Podstawowe materiały auditora: Księga jakości, Dokumentacja. Normy ISO 9001 i 19011, Znajomość procesu.
Podstawowym dokumentem w zakresie realizacji systemów jakości jest Polityka Jakości, Księga jakości, Procesy oraz Instrukcje. Podczas auditu szuaka się zapisów dotyczących jakości, w których szukamy niezgodności. Dowodem takim może być np. podpis nieodpowiedniej osoby, źle wypełniony formularz itp. Można powiedzieć iż jest to poszukiwanie niespełnionych wymagań.
Opracowywanie procedury auditu wewnętrznego: 1. Polityka jakości ; 2. Księga jakości ; 3. Dokumentacja (procedury: 1. Nadzór nad dokumentami. 2. Nadzór nad zapisami 3. Audit wew. 4. Nadzór nad wyrobami niezgodnymi. 5. Działania korygujące. 6. Działania zapobiegawcze. (9001-19011).
PN-EN ISO 19011:Dotyczy zarządzania programami auditów ,prowadzenia wew. Lub zew auditów zarządzania jakością i lub zarządzania środowiskowego, jak również dotyczy kompetencji i oceny auditów.
Wyróżniamy 3 rodzaje auditów: 1. Audit strony pierwszej – audit wykonywany wewnątrz organizacji przez zatrudniony w niej personel.(w celu samodoskonalenia się instytucji i znalezienia niedociągnięć); 2. Audit strony drugiej – wykonywany przez daną organizację w jej interesie wobec innej organizacji, zwykle klient przeprowadza audit u dostawcy lub u potencjalnego dostawcy. ; (w celu skorygowania czy np. firma dostarczająca nam materiał posiada i ma wprowadzony system ISO 19011) 3. Audit strony trzeciej – wykonywany przez niezależną organizację wobec danego dostawcy. Zwykle jest on przeprowadzony przez okredytowaną instytucję certyfikującą będącą stroną trzecią w stosunku do danego klienta i dostawcy. Jest wykonywany w celu certyfikacji dostawcy w zakresie ocenianych możliwości. ( sprawdza czy firma posiada w pełni funkcjonalny system zarządzania jakością. Audit ten wykorzystywany jest przez jednostkę certyfikującą.).
Audit: systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. Kryteria auditu: zestaw polityk, procedur lub wymagań. Dowód z auditu: zapisy stwierdzające faktu lub inne informację które są istotne ze względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania. Ustalenia z auditu: wyniki oceny zebranych dowodów z auditu względem kryteriów z auditu. Wniosek z auditu: wynik auditu przedstawiony przez zespół auditujący po rozważeniu celów auditów i wszystkich ustaleń z auditu. Klient auditu: org. Lub osoba zlecająca przeprowadzenie auditu. Auditor: osoba mająca uprawnienia i kompetencję do przeprowadzenia auditu. Zespół auditujący: jeden lub więcej audytorów przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów technicznych, jeżeli jest to wymagane. Audit planowy: ustalony według programu na dany rok. Audit pozaplanowy: wynikający z zaistniałych okoliczności (zmiany organizacyjne; zmiany w systemie jakości; zmiany technologii-technik wytwarzania; pogorszenie jakości; reklamacje oraz skargi klientów; działania korygujące w następstwie przeprowadzonych auditów).
Audit podział: wewnętrzny (planowy ; pozaplanowy); zewnętrzny (klientowski [planowy ; pozaplanowy]; certyfikujący[planowy ; pozaplanowy]
Zasady auditowania: 1. Postępowanie etyczne ; 2. Rzetelna prezentacja (obowiązek przedstawiania spraw dokładnie i zgodnie z prawdą); 3. Należyta staranność zawodowa (pracowitość i rozsądek w auditowaniu). 4. Niezależność (podstawa bezstronności auditu i obiektywności wniosków z auditu). 5. Podejście oparte na dowodach (racjonalna metoda uzyskania wiarygodnych i odtwarzalnych wniosków z auditu w systemowym procesie auditu).
