Pracuj_pl_ebook_List_Motywacyjny.pdf

e book

Czujesz się niepewnie i nie wiesz, czym się

kierować przy tworzeniu tego dokumentu?

A może znasz ogólne zasady, lecz cały czas coś Ci

się nie podoba w Twoich listach?

List motywacyjny powinien być dowodem na to, że

Twoja aplikacja nie jest przypadkowa.

Dlaczego jest to tak ważne?

list

Nawet świetne wykształcenie, bogate doświadczenie i wys-

oki poziom umiejętności niewiele znaczą, jeśli zabraknie

motywacji do pracy. Udowodnij więc, że w Twoim przy-

padku jest ona naprawdę wysoka! Konkretna motywacja i

zdefiniowane cele to dla pracodawcy znak, że pracownik

będzie wykazywał się odpowiednim zaangażowaniem.

Jeśli nie opanowałeś jeszcze sztuki pisania listów moty-

wacyjnych lub po prostu chciałbyś zweryfikować swoją

wiedzę na ten temat, ten e-book jest właśnie dla Ciebie.

Jest to przewodnik prezentujący całość zagadnień

związanych z listem motywacyjnym.

motywacyjny

Dobrze przygotowany dokument powinien również

zmotywować pracodawcę do zaproszenia Cię do dal-

szego udziału w rekrutacji. Z tym właśnie wiąże się kolejna

funkcja listu motywacyjnego:

I. PO CO WŁAŚCIWIE JEST LIST

MOTYWACYJNY?

Być może często z irytacją zadajesz sobie takie pytanie,

przymierzając się do wysłania kolejnej aplikacji. Dość

powszechna jest opinia, że naprawdę ważne jest tylko CV,

a listy motywacyjne to przeżytek, bo w ogóle nie są czy-

tane i nic nowego nie wnoszą.

Autopromocja

List motywacyjny jest reklamą, w której promujesz same-

go siebie jako pracownika. Powinien tworzyć czytelny

komunikat dotyczący Twoich atutów istotnych z punktu

widzenia konkretnego rodzaju pracy.

Specjaliści od rekrutacji twierdzą, że o losach kandy-

data do pracy decyduje pierwsze dziesięć sekund od

momentu otwarcia jego aplikacji. Dlatego tak ważne

jest odpowiednie przygotowanie dokumentów rekru-

tacyjnych. Napisanie dobrego listu stanowi często dużo

większe wyzwanie niż CV. Niestety, według zgodnej opi-

nii większości rekruterów niewiele osób jest w stanie mu

sprostać.

Czy naprawdę tak jest? Jeśli list motywacyjny nie dos-

tarcza żadnych dodatkowych informacji o kandydacie,

oznacza to tylko jedno: ten element aplikacji został po

prostu źle przygotowany.

Oprócz uwypuklenia mocnych stron daje on możliwość

„wygładzenia” pewnych braków widocznych w CV.

W liście możesz na przykład wyjaśnić przerwę w za-

trudnieniu lub zamieścić informacje, których zazwyc-

zaj nie podaje się w życiorysie. Jeśli nigdy nie prowadziłeś

biznesowych prezentacji, a jest to element mile widziany

przez pracodawcę, warto w takim przypadku podkreślić

doświadczenie w publicznych wystąpieniach zdobyte w

czasie studiów.

Jeśli kandydaci przez dłuższy czas poszukują pracy i nie

otrzymują żadnych odpowiedzi na swoje aplikacje, warto,

aby zadali sobie pytanie: czy przypadkiem przyczyna nie

tkwi w źle przygotowanych dokumentach?

Jeśli rekruter otrzymał dziesięć życiorysów porówny-

walnych pod względem „twardych” kryteriów, to właśnie

zawartość listów motywacyjnych może zdecydować

o tym, kogo zaprosi! Takie sytuacje wcale nie należą do

rzadkości. Przed napisaniem listu motywacyjnego do-

brze jest zatem uświadomić sobie, jaki jest jego cel.

Wyróżnij się!

List motywacyjny nie musi być wyjątkowo oryginalny.

Ważne, żeby był schludny i dopasowany do stanowiska i

nie zawierał błędów. Przemyślany spójny list motywacyjny

z pewnością zwróci uwagę osób rekrutujących.

Motywacja!

Jak wskazuje sama nazwa, dokument ma dotyczyć moty-

wacji. Przede wszystkim musi wytłumaczyć, czym się ki-

erujesz, ubiegając się o określoną pracę.

• Dlaczego chciałbyś pracować na danym stanowisku,

w konkretnej firmie i branży?

