"MS Office dla praktyków"
01. Różne nagłówki w dokumencie
Często przy dużych dokumentach chciałbyś mieć możliwość ustawienia różnych nagłówków lub stopek dla różnych stron. W tym artykule pokażemy Ci jakie możliwości w tym zakresie posiada program Word.
Standardowe ustawienia strony
Program Word pozwala zastosować inne nagłówki czy stopki na pierwszej stronie dokumentu oraz różne ustawienia dla stron parzystych dokumentu i stron nieparzystych. W celu wybrania jednej z tych:
1. Wybierz polecenie menu Plik -> Ustawienia strony.
2. Przejdź do zakładki Układ.
3. Jeśli chcesz, aby dokument posiadał różne układy nagłówków i stopek dla stron parzystych, a inne dla nieparzystych, to zaznacz opcję Inne na stronach parzystych lub nieparzystych w sekcji Nagłówki i stopki.
4. Jeśli chcesz, aby pierwsza strona dokumentu posiadała ustawienia nagłówka i stopki niezależne od reszty dokumentu, to zaznacz opcję Inne na stronach parzystych lub nieparzystych w sekcji Nagłówki i stopki.
5. Naciśnij OK, aby zamknąć okno Ustawienia strony.
Rys. 1. Okno dialogowe Ustawienia strony z zaznaczonymi opcjami ustawień innych nagłówków i stopek.
*Uwaga*
Jeśli przed wybraniem tych opcji dokument posiadał jakieś wpisy w nagłówku czy stopce, to te po zaznaczeniu powyższych opcji te ustawienia będą obowiązywać dla stron nieparzystych dokumentu oraz dla stron innych niż pierwsza. Dla stron parzystych i dla pierwszej strony nagłówki i stopki zostaną pozbawione wszelkich wpisów.
*Koniec uwagi*
Stosowanie sekcji w dokumencie.
To jednak czasami nie wystarcza. Czasami potrzebujesz, aby strona tytułowa rozdziału np. pracy dyplomowej była pozbawiona wszelkich nagłówków i stopek, a na pozostałych stronach była numeracja stron. Ustawieniem opcji opisanych wyżej nie da się tego zrobić. W takim wypadku musisz użyć podziału dokumentu na sekcje. W tym celu:
1. Kliknij myszką na końcu rozdziału, po którym chcesz zmienić nagłówek czy stopkę.
2. Wybierz polecenie menu Wstaw -> Podział.
3. W oknie dialogowym Podział wybierz jedną z opcji Typy podziałów sekcji. Opcja Następna strona powoduje wstawienie podziału strony i rozpoczęcie nowej sekcji od początku strony. Opcje Strona parzysta i Strona nieparzysta powodują również wstawienie podziału strony i rozpoczęcie nowej sekcji, lecz odpowiednio na następnej stronie parzystej lub nieparzystej. Opcja Ciągły nie powoduje przejścia do następnej strony – nowa sekcja będzie rozpoczynała tuż po znaku podziału sekcji.
Rys. 2. Wstawianie podziału sekcji.
Zaznaczenie jednej z pierwszych trzech opcje w oknie Podział nie powodują powstania nowej sekcji dokumentu.
4. Po wstawieniu nowej sekcji nagłówek i stopka domyślne mają taki sam układ jak w poprzedniej sekcji, więc aby je zmienić wybierz polecenie menu Widok -> Nagłówek i stopka.
5. Na pasku narzędzi Nagłówek i stopka wybierz polecenie Taki jak poprzednio zaznaczone na rys. 3.
Rys. 3. Wybieranie polecenia Taki jak poprzednio.
Po tych operacjach w nowoutworzonej sekcji można będzie stworzyć inne nagłówki i stopki niż w reszcie dokumentu. Po wybraniu opcji Inne na pierwszej stronie, w sposób jaki zaprezentowano w pierwszej części tego artykułu, pierwsza strona rozdziału będzie miała inny układ nagłówka i stopki.
Po usunięciu podziału sekcji, sekcja, która znajdowała się przed znakiem podziału sekcji odziedziczy ustawienia nagłówka i stopki od sekcji, która była za znakiem podziału sekcji.
*Wskazówka*
Sekcje dokumentu mogą posiadać różne nie tylko nagłówki czy stopki. W ten sposób można też spowodować, że poszczególne części jednego dokumentu będą miały inne marginesy, rozmiar papieru czy orientację strony (pionowa/pozioma), a także kilka innych rzeczy.
