Funkcja jest to innymi słowy predefiniowana formuła, która realizuje ściśle określony rodzaj obliczeń. Korzystanie z funkcji zdecydowanie przyspiesza tworzenie nawet bardzo skomplikowanych formuł.
Przykładowo, załóżmy, że chcesz podsumować kolumnę liczb przedstawioną na rysunku 5.1. Za pomocą operatora dodawania (+) możesz w prosty sposób utworzyć np. taką formułę:
=C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11
Powyższa formuła nie jest skomplikowana, ale zamiast czasochłonnego wpisywania kolejnych adresów sumowanych komórek możesz posłużyć się prostą funkcją SUMA:
=SUMA(C4:C11)
Funkcja SUMA jest tylko jedną z ponad 200 funkcji dostępnych w programie Excel. Pełną listę dostępnych funkcji znajdziesz w dodatku B.
Jak to zostało zilustrowane na rysunku 5.2, każda funkcja składa się z 2 głównych części:
§ Nazwa funkcji — określa rolę, jaką spełnia dana funkcja
§ Argumenty funkcji — określają wartości bądź odwołania do komórek, które mają być wykorzystywane w obliczeniach. Argumenty funkcji podawane są w nawiasach okrągłych a kolejne argumenty są od siebie oddzielane średnikami.
§ Jeżeli funkcja znajduje się na początku formuły, to musi się rozpoczynać od znaku równości (=).
§ Niektóre argumenty funkcji są opcjonalne. Przykładowo, funkcja SUMA może posiadać np. tylko jeden argument, taki jak odwołanie do pojedynczego zakresu komórek.
Rysunek 5.1. Zastosowanie funkcji SUMA ułatwia dodawanie zawartości szeregu komórek.
SUMA(liczba1; liczba2;…)
Rysunek 5.2. Części składowe funkcji. Czcionką wytłuszczoną wyróżniono elementy, które funkcja musi posiadać.
(Function name — nazwa funkcji; Arguments — argumenty)
Argumentami funkcji mogą być następujące elementy:
§ Liczby (rysunek 5.3) — podobnie jak w przypadku formuł, rezultat działania funkcji, której argumentami są podane bezpośrednio liczby nie ulegnie zmianie tak długo, jak długo wartości liczbowe będące jej argumentami pozostaną niezmienione.
§ Łańcuchy tekstowe (rysunek 5.4) — Excel posiada cały szereg funkcji operujących na łańcuchach tekstowych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części niniejszego rozdziału.
§ Odwołania do komórek (rysunki 5.4 do 5.8) — jest to najczęściej używany typ argumentów funkcji. Korzystanie z odwołań powoduje, że jeżeli zawartość danej komórki ulegnie zmianie to rezultat działania funkcji, która się do takiej komórki odwołuje zostanie automatycznie uaktualniony.
§ Formuły (rysunek 5.6 i 5.7) — zastosowanie formuł jako argumentów funkcji pozwala na tworzenie bardzo złożonych formuł, wykonujących całe serie obliczeń.
§ Funkcje (rysunek 5.7 i 5.8) — jeżeli argumentem funkcji jest inna funkcja, to mówimy wtedy o tzw. zagnieżdżeniu funkcji.
§ Wartości błędów (rysunek 5.8) — użycie wartości błędów jako argumentów odpowiednich funkcji często umożliwia zlokalizowanie błędu bądź informacji, których brakuje na arkuszu danych.
§ Wartości logiczne — niektóre funkcje wymagają podania jako argumentów wartości logicznych PRAWDA bądź FAŁSZ.
Rysunek 5.3. Argumentami funkcji DATA są liczby.
=DATA(2002;6;30)
Rysunek 5.4. Argumentami funkcji JEŻELI mogą być odwołania do komórek, liczby i łańcuchy tekstowe.
=JEŻELI(B8>400;"Dobra robota";"Musisz się jeszcze postarać")
Rysunek 5.5. Argumenty funkcji mogą być zapisywane na różne sposoby, jak to ma miejsce na przykładzie funkcji SUMA.
=SUMA(B8:B11) lub =SUMA(B8;B9;B10;B11)
Rysunek 5.6. Argumentem funkcji ZAOKR może być np. formuła.
=ZAOKR(B5*0.15;2)
Rysunek 5.7. Na przykładzie argumentami funkcji ZAOKR są inna funkcja (JEŻELI) oraz wartość liczbowa.
=ZAOKR(JEŻELI (B8>400;B8*B4;B8*B5); 2)
Rysunek 5.8. Na przykładzie argumentami funkcji JEŻELI są funkcje LICZ.PUSTE i SUMA, odwołania do komórek oraz wartość błędu #N/D.
=JEŻELI(LICZ.PUSTE(B5:B8)>0;"#N/D";SUMA(B5:B9))
Excel pozwala na wprowadzanie funkcji na kilka sposobów:
§ wpisywanie z klawiatury
§ wpisywanie z klawiatury i wprowadzanie przy użyciu myszki
§ wykorzystanie okna dialogowego Wstawianie funkcji.
Nie można jednoznacznie stwierdzić, który z powyższych sposobów jest najlepszy — po prostu powinieneś korzystać z najwygodniejszej dla Ciebie metody.
§ Nie ma znaczenia, jakimi literami są zapisywane nazwy funkcji, przykładowo, funkcje SUMA i suma są równoznaczne — Excel automatycznie dokonuje konwersji nazw funkcji na duże litery.
§ Tworząc formuły powinieneś unikać wpisywania niepotrzebnych znaków spacji.