Nie tylko suche fakty

List motywacyjny spełnia jeszcze jedną ważną funkcję.

O ile w CV przekazujesz przede wszystkim informacje o

„twardych” kwalifikacjach i faktach ze swojego życia, w

• W jaki sposób ta praca wiąże się z Twoimi celami i za-

interesowaniami zawodowymi oraz z Twoim profilem

kompetencji?

e book

Pamiętaj, że jest to świetna okazja do wyróżnienia się

i pełniejszego zaprezentowania swojej kandydatury.

Zbuduj treść

List motywacyjny powinien być przemyślany i spójny. Do-

kument napisany metodą „kopiuj – wklej” na pewno nie

podniesie Twojej wartości w oczach rekrutera. Zamieszc-

zone poniżej rady mogą pomóc Ci we właściwym doborze

informacji, które zawrzesz w liście motywacyjnym.

list

Anna Ziarko, trener, Manager ds. Szkoleń

w Grupie Rekrutacyjnej ITC:

Poz ycja listu motywacyjnego wśród dokumentów ap-

likacyjnych niewątpliwie osłabła w ostatnim czasie. Jest to

efekt szablonowego podejścia do jego tworzenia samych

kandydatów. Trudno się dziwić, że rekruter, którego nie trak-

tuje się poważnie, przestał poważnie traktować dokument,

który w prawie identycznej formie kandydaci rozsyłają do

rożnych firm. Takie podejście jest swoistą antyreklamą kandy-

data i poddaje w wątpliwość jego motywację do podjęcia

pracy właśnie w naszej firmie.

Profiluj swoje listy

Uniwersalny list motywacyjny nie istnieje. Wysyłanie tego

samego dokumentu w odpowiedzi na różne ogłoszenia,

zmieniając tylko nazwę firmy i stanowiska, nie jest dobra

strategią. Pod taką samą nazwą może kryć się odmien-

ny zakres obowiązków i – co za tym idzie – oczekiwań

w stosunku do kandydata. Dowiesz się tego, dokładnie

analizując treść ogłoszenia. List motywacyjny musi być

dopasowany do konkretnej oferty pracy i do potrzeb pra-

codawcy.

motywacyjny

Ważna jest spójność komunikatu – nie piszemy o swojej

kreatywności, jeśli nie potrafimy zrobić z niej uż ytku. List

ma nie tylko z wrócić uwagę na Kandydata, ale utwierdzić

prz yszłego pracodawcę w przekonaniu, że warto się z nim

spotkać na rozmowie kwalifikacyjnej.

liście masz szansę zainteresować rekrutera swoją

osobowością . Wychodzimy tu poza wypunktowane el-

ementy życiorysu ujęte w sztywne ramy i rubryczki.

Trzeba pamiętać, że jest to (najczęściej) odpowiedź na

ogłoszenie. Profilowanie listu oznacza zaakcentow-

anie elementów najistotniejszych z punktu widze-

nia danego stanowiska. Dlatego warto pominąć część

umiejętności czy doświadczeń, a przywołać inne, np.

zaakcentować znajomość konkretnej branży.

List jest pewną formą narracji. Już sam dobór słownictwa i

styl mogą wiele o nas powiedzieć.

Już w trakcie analizy dokumentów liczą się miękkie

umiejętności, takie jak sposób komunikacji czy auto-

prezentacja. Tym właśnie możesz zabłysnąć w liście mo-

tywacyjnym.

Dobry specjalista od rekrutacji może wyczytać z listu

odpowiedzi na różne ważne pytania.

Nie twórz drugiego CV

Zdarza się, że list motywacyjny powiela informacje za-

warte w życiorysie, np. kandydat wymienia wszystkie

swoje miejsca pracy, opisuje aktualny zakres obowiązków

lub podaje, że jest absolwentem takiej czy innej szkoły. W

liście powinieneś przybliżyć tylko te elementy CV, które są

najistotniejsze z punktu widzenia pracy, o którą się starasz.

I nie chodzi tu o proste powtórzenie informacji, lecz o

podkreślenie ich wartości i znaczenia.

• Czy ma do czynienia z osobą zorganizowaną, czy

też chaotyczną?

• Czy autor umie myśleć samodzielnie, logicznie,

czy potrafi argumentować?

Pamiętaj, że dobry list motywacyjny świadczy o Twoim

poważnym podejściu do rekrutacji. Oznacza, że Twoja

motywacja jest naprawdę duża. Poświęć swój czas i włóż

wysiłek w przygotowanie swojej aplikacji, a z pewnością

rekruter doceni Twoje starania.