02. Porady do pakietu biurowego MS Office
1. MS Document Imaging - Konwertowanie plików faksowych na pliki tekstowe
Aplikacja MS Office Dokument Imaging pozwala na szybką konwersję faksów oraz plików zapisanych w formacie TIFF na tekst. Jeśli zechcecie skorzystać z wyżej wymienionej funkcji otwórzcie interesujący Was plik programem MS Office Dokument Imaging i wybierzcie polecenie Plik/Rozpoznaj tekst używając OCR. Wybrany przez Was pliki zostanie skonwertowany na teks.
2. MS Internet Explorer – Zachowanie strony WWW jako plik archiwum
Program Internet Explorer pozwala na zapisanie strony WWW jako pliku archiwum, dzięki czemu zapisana strona zostaje zapisana bez potrzeby tworzenia oddzielnego folderu na przechowywane pliki. Sama strona może być odtwarzana bez możliwości edycji i przeglądania grafik i innych samodzielnych elementów zapisywanej strony. Aby zapisać w ten sposób stronę musicie:
· Wybierzcie z pasku zadań Plik/Zapisz Jako. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Zapisywanie strony sieci Web.
· Następnie w polu Nazwa pliku zapisujecie aktualna nazwę strony, a w polu Zapisz jako wybieracie Archiwum sieci Web.
· Na koniec klikacie przycisk Zapisz.
3. MS Word – Scalanie wersji dokumentu
Nieraz zdarzają się sytuacje, w których posiadacie kilka różnych wersji tego samego dokumentu. W chwili, gdy potrzebne jest określenie różnic wersji posiadanych dokumentów, wyszukanie ich może się stać problematyczne i czasochłonne. W takich wypadkach program Word wyposażony został w funkcję scalania, która pozwoli Wam szybko znaleźć wszystkie różnice porównywanych dokumentów.
· Uruchomcie program MS Word z określonym dokumentem i wybierzcie z paska zadań Narzędzia/Porównaj Dokumenty.
· Następnie wybieracie funkcję Scalanie i wskazujecie drugi dokument, który chcecie porównać.
· Po tej operacji program Word natychmiast zaznaczy wszystkie różnice w wybranych przez Was tekstach.
4. MS Excel – Pasek stanu arkusza kalkulacyjnego
Aby poznać sumy wartości interesujących nas kolumn i wierszy w arkuszu kalkulacyjnym musicie utworzyć komórkę wyposażoną w funkcję sumy. Istnieje proste obejmie tej czynności. Wystarczy, że zaznaczycie myszką interesują Was zakres komórki, a na pasku stanu Excela, znajdującego się na samym dole wyświetlanego okna programu pojawi się suma kolumny lub wiersza. Jeśli będziecie chcieli zmienić wskazywane wartości na pasku stanu Excela (np. średnią) kliknijcie prawym przyciskiem myszy na pole wyświetlanej sumy i wybierzcie interesujący Was rodzaj wartości.
5. MS PowerPoint – Lista punktowa
Tworzenie prezentacji w programie PowerPoint może zostać ułatwione i rozwinięte, jeśli skorzystacie z listy punktowej umieszczonej w widoku konspektu. W tym celi musicie zaznaczyć kursorem myszy ikonę slajdu i nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Enter. Wyznaczony element kursorem zostanie natychmiast dodany do listy. Jeśli będziecie wpisywać tekst pierwszego elementu do listy i potwierdzać działanie klawiszem Enter do listy zostaną dodane kolejne elementy.
6. MS Publisher – Tworzenie koperty firmowej
Aby utworzyć kopertę firmową w programie MS Office Publisher:
· Wybierzcie z paska zadań Plik/Nowy. Na ekranie monitora pojawi się okno Katalog.
· Następnie wybierzcie Koperty na liście i z dostępnej listy opcji kliknijcie dwukrotnie na Markiza – koperta. Naciśnijcie przycisk Zakończ.
· W kolejnych częściach kreatora koperty wyznaczcie rozmiar koperty, wybierając Rozmiar/DL.
· Dodajcie informacje korespondencyjne do adresu zwrotnego, wybierając Informacje osobiste/Inna organizacja.
· Teraz możecie zapisać nowo utworzoną kopertę.
--------------------------------------
03. Praktyczne sztuczki w Internet Explorer vol. 1
1. Blokowanie okienek reklamowych
Jedną z poważnych niedogodności podczas odwiedzania witryn internetowych jest niepożądane wyskakiwanie okienek reklamowych. Taki stan rzeczy utrudnia przeglądanie sieci i niezwykle irytuje (zwłaszcza, jak takich okienek wyskoczy naraz kilka). Jeśli chcecie ustrzec się przed niepożądanymi okienkami reklamowymi zastosujcie się do poniższych wskazówek:
· Na początek uruchamiacie Internet Explorer, z menu Narzędzia wybieracie z listy pozycję Opcje Internetowe… i klikacie na zakładkę Prywatność.