§ Tworząc formuły wykorzystujące funkcje zagnieżdżone powinieneś zwracać szczególną uwagę na ilość nawiasów — jeżeli pominiesz jakiś nawias to Excel wyświetli komunikat o błędzie (rysunek 5.9) albo okno dialogowe z propozycją poprawienia formuły (rysunek 5.10). Może się również zdarzyć, że Excel automatycznie poprawi błędnie zapisaną formułę nie informując Cię o tym fakcie.
§ Excel XP posiada nowe udogodnienie — etykiety ekranowe argumentów funkcji (rysunek 5.11 i 5.12), które wyświetlając składnię danej funkcji ułatwiają jej wprowadzenie.
1. Wprowadzanie formuły rozpocznij od wpisania znaku równości (=).
2. Wpisz nazwę funkcji.
3. Wpisz nawias otwierający listę argumentów (rysunek 5.11).
4. Wpisz pierwszy argument funkcji (rysunek 5.12)
5. Jeżeli funkcja będzie posiadała więcej argumentów, to powinieneś je od siebie oddzielać znakami średnika.
6. Wpisz nawias zamykający listę argumentów.
7. Naciśnij klawisz Enter lub naciśnij przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuły. W danej komórce zostanie wyświetlony wynik działania funkcji (rysunek 5.13).
Rysunek 5.9. Jeżeli pomylisz się wpisując nawiasy, Excel wyświetli na ekranie komunikat o błędzie.
Rysunek 5.10. W niektórych przypadkach Excel zaproponuje automatyczne skorygowanie błędnie wpisanej formuły.
Rysunek 5.11. Po rozpoczęciu wpisywania formuły na ekranie pojawiają się etykiety ekranowe argumentów funkcji.
Rysunek 5.12. Kontynuacja wpisywania formuły.
Rysunek 5.13. Po zatwierdzeniu wpisanej formuły w komórce pojawia się wynik jej działania.
4. Wpisz pierwszy argument funkcji lub kliknij na komórce, do której odwołanie będzie pierwszym argumentem funkcji (rysunek 5.14).
5. Jeżeli funkcja będzie posiadała więcej argumentów, wpisz znak średnika, a następnie wpisz kolejny argument lub kliknij na komórce, do której odwołanie będzie kolejnym argumentem funkcji (rysunek 5.15). Krok ten powtarzaj dopóty, dopóki nie zostaną wprowadzone wszystkie niezbędne argumenty funkcji.
6. Wpisz nawias zamykający listę argumentów (rysunek 5.16)
§ Aby przy użyciu myszki jako argument funkcji podać cały zakres komórek (kroki 4 i 5) wystarczy zaznaczyć myszką cały żądany zakres komórek (rysunek 5.17).
§ Podczas wprowadzaniu funkcji bądź formuł przy pomocy myszki musisz być bardzo ostrożny — każde nieopatrzne kliknięcie bądź przeciągnięcie myszki może spowodować dodanie do listy argumentów niepotrzebnych odwołań. Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, to powinieneś skorzystać z klawisza Backspace i usunąć niepotrzebnie wpisane odwołania bądź też nacisnąć przycisk Anuluj znajdujący się na pasku formuły i rozpocząć wpisywanie całej formuły od początku.
Rysunek 5.14. Po wpisaniu nazwy funkcji i nawiasu otwierającego możesz wprowadzać odwołania klikając na odpowiednich komórkach.
Rysunek 5.15. Wpisz znak średnika, a następnie kliknij na kolejnej komórce, do której odwołanie będzie argumentem funkcji.
Rysunek 5.16. Upewnij się, że na końcu funkcji wpisałeś nawias zamykający.
Rysunek 5.17. Aby przy użyciu myszki jako argument funkcji podać cały zakres komórek wystarczy zaznaczyć myszką cały żądany zakres komórek.
1. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Funkcja (rysunek 5.18) lub naciśnij przycisk Wstaw funkcję znajdujący się na pasku formuły. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie funkcji (rysunek 5.19).
2. Z listy rozwijanej wybierz kategorię, do jakiej należy dana funkcja (rysunek 5.20).
3. Odszukaj i wybierz z listy żądaną funkcję — w razie potrzeby skorzystaj z pasków przewijania.
4. Naciśnij przycisk OK. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Argumenty funkcji (rysunek 5.21). Znajdziesz dodatkowe informacje o wybranej funkcji oraz pola, w których możesz podać argumenty funkcji.
5. W poszczególnych polach wpisz wartości poszczególnych argumentów funkcji.
6. Po zakończeniu wprowadzania argumentów naciśnij przycisk OK.
Okno dialogowe Argumenty funkcji zniknie z ekranu, a w komórce zawierającej funkcję pojawi się wynik jej działania (rysunek 5.13).
Rysunek 5.18. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Funkcja.
Rysunek 5.19. Okno dialogowe Wstawianie funkcji.
Rysunek 5.20. Poszczególne funkcje są podzielone na kategorie.
Rysunek 5.21. Wprowadź argumenty korzystając z okna dialogowego Argumenty funkcji.
§ Okno dialogowe Wstawianie funkcji może również zostać otwarte poprzez wybranie opcji Więcej funkcji znajdującej się w menu podręcznym przycisku Autosumowanie, zlokalizowanym na standardowym pasku narzędzi (rysunek 5.22). Dalszy tok postępowania jest opisany w krokach 2-6.
§ Jeżeli nie znasz dokładnej nazwy funkcji, którą chcesz wprowadzić, to możesz spróbować wyszukać taką funkcję na podstawie jej opisu. W tym celu powinieneś wpisać w polu Wyszukaj funkcję krótki opis działania funkcji, a następnie nacisnąć przycisk ...
geodezjafantastyka