Microsoft Excel 2002 znakomicie współpracuje z całym szeregiem innych aplikacji. Odpowiednie zastosowanie takich programów może znacznie rozszerzyć możliwości Excela:
§ Do skoroszytów Excela mogą być wstawiane obiekty OLE utworzone za pomocą innych aplikacji pakietu Office oraz systemu Windows.
§ Skoroszyty Excela mogą być wstawiane do innych dokumentów utworzonych przez pozostałe programy z pakietu Office.
§ Skoroszyty Excela mogą być wysyłane pocztą elektroniczną przy pomocy programu Microsoft Outlook.
W niniejszym rozdziale dowiesz się, w jaki sposób Excel może współpracować z takimi programami.
§ W niniejszym rozdziale większość czasu poświęcimy programom innym niż Excel. Pamiętaj, że aby skorzystać z tych rad, wspomniane aplikacje muszą być zainstalowane na Twoim komputerze.
Obiekt jest to w uproszczeniu mówiąc fragment bądź nawet cały plik utworzony przez aplikację obsługującą standard OLE. OLE (z ang. Object Linking and Embeeding) jest to technologia opracowana przez firmę Microsoft, pozwalająca na wstawianie plików jako obiektów w innych dokumentach (rysunek 12.1) — nawet wtedy, kiedy dany plik został utworzony przez zupełnie inną aplikację. Kliknięcie (a czasami dwukrotne kliknięcie) na takim wstawionym obiekcie powoduje uruchomienie właściwej aplikacji tak, że użytkownik jest w stanie dokonać niezbędnych modyfikacji.
Za pomocą polecenia Wstaw à Obiekt możesz w skoroszytach umieszczać obiekty z innych aplikacji na dwa różne sposoby:
§ Utworzenie i wstawienie nowego obiektu OLE — wybranie tej metody powoduje uruchomienie odpowiedniej aplikacji tak, że użytkownik jest w stanie za jej pomocą utworzyć nowy obiekt.
§ Wstawienie istniejącego obiektu OLE — wybranie tej metody pozwala na odszukanie, zaznaczenie i wstawienie jako obiektu pliku utworzonego wcześniej i zapisanego na dysku komputera.
§ Wszystkie programy firmy Microsoft obsługują standard OLE, podobnie zresztą jak wiele programów innych producentów. Mimo to, zamierzając skorzystać z nowego programu powinieneś sprawdzić w dokumentacji programu czy jest on zgodny z tym standardem.
§ Excel na dzień dobry posiada zdefiniowaną długą listę programów, których obiekty mogą być wstawiane do arkuszy. Pełny pakiet Microsoft Office udostępnia jeszcze dłuższą listę takich programów.
§ Więcej informacji na temat wstawiania tekstu oraz elementów multimedialnych znajdziesz w rozdziale 7.
Rysunek 12.1. Obiekt programu Microsoft Word wstawiony do skoroszytu Excela.
1. Zaznacz komórkę znajdującą się w pobliżu miejsca, gdzie ma się pojawić wstawiany obiekt.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Obiekt (rysunek 12.2). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Obiekt.
3. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę Utwórz nowy (rysunek 12.3).
4. Wybierz z listy Typ obiektu opcję reprezentującą typ obiektu, jaki chcesz wstawić do skoroszytu.
5. Naciśnij przycisk OK.Excel uruchomi odpowiedni program — może to zająć kilka chwil. Na rysunku 12.4 przedstawiono ramkę zawierającą dokument Worda osadzony na arkuszu Excela. Na górze okna aplikacji pojawia się pasek menu oraz paski narzędzi Worda.
6. Utwórz obiekt zgodnie z wymaganiami.
7. Po zakończeniu tworzenia obiektu kliknij na zewnątrz ramki otaczającej obiekt. Ramka oraz pasek menu i paski narzędzi aplikacji znikną i będziesz mógł kontynuować pracę z Excelem.
8. Jeżeli to konieczne, przeskaluj utworzony obiekt i przesuń go w żądane miejsce (rysunek 12.1).
§ Niektóre programy, których obiekty może obsługiwać Excel mogą nie być zainstalowane na Twoim komputerze. Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, to Excel poprosi Cię o włożenie płytki instalacyjnej danej aplikacji do napędu CD w celu doinstalowania takiego oprogramowania.
§ Więcej informacji na temat korzystania z mechanizmów OLE oraz obsługiwanych programach znajdziesz w pomocy systemowej lub poprzez Asystenta Pakietu Office.
§ Niektóre programy obsługujące OLE mogą po wywołaniu wyświetlać okno dialogowe z opcjami tworzenia dokumentów. Przy ich pomocy możesz utworzyć niezbędne obiekty i wstawić je do arkusza Excela.
Rysunek 12.2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Obiekt.
Rysunek 12.3. Okno dialogowe Obiekt. Opcje wyświetlane na liście Typ obiektu zależą od aplikacji zainstalowanych na danym komputerze.
Rysunek 12.4. Ramka zawierająca obiekt programu Microsoft Word osadzona w skoroszycie Excela. Pasek menu oraz paski narzędzi również należą do Worda.
3. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę Utwórz z pliku (rysunek 12.5).
4. Naciśnij przycisk Przeglądaj.
5. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Przeglądaj (rysunek 12.6). Odszukaj i zaznacz wybrany plik a następnie naciśnij przycisk Wstaw.
6. W polu Nazwa pliku okna dialogowego Obiekt pojawi się ścieżka i nazwa wybranego pliku. Naciśnij przycisk OK. Wybrany plik zostanie osadzony jako obiekt w skoroszycie Excela.
§ Aby poprawnie osadzić plik jako obiekt w skoroszycie Excela, aplikacja, za pomocą której taki plik został utworzony musi być poprawnie zainstalowana na Twoim komputerze bądź musi być dostępna poprzez sieć. Jeżeli aplikacja nie będzie dostępna, to Excel wyświetli na ekranie okno z odpowiednim ostrzeżeniem.
Osadź wybrany obiekt na arkuszu korzystając z instrukcji zawartych w dwóch poprzednich podrozdziałach (tworzenie nowego obiektu lub osadzanie obiektu istniejącego). W oknie dialogowym Obiekt (rysunek 12.3 lub 12.5) zaznacz wybrane opcje:
§ Łącz z plikiem — tworzy łącze do pliku obiektu, dzięki czemu jeżeli zawartość pliku ulegnie zmianie, to obiekt osadzony w skoroszycie Excela również zostanie zaktualizowany. Opcja jest dostępna tylko w przypadku osadzania obiektu zapisanego w istniejącym pliku.
§ Wyświetl jako ikonę — wyświetla w skoroszycie Excela ikonę reprezentującą obiekt zamiast samego obiektu. Dwukrotne kliknięcie na ikonie obiektu spowoduje otwarcie odpowiedniej aplikacji i wyświetlenie zawartości obiektu.
Rysunek 12.5. Zakładka Utwórz z pliku okna dialogowego Obiekt.
Rysunek 12.6. Za pomocą okna dialogowego Przeglądaj możesz zlokalizować i zaznaczyć plik, który będzie wstawiony do skoroszytu jako obiekt.
Rysunek 12.7. Dokument programu Microsoft Word 2002 wstawiony do skoroszytu Excela w postaci ikonki.
Word jest wchodzącą w skład pakietu Microsoft Office aplikacją przeznaczoną do edycji tekstów. Zadaniem edytora tekstów jest tworzenie formatowanych dokumentów tekstowych (rysunek 12.8). Word potrafi również tworzyć etykiety adresowe, łączyć tekst z danymi (np. przy korespondencji seryjnej) a także tworzyć dokumenty zawierające obrazy i inne elementy graficzne.
Podczas pracy z Excelem możesz wykorzystywać Worda do min.:
§ Dołączania informacji z dokumentów Worda do skoroszytów Excela (rysunek 12.1)
§ Tworzenia korespondencji seryjnej w Wordzie przy użyciu danych (list adresowych) przechowywanych w skoroszytach Excela.
§ Ponieważ tworzenie korespondencji seryjnej jest raczej zadaniem Worda a nie Excela, to zagadnienie to zostało pominięte w naszej książce.
§ Więcej informacji na temat korzystania z Worda 2002 znajdziesz w książce „Po prostu Word 2002” wydanej przez wydawnictwo Helion.
Uwaga Redakcja - tutaj należałoby wstawić odpowiednią notatkę o książkach na temat Worda XP wydanych przez Helion.
Rysunek 12.8. Zadaniem edytora tekstów jest tworzenie formatowanych dokumentów tekstowych.
Aby osadzić dokument Worda w postaci obiektu OLE w skoroszycie Excela skorzystaj z instrukcji podanych w poprzednich podrozdziałach.
lub
1. Zaznacz w dokumencie Worda fragment tekstu, który chcesz dołączyć do skoroszytu Excela (rysunek 12.9).
2. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja à Kopiuj lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-C (rysunek 12.10).
3. Przełącz się do Excela i wykonaj jedną z poniższych operacji:
§ Dwukrotnie kliknij w komórce, w której chcesz umieścić kopiowany tekst — pojawi się w niej kursor (rysunek 12.11).
§ Utwórz pole tekstowe i umieść w nim kursor (rysunek 12.12).
4. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja à Wklej lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-V (rysunek 12.13). Skopiowany tekst pojawi się w wybranej komórce (rysunek 12.14) lub polu tekstowym (rysunek 12.15).
§ Do kopiowania tekstu z Worda do Excela możesz wykorzystać technikę „przeciągnij i upuść”. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 3.
Rysunek 12.9. Zaznacz tekst, który chcesz skopiować.
Rysunek 12.10. Z menu głównego Worda wybierz polecenie Edycja à Kopiuj.
Rysunki 12.11. i 12.12. Ustaw kursor w wybranej komórce (powyżej) lub w polu tekstowym (poniżej).
Rysunek 12.13. Z menu głównego Excela wybierz polecenie Edycja à Wklej.
Rysunki 12.14. i 12.15. Kopiowany tekst zostanie wklejony w wybranej komórce lub polu tekstowym.
1. Aby utworzyć listę i wprowadzić dane skorzystaj z instrukcji podanych w rozdziale 10 (rysunek 12.16).
2. Przejdź do Worda i z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia à Listy i dokumenty wysyłkowe à Kreator korespondencji seryjnej (rysunek 12.17).
3. Wykonuj kolejne polecenia zgodnie z instrukcjami kreatora. W kroku 3 kreatora (rysunek 12.18) wybierz opcję Użyj istniejącej listy.
4. Naciśnij przycisk Przeglądaj, a następnie skorzystaj z okna Wybieranie źródła danych (rysunek 12.19) do odszukania, zaznaczenia i otwarcia pliku Excela zawierającego listę, której chcesz użyć jako źródła danych do korespondencji seryjnej.
5. Jeżeli na ekranie pojawi się okno dialogowe Wybieranie tabeli (rysunek 12.20). Zaznacz arkusz zawierający dane, których chcesz użyć. Jeżeli pierwszy wiersz arkusza zawiera nagłówki kolumn, to upewnij się, że zaznaczyłeś opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn a następnie naciśnij przycisk OK.
6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej (rysunek 12.21), które zawiera wszystkie dane z listy Excela. Zakończ całą operację postępując zgodnie z pozostałymi poleceniami kreatora tworzenia korespondencji seryjnej.
Rysunek 12.16. Rozpocznij od utworzenia w Excelu listy, która będzie źródłem danych.
Rysunek 12.17. Z menu głównego Worda wybierz polecenie Narzędzia à Listy i dokumenty wysyłkowe à Kreator korespondencji seryjnej.
...
Ad_maiorem_Dei_Gloriam