Korespondencja seryjna to technika szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej np.: do drukowania kopert i etykiet itp.
Załóżmy, że musimy wysłać list identycznej treści do 100 różnych odbiorców. Np.: może to być zawiadomienie o zmianie numeru telefonu firmy, adresu itp. Word oferuje w tym względzie bardzo prosty mechanizm rozwiązania powyższego zadania. (Jeżeli dodatkowo dysponujemy pocztą elektroniczna i podamy e‑mailowy adres odbiorcy możemy informacje te wysłać bezpośrednio siecią).
Algorytm postępowania może być następujący:
1. Tworzymy list, nazywany dalej dokumentem głównym (może to być aktualnie otwarty dokument worda). Np.:
W związku ze zmianą siedziby firmy podajemy nowy adres i nowy numer telefonu.
Za powstałe utrudnienia przepraszamy.
Z wyrazami szacunku,
AAAAA Sp.z o.o.
Prezes
2.
Nazwy pól
3. Tworzymy – jako nowy plik – lub otwieramy istniejąca bazę adresową. Może to być plik Worda (Excela, Accessa) w postaci tabeli:
Tytuł
Imię
Nazwisko
Instytucja
Ulica
Kod
Miejscowość
mgr
Alicja
Nowak
POLKOM
Agrestowa 4/5
66-009
Poznań
dr
Jerzy
Wąs
Sp. ABB
Wilcza 34/2A
00-001
Kraków
Recordy (wiersze)
Dane (pola w recordach)
W przypadku tworzenia bazy adresowej w Wordzie, wiersz nagłówkowy tabeli musi koniecznie rozpoczynać się w pierwszym akapicie dokumentu. Po wprowadzeniu danych do tabeli (około 10 osób) zapisujemy plik pod nazwą baza adresowa i zamykamy go.
Każdy wiersz tabeli (oprócz nagłówkowego, który zawiera nazwy pól) stanowi jeden record. Dane w recordzie to tzw. pola, identyfikowane poprzez nazwę pola umieszczoną w pierwszym wierszu i numer recordu.
Jeżeli mamy gotowe te dwa elementy wywołujemy z menu Narzędzia polecenie Korespondencja seryjna. W zależności od tego czy wcześniej przygotowany został dokument główny czy też nie, pojawi się jedno z dwu pokazanych niżej okien dialogowych:
Wybieramy opcję: Pobierz dane i wskazujemy plik z bazą adresową. Następuje scalenie dokumentu głównego z bazą.
Przechodzimy do dokumentu głównego, w którym pojawi się nowy pasek narzędzi “Korespondencja seryjna”. Klikamy na pasku Wstaw pole korespondencji seryjnej. W rozwinięciu pojawią się nazwy pól, identyczne jak w pierwszym wierszu bazy adresowej:
Wstawiamy odpowiednie pola do dokumentu głównego i formatujemy je tak, jak zwykły tekst w Wordzie. Dokument może wygladać np. tak:
«Tytuł_naukowy»
«Imię» «NAZWISKO»
«Instytucja»
«ulica»
«Kod» «MIEJSCOWOŚĆ»
Po wybraniu opcji „Pokaż scalone dane” lub „Scalaj” Word pobiera odpowiednie dane z bazy. Np. dla recordu 1 dokument wygląda teraz tak:
Mgr
Alicja NOWAK
66-009 POZNAŃ
W związku ze zmiana siedziby firmy podajemy nowy adres i nowy numer telefonu.
Na tym etapie można właściwie zakończyć omawianie korespondecji seryjnej. Warto jednak rozszerzyć zakres wiedzy o użycie instrukcji sterujących, które zawiera pasek narzędzi „korespondencja seryjna”
Wstawia w pozycji kursora pola z pliku danych (patrz wyżej)
Umieszcza w punkcie wstawienia instrukcję sterującą (omówione w dalszej części ćwiczenia)
Podgląd danych. Przełączanie cykliczne między widokiem dołączanych pól, a widokiem związanych z nimi danych.
Pierwszy record / Ostatni record. Przejście do pierwszego / ostatniego recordu zawartego w pliku danych.
Poprzedni / następny record. Przejście do poprzedniego / następnego recordu w bazie.
Idź do recordu. Przejście do recordu o wpisanym numerze.
Pomoc. Wyświetlane jest okno pomocy korespondencji seryjnej.
Sprawdź poprawność. Wyświetlane jest okno Sprawdzanie i raport błędów.
Scalaj w nowy dokument. Skierowanie wyniku łączenia dokumentów do oddzielnego (samodzielnego) pliku.
Scalaj na drukarkę. Skierowanie wyniku łączenia dokumentów na drukarkę.
KorSer....
adrinm