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Commissione Europea

chiaro

Scrivere

Il personale della Commissione europea si trova a dover redigere documenti di diverso tipo. A prescindere dalla

loro natura – testo legislativo, relazione tecnica, verbale, comunicato stampa o discorso – documenti chiari risul-

tano più eicaci in quanto di più facile e rapida comprensione. Questa guida vuole essere un aiuto a scrivere in

modo chiaro, che lo si faccia nella propria madrelingua o in una delle altre lingue uiciali, tutte lingue di lavoro

della Commissione come statuito dal regolamento n. 1/1958 del Consiglio (tuttora vigente).

La guida contiene dunque suggerimenti e non regole; all’atto di applicarli è bene tener conto delle inalità che il

documento si preigge e del pubblico cui è destinato.

Ci sono tre buoni motivi per scrivere in modo chiaro:

• interagireinmodopiùeicace;

• ridurrelacorrispondenzainutile;

• instaurareunclimacostruttivo.

Suggerimento 1: Chiaritevi le idee prima di cominciare a scrivere ..........................................................pagina 3

Suggerimento 2: Pensate a chi legge — siate diretti e interessanti .............................................................pagina 4

Suggerimento 3: Curate la struttura del vostro documento .......................................................................pagina 5

Suggerimento 4: Semplicità + brevità = chiarezza .........................................................................................pagina 6

Suggerimento 5: Siate coerenti — curate la logica delle frasi........................................................................pagina 7

Suggerimento 6: Eliminate i sostantivi superlui — i verbi rendono il discorso più scorrevole .........pagina 8

Suggerimento 7: Siate concreti ..............................................................................................................................pagina 9

Suggerimento 8: Preferite la forma attiva dei verbi — ed accertatevi che sia chiaro il soggetto....pagina 10

Suggerimento 9: Fate attenzione ai falsi amici, alle espressioni gergali e alle abbreviazioni ....pagina 11

Suggerimento 10: Rivedete e controllate .........................................................................................................pagina 14

Sussidi redazionali on line oferti dall’UE ................................................................................................pagina 15

Chiaritevi le idee prima di cominciare a scrivere

Un discorso chiaro può nascere unicamente da un

pensiero chiaro. Occorre quindi deinire i punti se-

guenti:

Punti essenziali del testo

Perstabilirlioccorre:

Destinatari del documento

• Deciderequalèilmessaggiodatrasmettere.

• Elaborareunelencoounoschema(cfr.l’illustrazio-

ne) che riporti senza un ordine particolare tutti i

punti salienti del documento.

• Sopprimerequantoèirrilevante.

• Raggruppareperargomentoipuntirestanti.

• Colmareeventualilacuneprendendonotadeidati

da controllare e/o degli esperti da consultare.

I lettori dei documenti della Commissione europea

possono venir suddivisi in tre grandi gruppi:

• ilpersonaledelleistituzioniUE:colleghidellaCom-

missione europea o di altre istituzioni;

• specialistiesterni;

• ilgrandepubblico,cheèilgruppodigranlunga

più numeroso.

Questo sistema vale praticamente per tutti i testi non

letterari: note di servizio, relazioni, lettere, istruzioni

perl’uso,ecc.Pertestidicaratterepiùformalequali

quelli degli atti legislativi esistono regole di redazione

speciiche

La maggior parte dei documenti della Commissione

europea è ormai facilmente accessibile su Internet.

Tutto quello che viene scritto e pubblicato nell’am-

bito dell’attività della Commissione europea si ri-

percuote fatalmente sull’immagine che il pubblico

hadell’UE.Sirimandaalsuggerimento2pervedere

come interessare i lettori.

Un altro metodo utile è quello delle sette do-

mande , noto in dall’antichità (Quis? Quid? Quibus

auxiliis? Cur? Quomodo? Quando?), il quale consente

d’identiicare le informazioni di maggior rilievo:

Obiettivi del documento

COSA? Il messaggio essenziale

CHI? Le persone interessate

QUANDO? Giorni, ore, tempi, scadenze

DOVE? Luoghi

COME? Circostanze, spiegazioni

PERCHÉ? Cause e/o obiettivo

QUANTO? Daticalcolabiliemisurabili

Che inalità ha il documento? Chi lo legge dovrà:

• Prendereunadecisione?

• Farfronteadunadatasituazione?

• Risolvereunproblemaparticolare?

• Cambiareatteggiamentosuqualcosa?

Pensate a chi legge

Siate diretti e interessanti

sta.(Eventualmenteusateleancheperisottotitoli,

ad esempio: “Quali cambiamenti introdurrà que-

sta nuova politica?” “A cosa serve questa politica?”

“Chi ne sarà interessato?” “Quali obiettivi pensia-

mo di raggiungere?”).

— Tenete vivo il loro interesse. Fornite loro

esclusivamente le informazioni di cui hanno real-

mente bisogno, tralasciando dettagli superlui su

procedure della Commissione europea e formalità

interistituzionali.Perunagrandemaggioranzadi

lettori queste informazioni sono prive d’importan-

za e servono solo a raforzare l’opinione di chi con-

sidera la Commissione un’istituzione burocratica e

lontana.Seinformazionidiquestogenerefossero

davvero essenziali indicate brevemente perché.

Tenete sempre presente chi sono i vostri lettori: non

soltanto il vostro capo o chi debba rivedere i vostri

testi, ma gli utilizzatori inali. Loro hanno fretta come

voi. Chiedetevi chi sono, cosa sanno già e di quali

chiarimenti hanno bisogno.

Tentate di vedere l’argomento che trattate mettendo-

vi nei panni dei lettori:

— Coinvolgeteli evitando uno stile troppo imper-

sonale, senza diventare però troppo familiari.

— Immaginatevi quali domande potrebbero

porre e accertatevi che il documento vi dia rispo-

Ed ora, cominciamo a scrivere una prima versione

a grandi linee del documento.

3. Curate la struttura del documento

Quando incominciate

Quando scrivete

• Seildocumentocontemplaun sommario comin-

ciate da lì: potreste accorgervi che basta quello!

Mettetelo sempre all’inizio del documento, perché

è la prima (e a volte anche l’unica) parte che la gen-

te leggerà.

• Assicuratevi che risulti chiara la concatenazione

delle varie parti del testo, in modo da aiutare i

lettori a seguire il vostro ragionamento e la logica

deldiscorso.Sceglieteintestazionidisezioniealtri

segnali graici che rendano le informazioni chiave

facilmente reperibili eliminando la necessità di do-

verle ripetere in tutto il documento. Usate intesta-

zioni e sottotitoli esplicativi per dare rilievo ai

punti più importanti. Un titoletto quale “Monitora-

re più attentamente le fusioni di società” può risul-

tare più informativo di “Monitoraggio delle fusioni”.

• Pensate come far valere al meglio i vostri argo-

menti ed a rendere nel contempo leggibile il do-

cumento: icone, graici o tabelle potrebbero

sostituire parti di testo scritto? È opportuno

aggiungere un glossario o un elenco di deinizioni?

• L’introduzione e la conclusione sono spesso le

partipiùlette.Puòsuccederecheunlettorevada

direttamenteallaconclusione.Fatequindiinmodo

che sia chiara, concisa e pertinente.

• Presentateailettorilastrutturadeidocumentidi

una certa lunghezza servendovi di un indice chiaro.

• Seguiteisuggerimentiriportatipiùavanti

• Consultateisussidiredazionalidell’UE(cfr.l’ultima

pagina)

•

Siate quanto più possibile concisi.

Per ogni sezione e ogni parola occorre chiedersi

sesianoveramentenecessarie.Eliminateilsuper-

luo, badando però a salvaguardare la chiarezza del

messaggio:

Il termine entro e non oltre il quale devono

essere presentate le domande è il 31 marzo

2010.

Il termine issato per la presentazione delle

domandeèil31marzo2010.

Termine di presentazione delle

domande: 31 marzo 2010.

Una volta terminato

Passatealsuggerimento10persaperecome

procedere a revisione e controlli

Due problemi frequenti

1. Un testo preesistente viene riutilizzato senza subire

le opportune modiiche

Testi scritti in passato possono essere stati redatti in modo poco chiaro e possono non

tener conto di nuove circostanze e di nuove prassi redazionali. Badate ad apportarvi i

necessari aggiornamenti.

2. Taglia e incolla

È possibile che dobbiate utilizzare paragrai di tutta una serie di documenti per

comporreunnuovotesto.Evitateincongruenzeterminologiche,ripetizionio

omissioni: ciò può nuocere alla logica interna del documento rendendolo poco chiaro.

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