10 przykazań auditora: 1. Miej na uwadze cele realizowane przez auditowaną komórkę. Sprawdź jak komórka realizuje zamierzone cele. ; 2. Ustal zakres prowadzonych badań. Oceń wyniki i zwróć uwagę na brakujące badania.; 3. Ustal kryteria kwalifikacyjne. Jasno sprecyzowane kryteria kwalifikacji niezgodności by wszystkich oceniać równo. ; 4. Określ relacje między zakresem auditu a auditowanym obszarem. Określamy, które operację i działania są najważniejsze w danym obszarze, który badamy.; 5. Formułując stwierdzenia opieraj się na faktach które zostały dostrzeżone.; 6. Ustal przyczyny niezgodności. Celem auditu jest wyeliminowanie wad, a nie tylko stwierdzenie ich istnienia.; 7. Koncentruj się na sprawach najistotniejszych. Niezgodność nie wywołujące żadnych skutków ubocznych nie interesują kierownictwa.; 8. Staraj się o utrzymanie stosunków partnerskich. Nie odgrywaj Policjanta. Bądź obiektywny.; 9. Zwracaj uwagę na właściwą komunikację. Rozmowa wprowadzająca. Jasne pytania. Zwięźle sprecyzowane wyniki.; 10. Bądź zawsze na bieżąco. Zbieraj informację na temat środków i metod aktualnie stosowanych w auditach.
Wygląd planu auditu: Zaaprobowany przez klienta i podany do wiadomości auditorą i auditowanym. Przygotowany elastycznie w sposób umożliwiający: 1. Dokonanie zmian wynikających z informacji zebranych w trakcie auditu. 2. Położenie nacisku na kwestie inne niż pierwotnie planowane. 3. Umożliwiające efektywne wykorzystanie środków.; Określone szczegóły dotyczące planu auditu nie mogą być przekazywane auditowanemu inaczej niż podczas trwania auditu, gdyż ich przedwczesne ujawnienie może utrudnić zebranie obiektywnych dowodów. Zastrzeżenia auditowanego wobec któregoś z elementów musi zostać przedyskutowane z audytorem prowadzącym. Plan auditu powinien zawierać: 1. Cele i zakres auditu; 2. identyfikację osób bezpośrednio odpowiedzialnych za dziedziny związane z celami i zakresem auditu. 3. Identyfikację odnośnych dokumentów (właściwa norma systemu jakości i księga jakości auditowanego). 4. Identyfikację członków zespołu audytorów. 5. Język, w jakim będzie prowadzony audit. 6. Data i miejsce wykonania auditu. 7. Identyfikację komórek objętych auditem. 8. Przewidywany czas rozpoczęcia i trwania każdej ze zaznaczonych czynności podczas auditu. 9. Harmonogram spotkań z kierownictwem auditowanej organizacji. 10. Wymagania poufności. 11. Rozdzielnik raportu z auditu i przewidywaną datę rozesłania raportu. Dokumenty i zapisy: 1. Norma systemu jakości. 2. Księga jakości. 3. Procedury (robocze, stanowiskowe, kontrolne). 4. Opisy funkcji i stanowisk; 5. Schematy organizacyjne; 6. Raporty i protokoły z poprzednich auditów; 7. Protokoły i zapisy działań korygujących. 8. Zapisy dotyczące jakości (z obszaru auditowanego).
Sporządzanie listy pytań kontrolnych: Ustalić reprezentatywną próbkę (1. Jaki jest główny nurt działalności/funkcjonalności działu?; 2. Na jaką pracę w dziale poświęca się najwięcej czasu?; 3. Jakie są poboczne funkcje działu?) Czemu się przyjrzeć ( metodą postępowania z wyrobami niezgodnymi; wyposażeniu kontrolno-pomiarowemu; instrukcją roboczym; kwalifikacją personelu) Czego poszukiwać? (zapisów dotyczących jakości; zapisów dotyczących wyrobów niezgodnych; oznaczeniu wyrobów; danych o statusie; zatwierdzenia/wprowadzania zmian; zapisów o szkoleniu) O co pytać? (znajomość/zrozumienie) Co notować? (odpowiedzi, obserwacje – fakty).
