DO-020-10/RK/2005                

ZARZĄDZENIE NR 10/2005

Dyrektora Urzędu Pracy m.st. Warszawy

z dnia 22 marca 2005r.

w sprawie: instrukcji kancelaryjnej  i rzeczowego wykazu akt

Na podstawie § 7 pkt 1 Statutu Urzędu Pracy m.st Warszawy oraz § 7 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Pracy m.st. Warszawy w związku z § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160 poz. 1074 z późn.zm.), zarządzam co następuje:

                                                    § 1

W celu usprawnienia i ujednolicenia pracy kancelaryjnej oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną wprowadzam do użytku w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy – instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia wraz z wykazem akt.

                                                    § 2

Nadzór nad przestrzeganiem oraz właściwym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt sprawują wszyscy kierownicy komórek organizacyjnych. 

                                                            § 3

Traci moc zarządzenie nr 8/2002 z dnia 5 marca 2002r. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt.

                                                   § 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2005r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Pracy m. st. Warszawy zwanym dalej „Urzędem”.
2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Urzędzie.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust.4.

4.      Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się według w/w Instrukcji.

§ 2

1.      Instrukcja może być stosowana w komórkach organizacyjnych Urzędu.

2.      O wprowadzaniu Instrukcji do stosowania w komórkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga Dyrektor Urzędu Pracy m. st. Warszawy zwany dalej Dyrektorem.

§ 3

Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

1)     akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

2)     aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

3)     czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

4)     dekretacja – skierowanie sprawy do odpowiedniej komórki organizacyjnej w celu jej załatwienia,

5)     dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo, karta rejestracyjna itp.),

6)            komórka organizacyjna – dział, referat, zespół, jak też samodzielne stanowisko pracy lub inne stanowisko pracy określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu,

7)     kancelaria – wewnętrzną komórką organizacyjną Urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej ,

8)     kierownik komórki organizacyjnej – osoba funkcyjna, której powierzono stanowisko kierownicze w Urzędzie,

9)     koordynator komórki organizacyjnej – osoba funkcyjna, której powierzono określone zakresem funkcje w Urzędzie,

10) korespondencja – każde pismo wpływające do Urzędu lub wysłane przez Urząd,

11) nośnik informatyczny – dyskietkę, płyta CD lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

12) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

13) paragrafy bez bliższego określenia – paragrafy niniejszej Instrukcji,

14) pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym,

      nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,

15) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu miasta

      pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

16) poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej

      sprawie,

17) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, faksy i poczta elektroniczna,

18) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwianiem,

19) Rada Zatrudnienia m. st. Warszawy  - organ opiniodawczo-doradczy 

      starosty w sprawach polityki rynku pracy  ( zgodnie z art. 22 ust.

     3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ),

20) referent – pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

21) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie

      pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

22) rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

23) sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna Dyrektora, zastępców lub kierowników komórek Urzędu,

24) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument (także korespondencja z faksu i poczty elektronicznej), wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

25) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych ta samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

26) urząd – Urząd Pracy m. st. Warszawy,

27) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odpowiednio

      oznakowany, odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem

      przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

28) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

29) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw.

§ 4

Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

§ 5

Zgodnie ze schematem organizacyjnym stosuje się następujące symbole literowe komórek organizacyjnych:

1)     D – Dyrektor,

2)     ZD – Zastępca Dyrektora,

3)     GK – Główna Księgowa,

4)     FK – Dział Finansowo – Księgowy,

5)     ARP – Dział Aktywizacji Rynku Pracy,

6)     OI – Dział Obsługi Interesantów,

7)     OON – Dział Obsługi Osób Niepełnosprawnych,

8)     DO – Dział Organizacyjny,

9)     DP – Dział Prawny,

10) AW – samodzielne stanowisko audytora wewnętrznego.

§ 6

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1)     przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie rozumiane jako  potwierdzenie odbioru podpisem w dzienniku lub rejestrze korespondencyjnym, korespondencji oraz przesyłek,

2)     prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3)     sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

4)     wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5)     przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

6)     udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.

2. Czynności kancelaryjne w urzędzie wykonują:

1)     kancelaria,

2)     sekretariaty,

3)     referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie danej sprawy,

4)     pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 7

1.      Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru kancelaryjnego według wzoru ustalonego przez kierownika działu właściwego w sprawach organizacyjnych, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.
4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:

1)     adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2)     wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5.              Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje się pieczęcią depozytową i przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

6.              Po otwarciu koperty sprawdza się:

1)     czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2)     ...