• Jaki ma temperament?

Jeśli zostałeś zwolniony w związku z trudną sytuacją

pracodawcy, list jest dobrym miejscem na opisanie tych

okoliczności. Można w nim wyjaśnić, że nie stało się to

z Twojej winy, lecz z powodu czynników niezależnych

od Ciebie. Oddala to podejrzenie, że z czymś sobie nie

poradziłeś.

• Czy jest kreatywny czy odtwórczy?

To tylko kilka przykładów. Przed wysłaniem aplikacji

warto zatem zadać sobie pytanie: co mówi o mnie mój

list motywacyjny? Czy na pewno taki komunikat o sobie

chcę przekazać potencjalnemu pracodawcy? Jak widać

rola listu motywacyjnego może być dużo większa niż się

często zakłada. Warto zatem poświęcić czas na solidne

przygotowanie tego dokumentu. Zamiast postrzegać

go w kategoriach przykrego i bezsensownego wymogu,

spójrz z perspektywy szans, które przed Tobą otwiera.

Zamiast opisywać rodzaj wykonywanych zadań, skup się

na najważniejszych osiągnięciach w tym zakresie lub na

kompetencjach, które dzięki temu rozwinąłeś (np. w przy-

padku sprzedaży umiejętności negocjacyjne, pozyskiwan-

ia nowych klientów itp.).

III. NA POCZĄTEK KILKA ZASAD

Zanim przybliżymy poszczególne elementy listu motywa-

cyjnego, warto przyswoić sobie ogólne zasady jego kon-

struowania.

Argumentuj i podawaj przykłady

List motywacyjny nie powinien być wyliczanką, tylko

konkretnym komunikatem, który ma przekonać o czymś

e book

Prawda i tylko prawda

Bezrefleksyjne korzystanie z gotowych wzorów lub prze-

sadna autopromocja może prowadzić do umieszczania w

liście motywacyjnym stwierdzeń, które wcale nie odnoszą

się do jego autora. Pamiętaj, że nie warto przypisywać

sobie umiejętności, których nie posiadasz. Prędzej czy

później zostaną one przecież zweryfikowane.

• nagłówek grzecznościowy (Szanowna Pani/ Szanowny

Panie/ Szanowni Państwo)

• zasadnicza treść listu

• grzecznościowy zwrot końcowy – „Z poważaniem” (na

dole, po prawej stronie, pod zasadniczym tekstem)

• podpis ( j.w.)

list

Na dole strony możesz zamieścić referencje (nazwę i dane

kontaktowe pracodawcy) oraz klauzulę dotyczącą zgody

na przetwarzanie danych osobowych (konieczna tylko w

sytuacji, gdy nie ma jej w CV ).

Zadbaj o formę i aspekty techniczne

Nie za dużo, nie za mało

List motywacyjny musi zmieścić się na jednej stronie

formatu A4, niezależnie od tego, jak bogate jest Twoje

doświadczenie zawodowe. Od ilości zdecydowanie

ważniejsza jest jakość, czyli atrakcyjna treść. Przesa-

da w drugą stronę, czyli ograniczenie się do kilku zdań,

również nie jest wskazana.

motywacyjny

Odpowiedni adresat

Jeśli znasz imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, do

której adresujesz list, koniecznie zamieść takie dane. W

przypadku, gdy nie masz dostępu do tej informacji, war-

to dowiedzieć się, jak brzmi nazwa działu (departa-

ment zarządzania zasobami ludzkimi, dział rekrutacji itp.).

A niewiele rzeczy bardziej irytuje osoby zajmujące się

rekrutacją. Możesz pominąć adresata, jeśli rekrutac-

ja odbywa się za pośrednictwem agencji i nie znasz

nazwy pracodawcy.

pracodawcę. Staraj się wykazać, że Twoje doświadczenie

jest wartościowe, że posiadasz określone kompetencje itd.

Podawaj konkretne przykłady.

Profesjonalny wygląd

Dokument powinien być zgodny z estetyką korespond-

encji biznesowej. Wymagana jest tradycyjna czcion-

ka (Arial lub Times New Roman), bez ozdobników,

oczywiście czarna na białym tle. Jeśli wysyłasz list

pocztą lub dostarczasz osobiście, nie przesadzaj z jakością

wydruku. Papier kredowy będzie wyglądał pretensjonal-

nie.