Skąd pytania?: z norm; z księgi jakości; procedur oraz instrukcji systemu; z poprzednich auditów, ze znajomości wyrobów, procesów oraz usług; z doświadczenia; z informacji o przedsiębiorstwie. Korzyści: Jasne określenie celu auditu; dowód planowania; utrzymanie tempa i ciągłości auditu,; redukcja stronniczości audytorów; zmniejszenie obciążenie podczas auditu ; zapewnienie auditowanego o fachowości audytora. Pytania podział: Elementarne (Badania dokumentacji systemuàczy działanie na rzecz jakości jest przedstawione właściwie i wystarczająco; czy treść merytoryczna znalzała odbicie w ważnych dokumentach.) Badania na auditowanych à(czy ustalone działanie jest znane wszystkim zainteresowanym; czy działanie to jest realizowane; czy realizacja działań jest właściwie udokumentowana) Merytoryczne: ( w jaki sposób zapewnia się; jaką stosuje się metodę; jakie działania są w dokumentach; dlaczego coś się robi tak a nie inaczej itd.) 6 pytań audytora: Co, dlaczego, gdzie, kiedy, kto, jak. Stosowanie listy pytań auditowych i formularzy nie może ograniczać zakresu działań auditowanyh, który może się zmieniać w wyniku informacji zebranych praczas auditu. Dokumenty stosowane podczas auditu: zobowiązanie o zachowaniu poufności; program auditu; formularz o powołaniu zespołu audytorów, zlecenie przeprowadzenia auditu; wniosek o przeprowadzenie auditu; plan auditu; lista pytań; karta niezgodności. Techniki i metody badań: wywiad auditowy ( pytania/odpowiedzi ; oświadczenia ; postawy/zaangażowania ); obserwacja; analizy; oceny; poszukiwanie dowodów; sporządzanie notatek; selekcja informacji (spostrzeżenieàdowód à niezgodność).
Plany jakości powinny określać: cele jakości, które mają być osiągane; szczegółowy podział uprawnień i odpowiedzialności; procedury instrukcje i metody; program badań i kontroli; metodę, sposób dokonywania zmian; inne niezbędne ustalenia i przedsięwzięcia. Program jakości: nazwa czynności; stanowisko pracy; osoba odpowiedzialna za czynność; odpowiedzialny za nadzór; dokumentacja czynności; dokumentacja jakości wyników; procedura/instrukcja opisująca czynność. Nowoczesna służba jakości łączy działania: sterownicze (uzyskanie optymalnej jakości); kontrolno pomiarowe ; weryfikujące i egzekwujące; doskonalące. Służby jakości prowadzą działania: fazie przedprodukcyjnej; produkcyjnej; poprodukcyjnej ; (Wszystkie działania mają wspólny cel: zbieranie i przetwarzanie informacji: analiza rynku i potrzeb użytkowników; analiza planów produkcyjnych itd.) Status kontroli i badań: kontrola badań i dostaw; kontrola i badania w trakcie produkcji; kontrola i badania końcowe. Dokumentacja: atesty materiałów; protokoły badań; świadectwa jakości; inne dokumenty. Kontrolujemy: cechy konstrukcyjne; cechy procesu; cechy użytkowe. Rodzaje wad i niezgodności(w jakości): cecha uboczna; cecha zasadnicza; cecha krytyczna; Wady: nieistotna; uboczna; główna; krytyczna; szczególnie krytyczna. (geometrii; powierzchniowe; wewnętrzne). Plan nadzoru: jest dokumentem wiążącym proces produkcyjny z kontrolnym.
merlindz15