· Z zakładki Prywatność wyszukujecie pole wyboru Zablokuj wyskakujące okienka i zaznaczacie. Tuż przy polu wyboru Zablokuj wyskakujące okienka w dziale Blokowanie wyskakujących okienek klikacie na przycisk Ustawienia.
Rysunek 1. Okno ustawień poziomu filtrowania
· W oknie Ustawienia blokowania wyskakujących okienek dostępna jest lista Poziomu filtrowania. Jeśli wybierzecie opcję Wysoki, blokowane będą wszystkie wyskakujące okienka nawet, jeśli klikniecie na łącze okienka. W przypadku, gdy będziecie chcieli wyświetlić na ekranie monitora jedno z okienek reklamowych musicie kliknąć na jego łącze i przytrzymać klawisz Ctrl. Poziom filtrowania Średni umożliwia Wam wyświetlanie okienek po kliknięciu na ich łącza.
· Powyżej działu Powiadomienia i poziom filtrowania znajdują się opcje umożliwiające Wam zdefiniować w drodze wyjątku witryny, w których wyskakujące okna reklamowe będą wyświetlane. Aby dołączyć do listy interesującą Was witrynę wystarczy wpisać jej adres w polu Adres witryny sieci Web, która ma być dozwolona. Na koniec dodajecie ją do listy klikając na przycisk Dodaj. Jeśli będzie chcieli usunąć z listy wybraną witrynę wystarczy, że zaznaczycie ją i klikniecie na przycisk Usuń.
Uwaga! Powyżej opisana wskazówka zadziała tylko w sytuacji, gdy w systemie Windows będziecie mieć zainstalowany Service Pack 2.
2. Szybkie wyszukiwanie informacji za pomocą domyślnej wyszukiwarki Google
Google jest obecnie jedną z najbardziej popularnych wyszukiwarek witryn sieciowych. Jeżeli często wyszukujecie z niej interesujące Was informacje możecie ułatwić sobie pracę za pomocą szybkiego wyszukiwania haseł. Zastosujcie się do poniżej opisanych wskazówek:
· Uruchomcie przeglądarkę Internet Explorer. Następnie wpiszcie w jej pasek adresu www.google.con/options/defaults.html i kliknijcie na przycisk Przejdź umiejscowiony tuż obok paska adresu.
· Wyświetli się podana strona, z której wyszukujecie fragment tekstu: „For Windows: Download this file to make Google that default search engine for Internet Explorer versions 4.0 – 6.0.” Kliknijcie na odnośnik this file i zapisujecie go na pulpicie.
· Po zapisaniu odnośnika na pulpicie pojawi się ikona, na która dwukrotnie klikacie. Następnie otworzy się okno, które prosi o zgodę na wprowadzenie zmian w rejestrze Windows. Zgódźcie się klikając na przycisk Tak, a następnie OK.
· Teraz uruchomcie ponownie przeglądarkę Internet Explorer i w pasek adresu wpiszcie interesujące Was hasło (bez polskich znaków). Następnie kliknijcie na przycisk Przejdź, a po chwili w przeglądarce otworzy się strona z wynikami wyszukiwania wybranego przez Was hasła w serwisie Google.
3. Jak zapisać stronę internetową w jednym pliku?
Nieraz zdarzają się sytuacje, w których brakuje czasu na wnikliwe zapoznanie się z treścią danej witryny internetowej. Nabiera to szczególnego wyrazu, gdy wykorzystujecie do pracy modem i nie może zbyt wiele czasu poświęcić na prześledzenie treści strony. W tym wypadku czas i pieniądze możecie zaoszczędzić zapisując stronę internetową na dysku w jednym pliku. Aby to było możliwe zapoznajcie się z poniższymi wskazówkami:
· Uruchomcie przeglądarkę Internet Explorer i w pasku adresu wpisujecie interesujący Was adres strony, który zamierzacie zapisać na dysku.
· Kiedy wybrana strona otworzy się wybieracie z paska zadań Plik/Zapisz jako. Pojawi się okno Zapisywanie strony w sieci Web, w którym wpisujecie nazwę strony w polu Nazwa pliku, a następnie z listy Zapisz jako typ wybieracie opcję Archiwum sieci Web, osobny plik.
· Teraz tylko wystarczy, że wyznaczycie lokalizację pliku na dysku i zapisujecie wybraną stronę.
Dawid Frankowski
...
Freduszek