Jak zrealizować tę zasadę w praktyce? Jeśli Twoim at-

utem jest np. dobra organizacja pracy, nie poprzestawaj

na pustych deklaracjach. Zamiast pisać „jestem osobą

zorganizowaną” rozwiń to stwierdzenie i podeprzyj je

argumentem, np. : „Dwuletnie doświadczenie w pracy w

sekretariacie nauczyło mnie doskonałej organizacji pracy

i umiejętności koordynowania jednocześnie wielu zadań”.

Nie zapomnij o stanowisku

„Chciałbym zaproponować moją kandydaturę na oferowane

przez Państwa stanowisko”. Czasami kandydaci poprzestają

na takim wstępie, nie wyjaśniając, o jaki konkretny

wakat chodzi. To błąd. Firma może przecież rekrutować

jednocześnie kilka lub nawet kilkanaście osób. Aby mieć

pewność, że aplikacja zostanie przyporządkowana do

interesującego Cię stanowiska, wpisz jego nazwę oraz

numer referencyjny ( jeśli jest podany w ogłoszeniu). Naj-

lepiej, jeśli dodatkowo zapiszesz je pogrubioną czcionką

lub podkreślisz.

Złoty środek, czyli odpowiedni styl

Zadbaj o odpowiednią formę, ton wypowiedzi, dobór

słownictwa i konstrukcję zdań. Pamiętaj, że jest to ofic-

jalna, biznesowa korespondencja. Unikaj sformułowań

mowy potocznej i zbyt bezpośrednich stwierdzeń.

Nie używaj określeń „Wy” (np. w odpowiedzi na Wasze

ogłoszenie), tylko „Państwo” lub „Państwa firma”. Nie po-

padaj jednak w przesadę i nie stosuj języka urzędowego.

Styl listu nie powinien być zbyt sztywny i nienatural-

ny.

Zadbaj o przejrzysty układ: odpowiednie odstępy między

nagłówkiem i treścią, podział na akapity itd. Dobrą metodą

na podkreślenie Twoich atutów jest zaznaczenie niek-

tórych wyrazów czy zwrotów pogrubioną czcionką

(możesz je też podkreślić).

Oryginalnie, ale bez przesady

Staraj się pisać własnymi słowami i rzeczywiście o sobie.

Nie oznacza to, że możesz używać nieformalnego języka

lub kolokwializmów. Wystrzegaj się jednak sztampowych

zwrotów, które często niczego nie wnoszą. Przykład: „jako

osoba dynamiczna i nastawiona na ciągły rozwój…” – co

właściwie oznacza „bycie osobą dynamiczną”?

Wszystkie elementy na właściwym miejscu

Nie zapomnij o żadnej części listu motywacyjnego:

Jeśli nie masz nic konkretnego na myśli, nie zamieszc-

zaj tego typu zdań. Postaraj się samodzielnie ująć

w słowa swoje atuty. Z drugiej strony, nie próbuj na

siłę napisać czegoś bardzo kreatywnego, nietypowego

lub śmiesznego. Wyjątkowa oryginalność jest mile

widziana tylko w przypadku niektórych stanowisk, np.

copywriter w agencji reklamowej, dziennikarz itp.

• imię i nazwisko oraz numer telefonu, ewentualnie

e-mail i adres domowy (w lewym górnym rogu strony)

• miejscowość i data (w prawym górnym rogu strony)

• imię i nazwisko (ewentualnie również stanowisko)

osoby odpowiedzialnej za rekrutację ( jeśli znasz) lub

nazwa działu (nieco niżej, bliżej prawej strony)

• nazwa firmy (pod danymi adresata)

e book

niu się o pierwszą pracę, staż cz y też praktyki, z tego względu,

że w początkowym okresie kariery zawodowej samo CV jest

dosyć ubogie i może być dla pracodawcy mało atrakcyjne.

pojawia się data sprzed kilku miesięcy lub zupełnie inna

naz wa firmy. Z kolei w listach motywacyjnych kandydatów

określających siebie jako osoby kreatywne pojawiają się sz-

tampowe sformułowania, trudno doszukać się w nich el-

ementów świadczących o pomysłowości autora.

list

Warto więc w takiej sytuacji w liście motywacyj-

nym skoncentrować się na cechach osobowości lub

doświadczeniach pozazawodowych (np. działania w organ-

izacjach lub szkole), które mogą być dobrą prognozą jakości

naszej prz yszłej pracy. Poza wskazaniem adekwatności naszej

kandydatury do konkretnej oferty, list pokazuje również po-

tencjalnemu pracodawcy naszą umiejętność komunikacji

i dokładność (niedopuszczalne są więc błędy stylistyczne,

ortograficzne lub literówki), zaangażowanie (nie można

poz wolić sobie zatem na umieszczenie innej naz wy firmy lub

też nie wysyłanie listu, gdy jest on wymagany w ogłoszeniu),

gotowość do podjęcia pracy na danym stanowisku (warto

zaznacz yć termin, w którym pracę możemy podjąć) oraz

profesjonalizm (najlepiej zrez ygnować z informacji zbyt pry-

watnych, np. „szukam pracy ze względu na ciężką sytuację

finansową”).

