Negocjacje to wielostronny proces porozumiewania się w sytuacji konfliktu interesów czy rozbieżności poglądów zaangażowanych w negocjacje stron. Trudny, złożony i skomplikowany proces podejmowania wspólnej decyzji, w którym każda ze stron stara się doprowadzić do umożliwienia sobie realizacji własnych interesów, którego jednak nadrzędnym celem jest osiągnięcie porozumienia.
W negocjacjach biorą udział strony zawsze w jakiś sposób od siebie zależne i dlatego nie mogą działać samodzielnie i podejmować decyzji bez konsultacji z zainteresowanymi partnerami. Często negocjacje są niezbędnym elementem procedury prowadzącej do podpisania transakcji gospodarczej, jak również wypracowania określonych stosunków pomiędzy partnerami gospodarczymi. Istnieją różnorodne techniki negocjacji określające sposób i taktykę prowadzenia rozmów, dochodzenia do porozumienia oraz podejmowania decyzji w interesującej strony sprawie.
Ze względu na zachowania stron i styl wyróżnia się dwa podstawowe typy negocjacji:
1) pozycyjne – strony nastawione są na rywalizację i odniesienie zwycięstwa, nie są skłonne do ustępstw, za wszelką cenę bronią swoich interesów, stawiają wygórowane zadania, posługują się groźbą i manifestacją, każda ze stron stara się osiągnąć sukces kosztem drugiej;
2) rzeczowe – wzajemne dostrzeganie różnych aspektów prowadzonych rozmów i takie układanie ostatecznego porozumienia, aby przynosiła korzyści wszystkim zainteresowanym.
Preferowane metody to: perswazja, rzeczowa argumentacja, wspólna analiza różnych wariantów rozwiązania problemu, pozwala to stopniowo osiągnąć consensus, co w konsekwencji umożliwia polubowne zawarcie umowy.
Przystępując do negocjacji musimy zdawać sobie sprawę, że nasz partner będzie korzystał z wielu technik negocjacyjnych umożliwiających mu osiągnięcie założonego przez niego celu a tym samym będzie starał się zminimalizować nasze cele. Należy pamiętać tu o kilku podstawowych zasadach.
Zaczynając rozmowy z partnerem o wiele silniejszym lub takim, na którym szczególnie nam zależy, nigdy nie należy okazywać, jak wiele obiecujemy sobie po wynikach negocjacji. A już w żadnym wypadku nie należy dać poznać po sobie, że od ich powodzenia zależy istnienie naszej firmy gdyż, jeżeli zda on sobie sprawę z zaistniałej sytuacji najprawdopodobniej na samym początku postawi wygórowane warunki współpracy. Mimo tego, iż zawsze możemy pewne rzeczy korygować podczas negocjacji to jednak w rezultacie pozycja wyjściowa może zadecydować o końcowym wyniku, gdyż nie ma nic lepszego niż partner zgadzający się na wszystko.
Kolejnym bardzo ważnym elementem w negocjacjach jest nie docenienie partnera i wyciąganie pochopnych wniosków z pobieżnych obserwacji drugiej strony. Może okazać się, że pod pozorem niekompetencji i niedoświadczenia nasz przeciwnik będzie starał się uśpić naszą czujność a w odpowiednich momentach wymuszać na nas kolejne ustępstwa. Jest to sytuacja, która w niektórych sytuacjach może posłużyć jako pewna technika, niezbyt elegancka, do osiągnięcia zamierzonego celu.
Przy rozpoczęciu negocjacji musimy pamiętać o zasadzie „pierwszej propozycji”, która to zasada niekoniecznie musi być sztywno traktowana za każdym razem, a mianowicie istnieje duże prawdopodobieństwo, iż druga strona przystępując do rozmów rozpocznie je od bardzo wygórowanych żądań, mając jednocześnie wkalkulowany pewien margines ustępstw. Z zasadą tą wiąże się przede wszystkim pewien bardzo ważny aspekt psychologiczny, który ma niebagatelne znaczenie dla dalszej współpracy. Jeżeli przyjmiemy pierwszą propozycję to w przypadku kolejnych negocjacji nasz partner będzie sugerował się poprzednimi rozmowami i może specjalnie windować swoje żądania i oczekiwać naszej aprobaty.
