PR_2008_05_10.doc

Rodzaje kontaktów (formy współpracy) z mediami:

Materiały dla prasy

1.    Komunikat prasowy (News release, press release, media release):

·       Bezpośrednio do druku jako materiał surowy, dość regularne, nieco dłuższe

·       Krótka aktualna informacja (1 str. A4)

·       Dostosowana do charakteru gazety

2.    Opracowania tematyczne (background release):

·       Cel: szersze zapoznanie z tematem,

·       Kompleksowa informacja

·       Materiał źródłowy do artykułów

3.    Notatka towarzysząca (accompanying release lub report):

·       Załącznik do opracowania prasowego,

·       Streszczenie tekstu,

·       Ma “sprzedać” opracowanie redakcji.

4.    Oświadczenie prasowe (Press statement):

·       Cel: rozproszenie wątpliwości,

·       Oficjalna odpowiedź na zarzuty,

·       Bez komentarza i innych informacji

5.    Informacja specjalistyczna (feature release):

·       Dla stałych kolumn specjalistycznych

·       Dla kolumny sportowej

6.    Komunikat informacyjny (information release):

·       Cel: utrzymanie kontaktu z prasą

·       Zamiary produkcyjne, imprezy firmowe

·       Nieprzeznaczona do druku

7.    Serwis fotograficzny z opisem

8.    Artykuły/wywiady (w tym sponsorowane)

9.    Opracowania na zlecenie prasy

Zasady przygotowania tekstu dla prasy:

·       Kolejność informacji i szczegółów (odwrócona piramida)

·       Tytuł komunikatu

·       Nagłówek: nazwa firmy (ew. agencji PR), data wydania komunikatu, adres osoby kontaktowej

·       Pierwszy akapit „mówiący wszystko” (tzw. lead)

·       Kolejne akapity – rozwinięcie myśli

·       Język zrozumiały (fachowość, angielszczyzna, wata)

·       Równoważniki zdań

·       „który” tylko z konieczności

·       Krótkie zdania, zwięzłość (pierwszy raz w pełnej wersji)

·       Wygląd komunikatu

·       Odstępy

·       Papier

·       Oznaczenie autora i daty

·       Krótkie paragrafy

·       Jeden paragraf to jedna myśl

·       Liczby, testy, badania miele widziane (+ źródła)

·       ### + ew. trademark (oznacza koniec komunikatu)

Przyczyny odrzucenia materiałów:

·       Niezgodność treści komunikatu z zakresem tematycznym danej gazety (zwracało na to uwagę 80% badanych redakcji.)

·       Źle napisana i niejasna treść, w tym brak informacji o korzyściach społecznych lub konkretnie dla czytelnika, które wynikają z określonego działania podjętego przez przedsiębiorstwo

·       Zła jakość załączonych zdjęć.

KONFERENCJA PRASOWA

·       Odpowiednio ważny powód (wewnętrzny, zewnętrzny) – złożony

·       Odpowiedni termin, w tym pora dnia (nie za rano)

·       Odpowiednie media, ale bez faworyzowania

·       Interesujące miejsce, odpowiadające swym klimatem charakterowi produktu (w Sali konferencyjnej, a nie np. w gabinecie)

·       Wartościowe informacje dla dziennikarzy

·       Informacja o produkcie wkomponowana w szerszy kontekst problemowy

·       Uwzględnij zachowanie telewizji

·       Powiadomienie mediów z dużym wyprzedzeniem czasowym odraz potwierdzenie obecności (miesiąc przed, przypomnienie tydzień przed, a nawet w przeddzień)

·       Zaproszenia dostarczane imiennie z potwierdzeniem otrzymania

·       Zaproszenia: dokładny termin i miejsce, godzina startu, tematyka, osoba odpowiedzialna, kontaktowe telefony, podpis organizatora, prośba o potwierdzenie uczestnictwa (RSVP), zapowiedź interesujących informacji i materiałów, zaproszeni goście, imprezy oraz wydarzenia towarzyszące (występy, poczęstunek itp.)

·       Czas trwania konferencji podany z góry (zwykle do 1 godziny)

·       Prowadzący konferencję powinien unikać kontaktu z gośćmi przed konferencją

·       Materiały uzupełniające wypowiedzi – drukowane i elektroniczne – zawierające: główny komunikat (1-2 strony), oświadczenie prasowe (1 strona, opracowania specjalistyczne, artykuł, reprinty, obrazy (zdjęcia, slajdy, wykresy)

·       Przygotuj się na sytuacje kryzysowe (trudne pytania, brak frekwencji)

·       Uwarunkowania techniczne (mikrofony, zezwolenia, nagłośnienie, pomoc techniczna)

Scenariusz konferencji

·       Przygotowanie miejsca – 30 min przed startem ma być gotowe

·       Rozpoczęcie z zalecanym opóźnieniem (ok. 15min)

·       Powitanie (max 5min.)

·       Przedstawienie przedstawicieli organizatora

·       Wprowadzenie tematyczne (max 15min.)

·       Pytania dziennikarzy

·       Zakończenie

Konferencja prasowa - typowe błędy

·       Natłok informacji – założenie, że dziennikarze nadążą notować

·       Nagromadzenie superlatyw nt firmy

·       Pomijanie informacji niewygodnych lub wypieranie się

·       Krytyka innych redakcji

·       Anonimowość przedstawicieli organizatora

·       Nadmierne powtarzanie informacji z materiałów

·       Błędy organizacyjne

WYWIAD

Wywiady medialne – szczególny rodzaj wystąpień.

Wywiady nie są intelektualnymi konwersacjami!

Wywiady medialne – aktualne są dotychczas omówione zasady wystąpień publicznych

·       Przygotowanie się (merytoryczne)

·       Walka ze stresem – odprężenie

·       Krótko i rzeczowo

·       Odpowiedzi na każde pytanie

·       Bez kłamania

Gafy związane z wywiadami

·       „niedobre pytanie”

·       Podmiana pytań

·       Niepotrzebna agencja PR

·       Reagowanie na nieporozumienia

·       Groźby i szantaż

·       …

Wywiad telewizyjny

·       Wypowiedzenie przesłania w całości w czasie nieprzekraczającym 30 sekund

·       Starać się przedstawiać przygotowane tezy (max 3), niezależnie od tego, czy zostaniemy o nie zapytani, w następującej kolejności:

·       Informacja „headline”

·       Szczegóły informacji

·       Ozdobniki informacyjne

·       Używać sformułowań podkreślających uwagę: np. „Nigdy dotychczas nie kładziono takiego nacisku na..”, „Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie..”

·       Oczy nie powinny reagować na ewentualne „zakłócenia” w otoczeniu

·       Mówimy w sposób energiczny, modulowany, na wydechu

·       Mówimy pełnymi, wyraźnymi sekwencjami, ale krótkimi

·       Gestykulujemy na wysokości ramion, aby nasze gesty zostały zarejestrowane na ekranie telewizora w zbliżeniu

·       Unikajmy przy tym wszystkich gestów w okolicy twarzy

·       Siadajmy w pozycji stabilnej, swobodnej i wyprostowanej, nogi uginajmy równolegle

·       Dopasujmy język ubioru do tła wystąpienia wg zasady, że im spokojniej i oszczędniej tym korzystniejszy efekt

·       Ustawmy się w odległości 2-3 metrów od obiektywu kamery oraz minimum 1m etr od tła, na którym jesteśmy filmowani (tło nieostre, kolorystyka neutralna medialnie, unikać białej ściany oraz szczegółów w postaci np. boazerii na poziomie uszu, powodujących niezamierzone efekty

·       To co mówisz, mówisz oficjalnie

Wywiad radiowy

Miejmy zawsze w zanadrzu przygotowane jedno ustalone zadanie rozpoczynające wypowiedź niezależnie od tego, jakie padną pytania

·       W sytuacji napierających kamer i mikrofonów okażmy pewność siebie i uprzejmość; wyczekajmy aż opór ustanie, robiąc jeden krok do tyłu

·       Dla zyskania na czasie można opóźnić wypowiedz w sposób przyjazny, np. jakimś dowcipnym zdaniem

·       Dobrym sposobem jest zaproponowanie dziennikarzowi innego miejsca wywiadu

·       Odpowiadajmy na każde pytanie po kolei. Za wszelką cenę należy unikać ucieczki: „Bez komentarza”, „Nie potwierdzam, ani nie zaprzeczam”, „Nie mam nic do powiedzenia”

WYSTĄPIENIA PUBLICZNE

·       przemówienia

·       odczyty

...