O ile ż yciorys ma narzucone pewne ramy i jest zbiorem „fak-

tów z ż ycia kandydata”, o tyle list motywacyjny daje osobie

aplikującej na wybrane stanowisko większe pole do pop-

isu. To właśnie w liście możemy „sprzedać” się pracodawcy,

wyróżnić spośród innych kandydatów. Warto tę szansę do-

brze wykorz ystać.

motywacyjny

IV. LIST MOTYWACYJNY KROK PO

KROKU

Poniższy, dość skrajny przykład może posłużyć za anty-

wzór:

Adam Pokrzywniak, Dyrektor Departamentu

Rekrutacji Stałych, Adecco Poland:

„Posiadane przez mnie zasoby merytorycznej wiedz y zdobyte

dzięki zdywersyfikowanym kierunkom kształcenia oraz prak-

tyczne doświadczenia uz yskane w ciągu dziesięcioletniego

stażu pracy na rozmaitych stanowiskach predestynują mnie

do ubiegania się o w/w stanowisko”.

W nawiązaniu do ogłoszenia, czyli wstęp

Ten element listu nie sprawia raczej większych trudności.

Nie pozostawia też większego pola do popisu. Najczęściej

list rozpoczyna się od następującego sformułowania (lub

zbliżonego do niego):

Należ y potraktować list motywacyjny (podobnie jak CV )

jak dokument marketingowy. Celem listu jest bowiem przeko-

nanie pracodawcy (lub agencji doradztwa personalnego) do

tego, że autor listu jest odpowiednim kandydatem. Cały doku-

ment powinien być treściwy, cz yli zawierać możliwie najwięcej

przekazu i jak najmniej słów. Należ y unikać banałów i całych

zdań, które nic nie wnoszą. Większość listów motywacyjnych

można o połowę skrócić. Należ y się skupić na kilku, tj. 3, 4

kompetencjach.

Zdecydowanie lepiej postawić na prostotę i klarowność

wypowiedzi.

„W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w (…)

chciałbym zaproponować moją kandydaturę na stanow-

isko (…)”

Zadbaj o poprawność językową

W liście motywacyjnym niedopuszczalne są oczywiście

wszelkiego rodzaju błędy: ortograficzne, interpunkcyjne,

literówki, nieprawidłowa odmiana lub składnia.

Osobę rekrutującą może zniechęcić zbyt specjalistyczny

żargon – najpierw listy intencyjne z wykle cz ytają osoby z

działu personalnego, które nie znają szczegółowo specy-

fiki technologicznej. Inny prz ykład to przesadne chwale-

nie się oraz przepisywanie CV – pisanie opowieści o swoim

ż yciu.

Możesz też spróbować od samego początku zaakcentować

bardziej swój entuzjazm i motywację, na przykład pisząc

na wstępie:

Anna Izabela Chojnacka-Naskręt, Specjalista

ds. Rekrutacji i Rozwoju, Laboratorium Kos-

metyczne Dr Irena Eris SA:

„Bardzo zainteresowało mnie Państwa ogłoszenie na

stanowisko (…) zamieszczone w (…)”.

Pamiętaj o podaniu pełnej poprawnej nazwy stanow-

iska oraz numeru referencyjnego, jeśli znalazł się

on w ogłoszeniu. Dobrze jest wyróżnić te informacje

pogrubioną czcionką lub podkreślić. Czasami dowi-

adujemy się o istniejącym wakacie ze źródeł innych niż

ogłoszenie, na przykład od samego pracodawcy w czasie

Lektura listu motywacyjnego poz wala nam stosunkowo

często na ocenę wybranych kompetencji kandydata. Niejed-

nokrotnie zdarza się, że kandydaci deklarujący się jako osoby

dokładne i prz ywiązujące wagę do szczegółów, popełniają

błędy ortograficzne, ich listy pełne są literówek, a w nagłówku

Monika Styczyńska, kierownik jednej z

warszawskich agencji Manpower:

List motywacyjny jest szczególnie istotny prz y ubiega-

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: