami VAT i wykazać od nich należny podatek). Pobrane zaliczki można jednak ewidencjonować w księdze w kolumnie "uwagi". Tu także można wpisywać przychody faktycznie otrzymane (wcześniej ujęte w księdze jako należne).

ANNA KOLEŚNIK

Rzeczpospolita   29.03.07 Nr 075

Koszty można rozliczać na dwa sposoby

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych albo rozliczać koszty w momencie wystawienia faktury

W poprzednich latach także mieliśmy do wyboru dwa sposoby rozliczania kosztów:

¦w momencie ich poniesienia - tzw. metoda kasowa (art. 22 ust. 4 updof),

¦w roku podatkowym, którego do tyczą (metoda memoriałowa, tak jak w księgach rachunkowych -art. 22 ust. 5 i 6 updof). Jeśli więc podatnik dostał w styczniu fakturę z opłatami za grudniowe rozmowy telefoniczne, to przy metodzie kasowej księgował ją w styczniu. Przy memoriałowej w grudniu. Jeśli nie można było wydatku przypisać do danego roku podatkowego, księgowany był w momencie poniesienia - niezależnie od metody prowadzenia księgi. Podobnie było z wydatkami, które można było "zamknąć" w określonym przedziale czasowym, ale nie dało się ich przypisać do konkretnego przychodu, np. opłaty za ubezpieczenie firmowego majątku.

Towary handlowe wpisywaliśmy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (z wyjątkami określonymi w § 30 rozporządzenia MF). Niektóre wydatki były kosztem dopiero po zapłacie, np. pensje dla pracowników (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof).

Jak jest teraz

Zgodnie z ogólną regułą, o której mówi art. 22 ust. 4 updof, koszty potrącamy w roku poniesienia. Ale przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się do danego roku podatkowego, mogą stosować zasady przewidziane dla prowadzących księgi rachunkowe (określone w art. 22 ust. 5 - 5c updof).

Dwie kategorie kosztów

W nowych przepisach mamy podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze rozliczamy w roku, w którym osiągnęliśmy odpowiadające im przychody. Dotyczy to też kosztów z lat poprzednich. W tym roku można również potrącić koszty poniesione po jego zakończeniu do dnia złożenia zeznania (nie później jednak niż do upływu terminu na wykonanie tej czynności). Jeśli koszt ponieśliśmy później, potrącamy go w następnym roku.

Z kolei koszty pośrednie będziemy potrącać w roku ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, musimy je rozliczyć proporcjonalnie. Chyba że potrafimy określić, w jakiej części dotyczą danego roku.

Te zasady rozliczania kosztów dotyczą wprawdzie firm prowadzących księgi rachunkowe, ale mogą je również stosować przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pod warunkiem że wyodrębniają koszty odnoszące się dodanego roku.

Można rozłożyć na kilka lat

Jak więc będą rozliczali koszty podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów, którzy zdecydują się na zasadę memoriałową? Bezpośrednie zaksięgują w roku, w którym można je powiązać z przychodem. Jakie to będą koszty? Mogłoby się wydawać, że na zakupy towarów handlowych, ale tu rozporządzenie MF przewiduje odrębne zasady księgowania (piszemy o nich dalej). Pozostają więc inne wydatki, które da się przyporządkować przychodom, np. zakup usług obcych niezbędnych do wykonania usługi końcowej, wydatki na transport towarów.

Koszty pośrednie to natomiast wydatki na funkcjonowanie firmy, których nie da się powiązać z konkretnym przychodem, np. zakup materiałów biurowych. Księgujemy je w momencie poniesienia. Inaczej będzie w razie kosztów pośrednich dotyczących "okresu przekraczającego rok podatkowy". Jak pisał na naszych łamach Gerard Dźwigała, doradca podatkowy z kancelarii Chadbourne & Parke (DF z 21 grudnia 2006 r.), chodzi tu o wydatki dotyczące przynajmniej dwóch lat podatkowych, przykładowo ubezpieczenia składnika majątku zawartego na okres grudzień - styczeń. Trzeba je rozliczyć proporcjonalnie - połowę w grudniu, połowę w styczniu. Ta reguła nie odnosi się natomiast doświadczeń wykonanych jednorazowo, lecz wykorzystywanych albo odnoszących skutek przez dłuższy czas (np. wydatki na reklamę). Te rozliczymy w momencie poniesienia.

Decyduje dzień wystawienia faktury

Większość podatników rozlicza jednak koszty w momencie poniesienia, czyli metodą uproszczoną. Kiedy koszt jest poniesiony? Dla przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innegodowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie z1 lutego br. (odpowiedź napytanie DF), w którym czytamy: "Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera".

15 marca zmieniło się rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej rozporządzenie MF). Jego ujednoliconą wersję publikowaliśmy w poniedziałkowej DF, można też ją znależć pod adresem http://www.%20rzeczpospolita.pl/prawo/doc.kpr0229.html. Zmienił się wzór księgi, wykreślono przepisy o szczególnym momencie powstania przychodu. Ale najważniejsze są zmiany dotyczące kosztów, które wprowadziła nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updf). Niestety, nie mamy dobrych wiadomości - księgowi znowu będą mieli problemy.

PRZEMYSŁAW WOJTASIK