Inną techniką wykorzystywana w negocjacjach jest technika wyimaginowanego zwierzchnika. Wyrafinowani uczestnicy rozmów handlowych powołują się niekiedy na faktycznego lub iluzorycznego zwierzchnika, z którym rzekomo muszą ustalać newralgiczne kwestie oferty. Stosowanie tej taktyki z jednej strony daje czas na zastanowienie, z drugiej pozwala zdobyć przewagę psychologiczną. Ponadto łatwiej jest wprowadzić pewne zmiany, winą za nie obarczając mitycznego w tym wypadku szefa lub wspólnika. Może zdarzyć się, iż nasz partner spróbuje wykorzystać tą technikę przeciwko nam. Naszym zadaniem jest nie dopuścić do takiej sytuacji, a w związku z tym należy już w pierwszej fazie ustalić zakres jego pełnomocnictw oraz to, kim są jego zwierzchnicy i w jakim stopniu będą ingerować w negocjacje. Wtedy, jeśli wbrew wcześniejszym ustaleniom nagle pojawi się kolejny decydent, można go albo zaprosić do rokowań, albo też przerwać rozmowy. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wyimaginowany zwierzchnik zgodzi się na wypracowane wcześniej ustalenia.
Kolejną taktyką stosowaną przez doświadczonych nagocjatorów jest wysyłanie na rozmowy dwuosobowego zespołu, którego członkowie mają do odegrania inne role. Pierwszy zabiera głos w sytuacjach, kiedy rokowania utkną w martwym punkcie lub, gdy idą w innym niż oczekiwany kierunku. Przyjmuje on wówczas bardzo zdecydowaną, często agresywną postawę, niekiedy wybucha gniewem, a nawet grozi zerwaniem rozmów. Drugi uaktywnia się, gdy negocjacje zostaną wznowione, a jego krewki kolega usunie się w cień.
Pewna odmiana tej taktyki polega na tym, że jeden z członków zespołu na wstępie przedstawia wygórowane, trudne do zaakceptowania warunki. Po pewnym czasie sprawia wrażenie, że ma już tylko dwie możliwości: twardo obstawać przy swoim stanowisku, co grozi impasem, a nawet zerwaniem rokowań lub ustąpić, co z kolei groziłoby utratą twarzy. Pozostawia, zatem miejsce koledze, który próbuje załagodzić sprawę i deklarując gotowość pójścia na pozorne ustępstwa, obniża pierwotne żądania.
Niby-rezygnacja to technika, na którą nabrało się już wielu negocjatorów. Taktyka ta jest bardzo skuteczna i trudno się przed nią bronić. Przede wszystkim nie można pozwolić zbić się z tropu i zaakceptować reguł gry, narzuconych przez drugą stronę. Inny sposób polega na zastosowaniu tej samej broni: powielaniu i uprzedzaniu posunięć kontrahentów. Jeśli na przykład jeden z nich wybucha gniewem i przedstawia twarde warunki, należy także zareagować agresywnie, przyjąć równie nieustępliwą postawę i nie zmieniać jej nawet wtedy, gdy do akcji wkroczy druga osoba, pozornie starając się załagodzić sprawę. W ostateczności można odmówić dalszego prowadzenia negocjacji w obecności tego spośród ich uczestników, który w sposób irracjonalny przedstawia swoje stanowisko i konsekwentnie przy nim obstaje. Jeśli drugiej stronie faktycznie zależy na podpisaniu kontraktu, będzie dążyła do wypracowania porozumienia.
W negocjacjach często spotykaną manierą jest stopniowanie przymiotników oraz używanie przysłówków, bez określenia układu odniesienia. Naturalną cechą wielu osób jest też tendencja do uogólnień. W przypadku negocjacji bywa to zabieg celowy, obliczony na uzyskanie efektu, np. w postaci narzucenia pewnego sposobu myślenia czy postępowania. W sytuacji, gdy partner zarzeka się, że nigdy, zawsze, wszyscy, należy zweryfikować jego stwierdzenie, zadając pytania o konkrety. Gdy partner mówi nam, że jego oferta jest najtańsza lub że zamówienia realizuje najszybciej, należy go zapytać, z kim się porównuje. Ogólnikowa odpowiedź z reguły świadczy o braku pokrycia deklaracji w rzeczywistości.
Kolejną techniką, bardzo prostą i niezwykle skuteczną, jest przywoływanie przez naszego kontrahenta oferty innej firmy. Ma to na celu sprowokowanie nas do licytacji i przebijania, często wyimaginowanej, konkurencji. Aby wybrnąć z tej sytuacji, należy przede wszystkim sprawdzić, czy przeciwnik nie blefuje. Jeśli jednak okazałoby się, że konkurencyjna oferta faktycznie istnieje i jest korzystniejsza, należy szybko znaleźć argumenty przemawiające na naszą korzyść. Dobrym rozwiązaniem mogłoby okazać się przypomnienie klientowi, że w przypadku przyjęcia naszej propozycji, udostępnimy mu na przykład bezpłatny transport, dłuższy okres gwarancji czy lepszy serwis.
Częstym zabiegiem taktycznym stosowanym przez niektórych handlowców jest hipotetyczne zakładanie sytuacji, tzw., co by było, gdyby... Chcąc poznać granice naszych możliwości, partner pyta początkowo o cenę jednej sztuki oferowanego towaru. Potem interesuje go cena 100 oraz rabat przy jeszcze większym zamówieniu. W końcu jednak chce zamówić niewielką ilość towaru, ale po cenie jednostkowej skalkulowanej dla zamówienia na 1000 sztuk. Pewną odmianą tej strategii jest roztaczanie wizji długookresowej współpracy, w celu wynegocjowania korzystniejszej oferty. W takim przypadku należy wymusić sprecyzowanie wielkości zamówienia, zaproponować sporządzenie umowy przedwstępnej, wpłaty zaliczki itd., Jeśli partnerowi zależy na transakcji, zgodzi się i zobowiąże do wypełnienia złożonych obietnic. Jeśli były to tylko zabiegi, które miały na celu rozpoznanie naszych możliwości. Najprawdopodobniej wystraszy się i wycofa z dalszych rozmów.
Także pod koniec negocjacji, gdy wydaje się, że rafy pozostały już za nami, wszystko ustalone i wystarczy tylko złożyć podpisy, mogą wystąpić pewne nieprzewidziane okoliczności. By ich uniknąć, należy przede wszystkim starać się o prawo przygotowywania umowy końcowej. W przeciwnym wypadku istnieje prawdopodobieństwo, że druga strona może starać się polityką czynów dokonanych przeforsować pewne drobne, korzystne dla siebie zmiany w kontrakcie. Gdy dojdzie do takiej sytuacji, można zgodzić się na nie, jeśli ustępstwa miałyby być rzeczywiście niewielkie, albo żądać zmiany treści na zgodną z wcześniejszymi ustaleniami.
By zaś całkowicie uniemożliwić zaistnienie takiej sytuacji, należy kilkakrotnie przed przystąpieniem do sporządzenia końcowego dokumentu podkreślić, że będzie on odzwierciedlał wyłącznie zawarte wcześniej ustalenia, nawet, jeśli miały one tylko ustny charakter.
Inna pułapka może polegać na tym, że druga strona, widząc bliski koniec rokowań, w ostatniej chwili stwierdza, iż musi podnieść cenę. Nie wolno ulec. Dobrze jest zawiesić negocjacje pod pretekstem zdobycia czasu na przeanalizowanie sytuacji. Później zaś odmówić zgody na zmiany i natychmiast przejść do ataku, uderzając przeciwnika za pomocą tej samej broni: Biorąc pod uwagę nie uwzględnione wcześniej koszty, cena, którą...
E-nauka